CRM mit Telefonanlage: anbinden oder gleich eingebaut?
Ein Kunde ruft an, und keiner weiß mehr, was er letzte Woche wollte – die Notiz steht auf einem Zettel. Mit Telefonie im CRM siehst du beim Klingeln, wer dran ist und was bisher war. Hier steht, wie Zendesk, HubSpot und Pipedrive das lösen, was es für ein Team mit 5 Personen kostet und wann eine eingebaute Telefonanlage besser passt.
Zwei Wege: anbinden oder eingebaut
Telefonanlage anbinden
- Deine bestehende Anlage wird per App mit dem CRM verbunden.
- Gut: Du behältst, was läuft.
- Aber: zwei Verträge, zwei Logins, oft zweimal ein Preis pro Person.
Telefonie im CRM eingebaut
- Anrufe, Kontakte und Verlauf liegen in einem System.
- Gut: ein Login, ein Verlauf, eine Rechnung.
- Aber: Du hast nur, was dieses CRM mitbringt. Prüf, ob Menü, Warteschlange und Mailbox dabei sind – und ab welchem Tarif.
Telefonie in Zendesk
Ab Suite Team (55 € je Agent und Monat, jährlich) nimmst du Anrufe im Browser an, mit Voicemail und Aufzeichnung; Support Team hat keine Telefonie. Ein Sprachmenü (IVR), Geschäftszeiten und Rückrufanfrage gibt es erst ab Suite Professional (115 € je Agent und Monat) oder per Add-on. Rufnummern und Minuten kosten extra. Eine eigene Leitung (SIP-IN) geht laut Hilfe-Center nur eingehend. Alle Tarife, das Sprachmenü und die Kosten: Zendesk-Telefonie im Detail.
Telefonie in HubSpot
Mit HubSpot telefonierst du ab Starter im Browser, in der App oder per Weiterleitung aufs Handy, Aufzeichnung inklusive. Ab Professional kommen ein Telefon-Kanal für Posteingang und Help-Desk und ein Sprachmenü (IVR) dazu. Angenommen wird mit einer HubSpot-Nummer oder über eine verbundene Telefonie-App. Die Minuten sind begrenzt (Service Hub Professional: 3.000 im Monat je Konto). Die Gratis-Version hat keine Telefonie. Tarife, Sprachmenü und Minuten: HubSpot-Telefonie im Detail.
Pipedrive und Zammad: per Anbindung
Pipedrive schreibt im eigenen Hilfe-Center, dass es keine eingebaute Telefonie-Integration gibt. Telefoniert wird über Apps anderer Anbieter aus dem Marketplace, etwa CloudTalk, Aircall oder JustCall. Zammad bindet eine externe Telefonanlage an und zeigt den Anrufer an (Vergleich).
Was „eingebaut“ bei The-Y CRM heißt
In The-Y CRM ist die Telefonanlage Teil des Posteingangs. Anrufe stehen beim Kunden neben WhatsApp, E-Mail und Chat:
- Kontaktkarte beim Klingeln mit dem ganzen Verlauf, auch wenn der Tab im Hintergrund ist.
- Klick-Anruf: Ein Klick auf eine Nummer startet den Anruf.
- Anrufliste: eine Zeile je Anruf mit Richtung, Dauer, Kontakt und Knopf „Zurückrufen“; Status „angenommen“, „verpasst“ oder „Nachricht hinterlassen“.
- Mailbox im Posteingang: Nachrichten kommen als Audio genau beim Gespräch dieses Anrufers an.
- Menü, Gruppen, Warteschlange: mit Wartemusik, Ansage der Position und Rückruf per Tastendruck; nach deinen Öffnungszeiten und Feiertagen. Text für die Ansagen: Ansagetext-Generator.
- Abläufe nach dem Anruf: fertige Vorlagen wie „Anruf verpasst → WhatsApp, SMS oder Rückruf“ und „Mailbox-Nachricht → Rückruf-Aufgabe“.
- Live-Ansicht der laufenden Gespräche; Aufzeichnung auf Wunsch, mit Hinweis an den Anrufer.
- Weiter im selben System: Deals und Rechnungen hängen am selben Kontakt wie der Anruf.
Was du brauchst (Rufnummer mit SIP-Leitung, Headset) und alle Telefon-Funktionen im Detail: Telefonanlage für kleine Unternehmen. Einrichten Schritt für Schritt: Telefonie einrichten.
Rechenbeispiel: 5 Personen telefonieren
| Lösung | Preis im Monat | Gut zu wissen |
|---|---|---|
| Zendesk Suite Team | 275 € zzgl. Steuern, jährliche Zahlung (5 × 55 €) | ohne Sprachmenü (IVR); dazu Rufnummern und Minuten nach Verbrauch |
| HubSpot Professional | 450 €, jährliche Zahlung (5 × 90 € laut hubspot.de) | mit IVR; Onboarding ist Pflicht; Minuten begrenzt |
| The-Y CRM Cloud Pro | 20 € inkl. USt. pro Unternehmen, alle Nutzer und Marken | mit IVR, Warteschlange und Mailbox; bis zu 10 Gespräche gleichzeitig; Preis in Alpha & Beta |
| + Rufnummer und Minuten (Beispiel Zadarma) | Wiener Nummer 6 € (3 € bei jährlicher Zahlung); Festnetz 0,012 €, Mobilfunk 0,02 € je Minute | zahlst du direkt beim Telefonanbieter, ohne Aufschlag von The-Y |
Preise laut verlinkten Vergleichsseiten (26.10.2026) und Zadarma (29.10.2026). Bis 3 Personen ist The-Y CRM gratis (200 ausgehende Minuten im Monat, 2 Gespräche gleichzeitig). Alles im Detail: Was The-Y CRM wirklich kostet.
Ehrlich: wann ein anderes Werkzeug besser passt
Nimm etwas anderes, wenn …
- du ein großes Support-Team mit festen Abläufen und KI-Agenten führst – dafür sind Zendesk und HubSpot gebaut,
- du Marketing-Automatisierung und Vertrieb in großem Stil auf einer Plattform willst (HubSpot),
- du Rufnummern aus vielen Ländern direkt beim Anbieter und fertige Apps für Desktop, Android und iOS brauchst (z. B. Aircall),
- du heute lange erprobte Software brauchst – The-Y CRM ist Alpha.
Nimm The-Y CRM, wenn …
- Kunden bei dir anrufen und per WhatsApp und E-Mail schreiben,
- Menü, Warteschlange und Mailbox schon im Gratis-Tarif dabei sein sollen,
- du pauschal statt pro Kopf zahlen willst,
- du deine eigene Rufnummer bei deinem eigenen Anbieter behalten willst.
- Kein Anklopfen: Telefoniert jemand gerade, geht ein zweiter Anruf an das eingestellte Ausweichziel, etwa die Mailbox oder freie Kollegen.
- Gleichzeitige Gespräche: Free 2, Cloud Pro 10 – und was dein Telefonanbieter erlaubt.
- Rufnummer: kommt von deinem Anbieter, derzeit sipgate, Zadarma oder Twilio – nicht von The-Y.
- Einige neue Telefon-Funktionen sind mit echten Anrufen noch nicht vollständig bestätigt; der Stand steht unter Known Issues.
Häufige Fragen
Hat Zendesk eine Telefonanlage?
Ja, ab Suite Team (55 € je Agent und Monat, jährlich): Anrufe im Browser, Voicemail und Aufzeichnung. Ein Sprachmenü (IVR) gibt es erst ab Suite Professional (115 €) oder per Add-on. Nummern und Minuten kosten extra (Stand 26.10.2026).
Kann HubSpot telefonieren?
Ja, ab Starter im Browser, in der App oder per Weiterleitung aufs Handy. Telefon-Kanal im Posteingang und Sprachmenü (IVR) gibt es ab Professional; die Minuten sind begrenzt. Die Gratis-Version hat keine Telefonie (Stand 26.10.2026).
Brauche ich für ein CRM mit Telefonanlage neue Telefone?
Nein. Bei The-Y CRM telefonierst du im Browser mit Headset oder in der App am Handy; Tischtelefone mit SIP gehen zusätzlich. Die Rufnummer kommt von deinem Telefonanbieter (derzeit sipgate, Zadarma oder Twilio); deine bisherige Nummer kannst du mitnehmen.
Was kostet ein CRM mit Telefonanlage für 5 Personen?
Bei The-Y CRM 20 € im Monat mit Cloud Pro, pro Unternehmen, alle Nutzer und Marken (Preis in Alpha und Beta). Nummer und Minuten zahlst du direkt beim Telefonanbieter. Zendesk Suite Team kostet für 5 Personen 275 € im Monat (jährlich), plus Nummern und Minuten.
Probier es mit einem echten Anruf aus.
Leg ein Gratis-Konto an, verbinde deine Rufnummer und ruf dich selbst an – oder klick dich vorher in der Demo mit Beispieldaten durch Anrufliste und Posteingang. Die Demo ist nach 24 Stunden wieder gelöscht.
Lieber gemeinsam? Wir richten es per Video mit dir ein – im Browser, nichts zu installieren. Mo–Fr 10–12 und 14–17 Uhr (Wiener Zeit).
Weiterlesen
Telefonanlage für kleine Unternehmen · Verpasste Anrufe per WhatsApp zurückholen · Zendesk-Alternative · HubSpot-Alternative · Aircall-Alternative · The-Y CRM · Alle Vergleiche
Quellen (Stand 11/2026)
- Zendesk, Preise und Telefonie: zendesk.de/pricing; Hilfe-Center zu Voice, Talk-Abrechnung und SIP-IN – Details in unserer Zendesk-Alternative, abgerufen 26.10.2026
- HubSpot, Preise, Telefonie und Minuten: hubspot.de und HubSpot-Katalog – Details in unserer HubSpot-Alternative, abgerufen 26.10.2026
- Pipedrive, Telefonie: support.pipedrive.com/en/article/caller, abgerufen 06.11.2026
- Zammad: Zammad-Alternative, abgerufen 10.10.2026
- Zadarma, Rufnummern und Gesprächspreise Österreich: Telefonanlage für kleine Unternehmen, abgerufen 29.10.2026
- The-Y CRM, Telefonie: Telefonie einrichten; Abläufe: Automatisierung einrichten; Tarife: Kostenseite
Zendesk, HubSpot, Pipedrive, Zammad, Aircall, CloudTalk, JustCall, sipgate, Zadarma, Twilio und WhatsApp sind Marken ihrer Eigentümer. Angaben nach bestem Wissen; Fehler bitte an office@the-y.at, wir korrigieren sofort.