Rechnungsprogramm für kleine Firmen: von der Rechnung bis zum Steuerberater
Die Rechnung in Word, die Nummer aus dem Kopf, die Mahnung vergessen – und am Monatsende suchst du Belege zusammen. Ein Rechnungsprogramm vergibt die Nummer, prüft die Pflichtangaben, merkt sich offene Beträge und packt alles für deinen Steuerberater zusammen. Hier steht, was es in Österreich und Deutschland können muss – am Beispiel der Finanzen in The-Y CRM, mit den Grenzen. Wichtig vorab: Das ist ein Werkzeug, keine Steuerberatung.
Was auf eine Rechnung gehört – und was das Programm prüft
- Fortlaufende Nummer, nur einmal vergeben (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. h UStG in Österreich, § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG in Deutschland). Sie kommt erst beim Ausstellen dazu, ohne Lücken; Entwürfe haben noch keine.
- Deine Daten als Aussteller: Adresse, UID, Steuernummer, Bankverbindung, Firmenbuch – beim Ausstellen eingefroren.
- Leistungsdatum oder ein Zeitraum statt Datum.
- Steuersatz je Position – in Österreich 20, 13, 10 oder 4,9 %.
- UID des Kunden: Für Österreich, Deutschland und die Schweiz prüft das Programm Format und Prüfziffer (keine Online-Abfrage).
- Der richtige Steuerfall: normal, Kleinunternehmer, Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferung oder Ausfuhr. Der passende Hinweis kommt automatisch auf die Rechnung.
Klickst du „Ausstellen“, prüft das Programm die Pflichtangaben deines Landes und zeigt Hinweise, wenn etwas fehlt. Das PDF wird mit Prüfsumme gespeichert. Ausgestellte Rechnungen lassen sich nicht mehr ändern oder löschen; korrigiert wird mit Gutschrift oder Storno.
Die Prüfung ist eine Hilfe. Ob deine Rechnung im Einzelfall alles enthält, verantwortest du – im Zweifel fragst du deinen Steuerberater.
So läuft es: von der Anfrage bis zum Monatspaket
- Einmal einrichten: In neuen Konten blendest du Finanzen unter Einstellungen → Bereiche ein. Dann Land, Steuersatz, Kleinunternehmer ja oder nein und Zahlungsziel (vorbelegt 14 Tage) wählen. Die erste Nummer sieht so aus: RE-2026-0001.
- Angebot: Ein Kunde fragt per WhatsApp, E-Mail oder Telefon an. Angebote schreibst du im selben Editor, mit eigenem Nummernkreis.
- Rechnung: Kunde wählen, Positionen eintragen, ausstellen. Das PDF lädst du herunter und schickst es deinem Kunden. Im Posteingang siehst du beim Kunden seine Rechnungen gleich neben dem Gespräch.
- Zahlung: von Hand erfassen oder den Kontoauszug (camt.053 oder CSV) hochladen – das Programm schlägt die passende Rechnung vor. Teilzahlungen gehen.
- Mahnen: Drei Stufen sind vorbereitet: 7, 21 und 35 Tage nach Fälligkeit, immer mit Vorschau. Verschickt wird über dein eigenes E-Mail-Postfach; nur damit geht es auch automatisch.
- Belege sammeln: als PDF, Foto oder XML hochladen oder an ein Belege-Postfach schicken. Fotos liest das Programm mit deinem eigenen KI-Schlüssel aus.
- Monatspaket für den Steuerberater: ein ZIP mit Journal, USt-Übersicht, Rechnungen, Belegen, Kontoauszügen und Export für DATEV und BMD. Danach schließt du den Monat ab.
e-Rechnung: was geht, was noch nicht
- Empfangen: e-Rechnungen als ZUGFeRD, Factur-X oder XRechnung liest das Programm automatisch aus.
- Ausstellen als XRechnung: Für deutsche Behörden lädst du die Rechnung als XRechnung (XML) herunter, mit der Leitweg-ID im Feld „Ihre Referenz“. Gegen den offiziellen Prüfdienst (KoSIT-Validator) ist die Datei im Produkt noch nicht geprüft – teste deine erste XRechnung einmal dort.
- Schweiz: Die QR-Rechnung kommt ins PDF.
- ZUGFeRD und Factur-X als Ausgabe: noch nicht; der Stand steht unter Known Issues.
Was The-Y CRM nicht ist
- Keine Steuerberatung: Der Support beantwortet Fragen zur Bedienung, keine Steuer- oder Rechtsfragen (Nutzungsbedingungen, Punkt 4a).
- Keine Registrierkasse: Bar- und Kartenzahlungen erfasst du nur mit der Nummer des Kassenbelegs aus deiner Kasse.
- Keine Bankanbindung: Kontoauszüge lädst du als Datei hoch.
- Nichts ans Finanzamt: keine Übermittlung an FinanzOnline oder ELSTER; die USt-Übersicht ist eine Vorschau.
- Keine Lohnverrechnung.
- Ein Nummernkreis für alle Marken: Je Belegart gibt es eine Nummernfolge für das ganze Konto. Eine getrennte Buchhaltung je Firma geht damit nicht.
- Mahngebühr: Sie steht im Mahntext, wird aber nicht als eigene Forderung gebucht. Den Mahntext gibt es noch nicht als PDF.
- DATEV und BMD: Ob dein Steuerberater den Export so übernehmen kann, ist nicht garantiert. Schick ihm zuerst einen Testmonat.
Aufbewahren musst du Rechnungen und Belege selbst: in Österreich 7 Jahre (§ 132 BAO), in Deutschland 6, 8 oder 10 Jahre (§ 147 AO). Bevor du Finanzdaten zurücksetzt oder das Konto löschst, lädst du ein Aufbewahrungs-Paket herunter.
Was es kostet
- Free: 0 €, dauerhaft, bis 3 Personen – mit Finanzen.
- Cloud Pro: 20 € im Monat pro Unternehmen, alle Nutzer und Marken, Server in Österreich (Rechenzentrum Wien).
- Selbst gehostet: ab 10 € im Monat oder Lifetime 240 € einmalig.
Preise in Alpha & Beta, inkl. USt., nur für Unternehmen. KI-Kosten fürs Auslesen von Fotos zahlst du direkt beim KI-Anbieter. Alles im Detail: Was The-Y CRM wirklich kostet.
Ehrlich: wann ein anderes Programm besser passt
Nimm ein Buchhaltungsprogramm, wenn …
- du deine Buchhaltung selbst machst und Bankanbindung, Umsatzsteuer-Meldung oder Lohnverrechnung brauchst – prüf dann, ob ein Buchhaltungsprogramm wie FreeFinance, everbill, sevdesk oder Lexware Office das abdeckt,
- du eine Registrierkasse brauchst,
- du mehrere Firmen mit getrennten Nummernkreisen führst,
- du heute lange erprobte Software brauchst – The-Y CRM ist Alpha.
Nimm The-Y CRM, wenn …
- Rechnungen beim Kunden gleich neben seinen WhatsApp-Nachrichten, Mails und Anrufen stehen sollen,
- dein Steuerberater die Buchhaltung macht und du ihm jeden Monat ein sauberes Paket geben willst,
- deine Daten in Österreich oder auf deinem eigenen Server liegen sollen.
Häufige Fragen
Übernimmt das Rechnungsprogramm die Arbeit meines Steuerberaters?
Nein. The-Y CRM ist ein Werkzeug, keine Steuerberatung. Du schreibst Rechnungen, sammelst Zahlungen und Belege und gibst deinem Steuerberater jeden Monat ein fertiges Paket. An das Finanzamt übermittelt es nichts.
Kann ich als Kleinunternehmer Rechnungen schreiben?
Ja. Unter Finanzen → Einstellungen stellst du „Kleinunternehmer“ auf Ja. Neue Rechnungen bekommen dann den Steuerfall „Kleinunternehmer“, und der passende Hinweis kommt automatisch auf die Rechnung. Ob die Regel für dich gilt, klärst du mit deinem Steuerberater.
Kann ich e-Rechnungen ausstellen?
Ja, als XRechnung (XML) für deutsche Behörden und in der Schweiz als QR-Rechnung im PDF. Die XRechnung ist im Produkt noch nicht gegen den offiziellen KoSIT-Validator geprüft; teste deine erste Datei dort. ZUGFeRD und Factur-X als Ausgabe gibt es noch nicht. Empfangene e-Rechnungen liest das Programm automatisch aus.
Ist The-Y CRM eine Registrierkasse?
Nein. Bar- und Kartenzahlungen erfasst du nur mit der Nummer des Kassenbelegs aus deiner Kasse. Ob du eine Registrierkasse brauchst, klärst du mit deinem Steuerberater.
Was kostet das Rechnungsprogramm?
Die Finanzen sind in jedem Tarif dabei, auch in Free (0 €, bis 3 Personen). Cloud Pro kostet 20 € im Monat pro Unternehmen, alle Nutzer und Marken (Preis in Alpha und Beta).
Schreib deine erste Rechnung als Entwurf.
Leg ein Gratis-Konto an, blende Finanzen ein und probier einen Entwurf aus – eine Nummer bekommt er erst beim Ausstellen. Oder klick dich vorher durch die Demo mit österreichischen Beispieldaten. Die Demo ist nach 24 Stunden wieder gelöscht.
Lieber gemeinsam? Wir richten es per Video mit dir ein – im Browser, nichts zu installieren. Mo–Fr 10–12 und 14–17 Uhr (Wiener Zeit).
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Anleitung: Finanzen in The-Y CRM · HubSpot-Alternative · Bitrix24-Alternative · CRM mit Telefonanlage · The-Y CRM · Alle Vergleiche
Quellen (Stand 11/2026)
- Finanzen in The-Y CRM (Nummernkreise, Ausstellen, Steuerfälle, Zahlungen, Mahnungen, Belege, Monatspaket, e-Rechnung, Registrierkasse): Anleitung Finanzen; offene Punkte: Known Issues
- Keine Steuer- oder Rechtsberatung, Aufbewahrung, DATEV/BMD: Nutzungsbedingungen, Punkt 4a
- Fortlaufende Nummer: § 11 Abs. 1 Z 3 lit. h UStG 1994 (Österreich), § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG (Deutschland); Aufbewahrung: § 132 BAO (Österreich), § 147 AO (Deutschland)
- Tarife: Kostenseite
FreeFinance, everbill, sevdesk, Lexware Office, DATEV, BMD, FinanzOnline und ELSTER sind Marken ihrer Eigentümer. Angaben nach bestem Wissen, keine Steuerberatung; Fehler bitte an office@the-y.at, wir korrigieren sofort.