Online-Terminbuchung: Kunden buchen ihren Termin selbst
„Passt dir Dienstag?“ – „Nein, lieber Donnerstag.“ – „Da kann ich erst ab 15 Uhr.“ Termin-Ping-Pong kostet Zeit, am Telefon und per Mail. Mit einer Online-Terminbuchung schickst du einen Link. Der Kunde sieht deine freien Zeiten, wählt eine aus und bekommt sofort eine Bestätigung. Hier steht, wie du so einen Buchungslink anlegst, was dabei automatisch passiert und was (noch) nicht geht – am Beispiel von The-Y CRM.
So legst du einen Buchungslink an
- Gratis-Konto anlegen auf crm.the-y.at.
- In der Seitenleiste „Terminbuchung“ öffnen (direkt unter „Kalender“) und „Neuer Buchungslink“ klicken.
- Titel und Art: zum Beispiel „Erstberatung (30 Min.)“ – als Videocall, Telefon oder vor Ort mit Adresse.
- Dauer, Puffer, Vorlauf: Dauer in Minuten, Puffer nach dem Termin, wie viele Tage im Voraus gebucht werden darf und wie knapp vorher (keine Grenze, 1, 2 oder 4 Stunden oder 1 Tag).
- Frühester Termin: „Am selben Tag (mit Vorlauf)“ oder „Ab dem nächsten Tag“ – dann sehen Gäste freie Zeiten erst ab morgen, egal wann sie buchen. Die Mindest-Vorlaufzeit gilt zusätzlich.
- Buchbare Zeiten: deine Arbeitszeit oder eigene Zeiten nur für diesen Link – bis zu 4 Zeitfenster pro Tag, etwa 10–12 und 14–17 Uhr. „Montag für Dienstag bis Freitag übernehmen“ spart Tipparbeit.
- Name auf der Buchungsseite: dein Vorname oder ein Team-Name.
- Speichern, „Link kopieren“ – fertig.
Was beim Buchen automatisch passiert
- Nur freie Zeiten: Termine im CRM, genehmigter Urlaub und Feiertage sind gesperrt; dein Puffer wird mitgerechnet.
- Richtige Uhrzeit: Die Seite nennt die Zeitzone und zeigt Gästen aus anderen Zeitzonen ihre eigene Uhrzeit dazu.
- Der Gast wird Kontakt: Name, E-Mail und auf Wunsch Telefonnummer und Nachricht landen im CRM. Gibt es die E-Mail-Adresse schon, kommt der Termin zum bestehenden Kontakt.
- Bestätigung mit Kalenderdatei: Der Gast bekommt eine Mail mit einer .ics-Datei und auf der Seite den Knopf „Zum Kalender hinzufügen“.
- Erinnerung: eine Stunde vor dem Termin per E-Mail an den Gast; du selbst bekommst eine Benachrichtigung im CRM. Auf Wunsch zusätzlich per WhatsApp oder SMS, z. B. 24 Stunden vorher – mit dem Ablauf „Termin morgen → Erinnerung“ (seit 1.1.58, Anleitung).
- Video im Browser: Bei Art „Videocall“ ohne eigenen Video-Link legt das CRM einen Video-Raum an; der Link steht in Bestätigung und Erinnerung. Bildschirm teilen geht auch – seit 1.1.58 mit deinem Kamerabild klein im geteilten Bild.
- Mehrere Mitarbeiter: Mit Round-Robin teilt sich das Team die Termine. Ein Termin wird angeboten, sobald jemand aus dem Gastgeber-Pool frei ist; die Buchung geht an die freie Person mit den wenigsten Terminen.
Bestätigung und Erinnerung an Gäste gehen über dein eigenes E-Mail-Postfach. Wie du es verbindest: E-Mail einrichten.
Wo du den Link teilst
- als Knopf „Termin buchen“ auf deiner Website,
- in deiner E-Mail-Signatur und deinem Google-Profil,
- als Antwort im Chat oder bei WhatsApp, wenn jemand nach einem Termin fragt – mehr dazu: Live-Chat für die Website,
- nach einem verpassten Anruf als Rückmeldung – siehe verpasste Anrufe per WhatsApp zurückholen.
Damit Kunden auch kommen: kurze Checkliste
- Vorlaufzeit setzen: Mit einer Mindest-Vorlaufzeit bucht niemand zehn Minuten vor Beginn, wenn du es gar nicht mehr siehst. Willst du gar keine Termine am selben Tag, stell „Frühester Termin“ auf „Ab dem nächsten Tag“.
- Puffer einplanen: So bleibt Zeit zum Vorbereiten oder für den Weg.
- Telefonnummer abfragen: Das Feld ist optional. Wer sie angibt, den rufst du bei Bedarf kurz an.
- Beschreibung nutzen: Schreib hinein, was der Kunde mitbringen soll und wo genau der Termin ist.
- Postfach verbinden: Ohne eigenes Postfach gehen keine Bestätigungen und Erinnerungen raus.
Was (noch) nicht geht
- Kein Abgleich mit Google- oder Outlook-Kalender: Termine, die nur dort stehen, sperren keine Zeiten. Trag sie im CRM ein oder halte die buchbaren Zeiten frei.
- Erinnerung per WhatsApp oder SMS nur über einen Ablauf („Termin morgen → Erinnerung“) und über dein eigenes WhatsApp- bzw. SMS-Konto. Wird ein Termin erst kurzfristig gebucht – bei 24 Stunden Vorlauf etwa 3 Stunden vorher –, bekommt er diese Erinnerung nicht.
- „Ab dem nächsten Tag“ richtet sich nach der Zeitzone deines Kontos, nicht nach der des Gastes.
- Keine Bezahlung oder Anzahlung beim Buchen.
- Höchstens 4 Zeitfenster pro Tag; bei mehreren Gastgebern gelten eigene Zeiten für alle.
- Anzeigename: Erinnerungen und Mails zu verschobenen Terminen zeigen noch deinen Benutzernamen statt des Namens auf der Buchungsseite.
- Video: Am Handy können Gäste meist nur zuschauen, nicht selbst teilen. Dein Kamerabild im geteilten Bild gibt es nur am PC.
- Free: Die Buchungsseite zeigt „Powered by The-Y“ und den Firmennamen des Kontos, noch nicht den Namen der Marke.
- Alle offenen Punkte: Known Issues.
Was es kostet
- Free: 0 €, dauerhaft, bis 3 Personen – mit Buchungslinks, „Powered by The-Y“ auf der Buchungsseite.
- Cloud Pro: 20 € im Monat pro Unternehmen, alle Nutzer und Marken, Server in Österreich (Rechenzentrum Wien).
- Selbst gehostet: ab 10 € im Monat oder Lifetime 240 € einmalig.
Preise in Alpha & Beta. Alles im Detail: Was The-Y CRM wirklich kostet.
Ehrlich: wann ein anderes Werkzeug besser passt
Nimm etwas anderes, wenn …
- du nur Termine buchen lassen willst und dein Google- oder Outlook-Kalender abgeglichen werden soll – Calendly verknüpft laut Preisseite schon gratis einen Kalender, mit einem Termin-Typ; Standard kostet 10 $ je Person und Monat bei jährlicher Zahlung,
- du eine Anzahlung beim Buchen brauchst – nimm ein Werkzeug, das das ausdrücklich anbietet,
- du heute lange erprobte Software brauchst – The-Y CRM ist Alpha.
Nimm The-Y CRM, wenn …
- der Termin gleich beim Kunden stehen soll – neben seinen WhatsApp-Nachrichten, Mails und Anrufen,
- mehrere im Team Termine teilen und du nicht pro Kopf zahlen willst,
- du Video-Termine ohne extra Programm im Browser machen willst,
- deine Daten in Österreich oder auf deinem eigenen Server liegen sollen.
Häufige Fragen
Ist die Online-Terminbuchung kostenlos?
Ja. Buchungslinks sind in jedem Tarif dabei, auch in Free (dauerhaft 0 €, bis 3 Personen). In Free steht auf der Buchungsseite „Powered by The-Y“. Cloud Pro kostet 20 € im Monat pro Unternehmen, alle Nutzer und Marken (Preis in Alpha und Beta).
Gleicht die Terminbuchung meinen Google- oder Outlook-Kalender ab?
Nein. Gesperrt werden Zeiten durch Termine im CRM, genehmigten Urlaub und Feiertage. Termine, die nur in Google oder Outlook stehen, sieht die Buchungsseite nicht. Der Gast bekommt eine Kalenderdatei (.ics), die er in Google, Outlook oder Apple eintragen kann.
Bekommen Kunden eine Erinnerung?
Ja, per E-Mail eine Stunde vor dem Termin. Dafür muss dein eigenes E-Mail-Postfach verbunden sein; ohne Postfach gehen Bestätigung und Erinnerung nicht raus. Seit Version 1.1.58 geht die Erinnerung auf Wunsch auch per WhatsApp oder SMS: mit dem Ablauf „Termin morgen → Erinnerung“ (Auslöser „Termin steht an“, Standard 24 Stunden vorher) – mit einer WhatsApp-Vorlage, klappt das nicht, per SMS. Die Nachrichten laufen über dein eigenes WhatsApp- bzw. SMS-Konto; die Kosten zahlst du direkt dort.
Können Kunden über einen Link bei mehreren Mitarbeitern buchen?
Ja, mit Round-Robin. Ein Termin wird angeboten, sobald mindestens eine Person aus dem Gastgeber-Pool frei ist. Die Buchung geht automatisch an die freie Person mit den wenigsten Terminen.
Leg deinen ersten Buchungslink an.
Gratis-Konto anlegen, Buchungslink speichern, Link an dich selbst schicken und einen Testtermin buchen – oder klick dich vorher in der Demo mit Beispieldaten durch Kalender und Posteingang. Die Demo ist nach 24 Stunden wieder gelöscht.
Lieber gemeinsam? Wir richten es per Video mit dir ein – im Browser, nichts zu installieren. Mo–Fr 10–12 und 14–17 Uhr (Wiener Zeit).
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Live-Chat für die Website · Telefonanlage für kleine Unternehmen · Verpasste Anrufe per WhatsApp · E-Mail einrichten · The-Y CRM · Alle Vergleiche
Quellen (Stand 11/2026)
- Buchungslinks in The-Y CRM: Release Notes 1.1.54 (mehrere Zeitfenster, Anzeigename, Zeitzone), 1.1.56 (Mails an Kunden nur über das eigene Postfach) und 1.1.58 (Menüpunkt „Terminbuchung“, „Ab dem nächsten Tag“, Erinnerung per WhatsApp oder SMS); offene Punkte: Known Issues; Tarife: Kostenseite
- Calendly, Preise und Kalender-Verknüpfung: calendly.com/de/pricing, abgerufen 06.11.2026
Calendly, Google, Outlook, Apple und WhatsApp sind Marken ihrer Eigentümer. Angaben nach bestem Wissen; Fehler bitte an office@the-y.at, wir korrigieren sofort.