Mit der kostenlosen WhatsApp-Business-App können bis zu fünf Geräte dieselbe Nummer nutzen: dein Handy und vier verknüpfte Geräte. Das reicht für kleine Teams, solange ihr euch gut absprecht. Willst du Chats zuweisen, interne Notizen schreiben oder mit mehr Leuten arbeiten, brauchst du einen Team-Posteingang über die WhatsApp Business Platform.
Hier stehen alle Wege mit Kosten und Grenzen, auch die ohne unser Produkt. The-Y CRM kommt am Schluss.
Die drei Wege im Überblick
| Weg | Wie viele | Kosten | Zuweisen & Notizen | Telefon dabei |
|---|---|---|---|---|
| App mit verknüpften Geräten | Handy + 4 Geräte; mit Meta Verified bis 10 | gratis; Meta Verified kostet | nein | nein |
| App behalten + Team-Posteingang | je nach Anbieter | Abo des Anbieters + Meta je Nachricht | ja | je nach Anbieter |
| Team-Posteingang mit eigener Nummer | je nach Anbieter | Abo des Anbieters + Meta je Nachricht | ja | je nach Anbieter |
Weg 1: Die WhatsApp-Business-App mit verknüpften Geräten
So geht's: Am Handy unter „Verknüpfte Geräte“ ein Gerät hinzufügen und den QR-Code scannen, den WhatsApp Web oder die Desktop-App am PC zeigt. Laut WhatsApp gehen so bis zu vier Geräte, mit dem kostenpflichtigen Abo Meta Verified bis zu zehn. Preis und Verfügbarkeit von Meta Verified hängen vom Land ab.
Gut daran: gratis und schnell eingerichtet. Abwesenheitsnachricht, Schnellantworten und Labels sind dabei.
Wo es endet:
- Kein „Wer kümmert sich?“: Chats lassen sich niemandem zuweisen, interne Notizen gibt es nicht, und du siehst nicht, wer gerade tippt.
- Mehr als fünf Geräte gehen nur mit Meta Verified, mehr als zehn gar nicht.
- Das Handy bleibt die Zentrale. Laut WhatsApp werden verknüpfte Geräte abgemeldet, wenn das Hauptgerät 14 Tage lang nicht genutzt wird.
- Die App gleicht das Adressbuch des Handys ab. Nimm ein eigenes Firmenhandy ohne private Kontakte.
- Telefon und E-Mail laufen getrennt weiter.
Weg 2: Team-Posteingang über die WhatsApp Business Platform
Für Teams bietet Meta die WhatsApp Business Platform an, oft „WhatsApp API“ genannt. Du nutzt sie über einen Anbieter mit Team-Posteingang am Computer: Jeder Chat hat eine zuständige Person, einen Status und interne Notizen, beliebig viele Kolleginnen und Kollegen arbeiten mit. Abgerechnet wird ein Abo beim Anbieter plus Metas Gebühren je Nachricht.
App behalten geht oft auch: Manche Anbieter, auch The-Y CRM, verbinden eine Nummer aus der WhatsApp-Business-App zusätzlich mit dem Team-Posteingang. Am Handy geht es weiter wie bisher, das Team arbeitet im Posteingang. Alternativ nimmst du eine eigene Nummer nur für den Posteingang; eine Festnetznummer geht auch.
Diese Anbieter nennen Vergleiche im deutschsprachigen Raum am häufigsten:
| Anbieter | Kleinster Tarif | Nutzer | Server | Telefon |
|---|---|---|---|---|
| superchat | Basic 89 € netto im Monat, 12 Monate Mindestlaufzeit | 3, jeder weitere 19 € | Frankfurt | keine eigene Anlage; Anbindung an sipgate |
| Trengo | Boost 299 € netto im Monat bei Jahresvertrag | 10 | Frankfurt (AWS) | Zusatzmodul |
| respond.io | Starter 79 $ im Monat bei Jahreszahlung | 5 | AWS, Region nicht angegeben | keine eigene Anlage |
| The-Y CRM | Free 0 € · Cloud Pro 20 € im Monat inkl. USt. (Alpha & Beta) | Free 3 · Cloud Pro alle | Wien | eingebaute Telefonanlage |
Angaben laut Preisseiten, AGB und Hilfe-Center der Anbieter, abgerufen am 10.10.2026; Details und Quellen in unseren Vergleichen: superchat · Trengo · respond.io · WATI. Weitere Anbieter, die in Vergleichen oft genannt werden: hellomateo, Chatarmin, Lime Connect (ehemals Userlike) und meetergo; deren Preise haben wir nicht geprüft. Alle genannten Produktnamen sind Marken ihrer Eigentümer.
Was Meta berechnet
Seit 01.10.2026 sind pro WhatsApp-Nummer die ersten 1.000 freien Antworten im Monat gratis, danach kostet jede Antwort den Service-Preis des Empfängerlandes. Vorlagen, die du für Nachrichten außerhalb des 24-Stunden-Fensters brauchst, kosten ab der ersten Nachricht, auch innerhalb des Fensters. Beispiele:
- Österreich: Service und Info 0,0142 €, Werbung 0,049 €
- Deutschland: Service und Info 0,0456 €, Werbung 0,1131 €
Andere Länder, auch die Schweiz, findest du im Kostenrechner. Diese Gebühren zahlst du bei jedem Anbieter, meist direkt an Meta.
Datenschutz
Mit dem Anbieter des Posteingangs schließt du einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und klärst, wo die Daten liegen. Bei der App ist der Adressbuch-Abgleich der häufigste Kritikpunkt. Ein pauschales Rechtsversprechen gibt dir hier niemand seriös: Ob ein Weg zu eurem Betrieb passt, klärt am besten, wer bei euch für Datenschutz zuständig ist.
Weg 3 in der Praxis: so geht es mit The-Y CRM
The-Y CRM ist ein Team-Posteingang mit eingebauter Telefonanlage, Kontakten, Deals und Rechnungen. Wir entwickeln es in Wien; derzeit ist es in der Alpha-Phase.
- Gratis-Konto anlegen auf crm.the-y.at, ohne Kreditkarte.
- WhatsApp verbinden mit einem Klick über ein Fenster von Meta: entweder die Nummer aus der WhatsApp-Business-App (App bleiben, bis zu 180 Tage Verlauf) oder eine neue Nummer. Anleitung
- Team einladen unter Einstellungen → Team: E-Mail, Name, Rolle. Jede Person setzt ihr Passwort selbst. Anleitung
- Loslegen: Chats zuweisen, Status setzen, interne Notizen schreiben. Bei mehr als 3 Personen buchst du in der App Cloud Pro.
Was du bekommst:
- Zuweisung, Status, Labels, Prioritäten und interne Notizen in einem Posteingang für WhatsApp, E-Mail, Telefon, Facebook Messenger, Instagram und Webchat.
- Rollen: Admin, Supervisor und Agent; je Person nur eigene Chats, die des Teams oder alle. Auf Wunsch 2-Faktor-Anmeldung für alle.
- Eingebaute Telefonanlage: Hebt niemand ab, drückt der Anrufer die 1 und bekommt eine WhatsApp von eurer Nummer. Verpasste Anrufe per WhatsApp zurückholen
- WhatsApp-Vorlagen im Baukasten mit Handy-Vorschau, 14 fertige Vorlagen auf Deutsch, Englisch und Türkisch. Kampagnen gehen nur an Kontakte mit Einwilligung.
- Deine Konten, deine Abrechnung: Meta rechnet direkt mit dir ab, wir schlagen nichts auf. Daten exportierst du jederzeit (CSV und Snapshot).
Arbeitest du im Reisebüro? Dafür gibt es einen eigenen Ratgeber: WhatsApp im Reisebüro mit mehreren Mitarbeitern.
Wann ein anderer Weg besser passt
Bleib bei der App, wenn …
- ihr höchstens zu dritt seid und euch gut absprecht,
- niemand Chats übergeben oder vertreten muss.
Nimm ein anderes Tool, wenn …
- du heute ausgereifte Software brauchst; The-Y CRM ist Alpha,
- du Kanäle wie Telegram oder TikTok brauchst,
- du eine begleitete Einführung mit Terminen willst.
The-Y CRM ist Alpha-Software. Automatische Backups laufen, eine formale Ausfallsicherung kommt in der Beta. Push-Benachrichtigungen in der Handy-App sind noch Beta. Offene Punkte stehen unter Known Issues.
Quellen: WhatsApp-Business-App, Beschreibung im App Store (verknüpfte Geräte, Meta Verified), abgerufen 17.10.2026 · Metas Preise: Pricing on the WhatsApp Business Platform, gültig ab 01.10.2026, Details auf unserer Kostenseite.