HubSpot-Alternative mit Telefonanlage und CRM
HubSpot ist eine große Plattform für Marketing, Vertrieb und Service, mit Rechenzentren unter anderem in Deutschland. Wer Marketing-Automatisierung, E-Mail-Kampagnen und Vertrieb in großem Stil auf einer Plattform will, ist dort gut aufgehoben. The-Y CRM ist für Teams, bei denen Kunden anrufen und per WhatsApp schreiben – mit eingebauter Telefonanlage, Deals und Rechnungen in einem Werkzeug, zum Pauschalpreis statt je Lizenz: von uns gehostet mit Cloud Pro (Server in Wien) oder selbst gehostet.
Der Unterschied in einem Satz
Bei HubSpot zahlst du je Person, und WhatsApp, Help-Desk und Sprachmenü (IVR) gibt es erst ab Professional. The-Y CRM ist Posteingang, Telefonanlage und CRM in einem – mit IVR, Warteschlangen, Voicemail und WhatsApp schon im Gratis-Tarif.
Warum es The-Y CRM gibt
Ich bin Thomas Nuri Yilmaz, Gründer von The-Y, und war bis September 2026 Head of IT bei Dove Touristik. 2024 stand ich vor genau dieser Frage: Ich habe nach einem Ticketsystem gesucht, osTicket getestet, dann Zammad, und über die Suche nach einer respond.io-Alternative Chatwoot gefunden. Zammad, Chatwoot und n8n habe ich selbst betrieben. Was mir fehlte, war alles in einem: WhatsApp, Telefon und E-Mail in einem Posteingang, mit eigener Telefonanlage. Heute arbeiten wir bei The-Y mit keinem dieser Werkzeuge mehr, sondern mit The-Y CRM.
HubSpot und The-Y CRM im Vergleich
HubSpot laut offiziellen Preisseiten, Produkt- und Leistungskatalog, AGB und Hilfe-Center von HubSpot, abgerufen am 26.10.2026 (Quellen unten). Euro-Preise: deutsche Preisseite hubspot.de/pricing, aufgerufen aus Österreich – hubspot.de/pricing/service leitete dabei auf diese Seite um. Sie zeigt eine Plattform für Vertrieb, Marketing und Service zusammen, mit Preisen je Lizenz und Monat: Starter 10 € bei monatlicher bzw. 7 € bei jährlicher Abrechnung (als „Zeitlich begrenzt“ markierter Rabatt, bis 10 Nutzer), Professional 100 € bzw. 90 €, Enterprise 175 €; Onboarding bei Professional und Enterprise Pflicht, der Betrag steht dort nicht. Dazu gehört HubSpots Euro-Preisbeilage „Flexible Seats-and-Credits“. Dollar-Preise: Service Hub auf hubspot.com/pricing/service (dort nur in US-Dollar angezeigt) und im Katalog – Professional 100 $ je Seat und Monat, 90 $ bei jährlicher Zahlung, einmalig 1.500 $ Onboarding; Enterprise 150 $ je Seat und Monat bei jährlicher Zahlung, 3.500 $ Onboarding; laut Katalog zuzüglich anfallender Steuern. Ab welchem Tarif eine Funktion kommt, steht im Hilfe-Center und im Katalog meist für Service Hub oder Marketing Hub. Angaben zu The-Y CRM: Stand Version 1.1.53 vom 25.10.2026.
Bleib bei HubSpot, wenn …
- du Marketing-Automatisierung, E-Mail-Kampagnen und Vertrieb in großem Stil auf einer Plattform willst,
- deine Daten in einem Rechenzentrum in Deutschland liegen sollen – Cloud Pro von The-Y läuft in Österreich (Rechenzentrum Wien),
- du Telefonnummern direkt vom Anbieter willst – HubSpot vergibt Nummern u. a. für Österreich, Deutschland und die Schweiz,
- du viele fertige Anbindungen brauchst – laut HubSpot über 2.000 Apps,
- du keine Alpha-Software einsetzen willst – The-Y CRM ist Alpha.
Nimm The-Y CRM, wenn …
- dein Team selbst telefoniert und eine Telefonanlage mit IVR, Warteschlangen und Voicemail braucht – auch für WhatsApp-Anrufe,
- du WhatsApp, Telefonie und ein Hilfe-Center schon im Gratis-Tarif willst – ohne Professional-Tarif und ohne Pflicht-Onboarding,
- du deine Rufnummer bei deinem Telefonanbieter behalten willst,
- du pauschal statt je Lizenz zahlen willst: gehostet mit Cloud Pro 20 € im Monat für alle Nutzer, selbst gehostet 10 € im Monat oder einmal 240 €.
HubSpot-Telefonie: Tarife, IVR und Minuten
Mit HubSpot telefonierst du ab Starter im Browser, in der App oder per Weiterleitung aufs Handy. Ein Telefon-Kanal für Posteingang und Help-Desk und ein Sprachmenü (IVR) kommen erst ab Professional (auf hubspot.de 90 € je Lizenz und Monat bei jährlicher Abrechnung). Anrufe nimmst du mit einer Nummer von HubSpot oder über eine verbundene Telefonie-App an, und die Minuten sind begrenzt: laut Euro-Preisseite 250 je Lizenz und Monat, in Service Hub Professional 3.000 je Konto und Monat. Die kostenlose Version hat keine Telefonie. In The-Y CRM ist die Telefonanlage in jedem Tarif eingebaut, gratis mit 200 ausgehenden Minuten im Monat: IVR, Warteschlangen, Voicemail und Anrufen im Browser, die Rufnummer kommt per SIP von deinem eigenen Anbieter. Mehr dazu: CRM mit Telefonanlage – Telefonie bei Zendesk, HubSpot & Co.
Rechenbeispiel: 5 Personen, WhatsApp und Telefon
HubSpot-Preise wie auf den Preisseiten angezeigt; bei HubSpot braucht jede der 5 Personen eine eigene Lizenz, weil alle mit Kunden schreiben und telefonieren. Bei HubSpot sind 1.000 WhatsApp-Vorlagen-Nachrichten im Monat im Tarif enthalten, weitere 1.000 kosten 70 $ im Monat (Service Hub). Bei The-Y zahlst du Metas WhatsApp-Gebühren und deine Gesprächsminuten direkt an Meta und deinen Telefonanbieter; The-Y schlägt nichts auf. Seit 01.10.2026 berechnet Meta auch Antworten im 24-Stunden-Fenster; die ersten 1.000 pro Nummer und Monat sind gratis. Diese 1.000 sind Metas Freikontingent – nicht zu verwechseln mit der Grenze von The-Y Free (1.000 ausgehende Nachrichten im Monat über alle Kanäle). Alles im Detail mit Rechner für jedes Land: Was The-Y CRM wirklich kostet. Bis 3 Personen reicht The-Y Free (0 €) – in unserer Cloud oder selbst gehostet mit Gratis-Schlüssel.
Du willst keinen Server selbst betreiben? Nimm Cloud Pro.
Wir hosten The-Y CRM für dich – ein Preis pro Unternehmen, alle Nutzer und Marken inklusive, 10 GB Speicher, Updates und Backups, Server in Österreich (Rechenzentrum Wien). Nachrichten und Gesprächsminuten ohne Mengengrenze: WhatsApp, SMS, Telefon und KI laufen über deine eigenen Konten, Meta und deine Anbieter rechnen direkt mit dir ab – ohne Aufschlag. Gleichzeitig gehen bis zu 10 Telefonate.
20 € im Monat während Alpha und Beta – der Preis bleibt, solange dein Abo ohne Unterbrechung läuft; ab der Live-Version 40 €. Oder 240 € im Jahr (ab Live 480 €). Inkl. USt., nur für Unternehmen, jederzeit zum Ende des bezahlten Zeitraums kündbar.
So geht's: Gratis-Konto anlegen, dann in der App unter Einstellungen → Lizenz Cloud Pro buchen. Deine Daten nimmst du jederzeit auf deinen eigenen Server mit – es ist dieselbe Software. Mehr Speicher (+10 GB für 3 € im Monat) und Automations-Pakete (5 € im Monat) buchst du dazu; individuelle Kontingente und Preise auf Anfrage: sales@the-y.at.
So testest du in etwa 30 Minuten
- Gratis-Konto anlegen auf crm.the-y.at.
- Postfach, WhatsApp-Nummer oder Telefon verbinden – Anleitungen in der Dokumentation.
- Team einladen und schauen, ob es passt. Kontakte und Firmen lassen sich per CSV importieren.
Gefällt es dir, ziehst du auf deinen eigenen Server um – gratis mit Gratis-Schlüssel (Grenzen wie Free) oder ohne Grenzen mit der Self-Hosting-Lizenz (Anleitung, Server-Anforderungen) – oder du bleibst in unserer Cloud und buchst in der App Cloud Pro für dein ganzes Unternehmen.
Häufige Fragen
Kann ich The-Y CRM selbst hosten?
Ja, per Docker auf deinem eigenen Server – auf zwei Arten: kostenlos mit Gratis-Schlüssel (nach der Registrierung in der App erzeugt; dieselben Grenzen wie Free: 3 Nutzer, 1.000 ausgehende Nachrichten über alle Kanäle und 200 ausgehende Gesprächsminuten pro Monat, 2 gleichzeitige Telefonate, 2 GB; ohne Support, Rückmeldungen in der Alpha sind willkommen) oder ohne Nutzungsgrenzen mit der Self-Hosting-Lizenz für 10 € im Monat oder 240 € einmalig (während Alpha und Beta; ab der Live-Version 20 € bzw. 480 €). Die 10 € und die 240 € sind dieselbe Lizenz – einmal als Abo, einmal unbefristet.
Gibt es The-Y CRM auch gehostet für mehr als 3 Personen?
Ja, mit Cloud Pro: Wir hosten The-Y CRM für dich in Österreich (Rechenzentrum Wien) – alle Nutzer und Marken inklusive, 10 GB Speicher, Updates und Backups. Das kostet 20 € im Monat während Alpha und Beta (der Preis bleibt, solange dein Abo ohne Unterbrechung läuft; ab der Live-Version 40 €) oder 240 € im Jahr – inkl. USt., nur für Unternehmen. Nachrichten und Gesprächsminuten haben keine Mengengrenze, weil WhatsApp, SMS, Telefon und KI über deine eigenen Konten laufen. Gleichzeitig gehen bis zu 10 Telefonate. Gratis in der Cloud geht es bis 3 Nutzer (1.000 ausgehende Nachrichten über alle Kanäle und 200 ausgehende Gesprächsminuten pro Monat, 2 gleichzeitige Telefonate, 2 GB Speicher). Gebucht wird Cloud Pro in der App unter Einstellungen → Lizenz; individuelle Kontingente auf Anfrage an sales@the-y.at.
HubSpot kann doch auch telefonieren – was ist anders?
Ja. Mit HubSpot telefonierst du ab Starter im Browser, in der App oder per Weiterleitung aufs Handy. Ab Professional kommen ein Telefon-Kanal für Posteingang und Help-Desk (Verteilung an Nutzer und Teams, Öffnungszeiten, Voicemail) und ein Sprachmenü (IVR) dazu. Anrufe annimmst du laut HubSpot mit einer Nummer von HubSpot – die gibt es u. a. für Österreich, Deutschland und die Schweiz – oder über eine verbundene Telefonie-App. Die Minuten sind begrenzt: in Service Hub Professional 3.000 im Monat je Konto, auf der Euro-Preisseite 250 im Monat je Lizenz. In The-Y CRM ist die Telefonanlage für dein Team in jedem Tarif eingebaut (gratis mit 200 ausgehenden Minuten im Monat): IVR, Warteschlangen, Voicemail, Klick-Anruf im Browser und Auswertung – seit Version 1.1.45 auch für WhatsApp-Anrufe. Du brauchst nur eine Rufnummer bei einem Telefonanbieter – derzeit sipgate, Zadarma oder Twilio, weitere folgen.
Ab welchem HubSpot-Tarif gibt es WhatsApp?
Laut HubSpot-Hilfe-Center ab Professional: mit Service Hub oder Marketing Hub Professional oder Enterprise, im Help-Desk nur mit Service Hub. Du verbindest dein eigenes WhatsApp-Business-Konto über Meta. Die Nummer darf nicht gleichzeitig in der WhatsApp-Business-App laufen – außer über „Coexistence“, dann übernimmt HubSpot den Verlauf der letzten 180 Tage. 1.000 Vorlagen-Nachrichten im Monat sind inklusive, je weitere 1.000 kosten laut Katalog 70 $ im Monat. In The-Y CRM gibt es WhatsApp in jedem Tarif, auch gratis, ohne Aufschlag auf Metas Gebühren.
Was kostet WhatsApp?
The-Y verlangt keinen Aufpreis. Die Gebühren von Meta zahlst du direkt an Meta. Seit 01.10.2026 berechnet Meta auch Antworten im 24-Stunden-Fenster; die ersten 1.000 pro Nummer und Monat sind gratis. Diese 1.000 sind Metas Freikontingent – nicht zu verwechseln mit der Grenze von The-Y Free (1.000 ausgehende Nachrichten im Monat über alle Kanäle). Details auf der Kostenseite.
Kann ich meine bestehende WhatsApp-Nummer verwenden?
Ja. Schreibst du schon mit der WhatsApp-Business-App, kannst du sie behalten: The-Y CRM verbindet die Nummer zusätzlich über die WhatsApp Business Platform von Meta, am Handy gesendete Antworten erscheinen auch im CRM, und bis zu 180 Tage Verlauf werden übernommen. Läuft die Nummer in der privaten WhatsApp-App, stellst du sie vorher auf die WhatsApp-Business-App um oder löst sie aus WhatsApp – das ist eine Vorgabe von Meta für die Business-Plattform und gilt genauso bei Zammad, Chatwoot oder Twilio. Die Nummer bleibt deine.
Was passiert mit meiner Lizenz, wenn es The-Y nicht mehr gibt?
Dann bekommen alle selbst gehosteten Installationen – mit Gratis-Schlüssel, Monatslizenz oder Lifetime-Lizenz – vorher ein letztes Update, das die Lizenzprüfung und alle Nutzungsgrenzen entfernt. Danach laufen sie kostenlos und ohne Grenzen unbefristet weiter; deine Daten liegen ohnehin auf deinem Server. So steht es auch in den Nutzungsbedingungen. Nutzt du Free oder Cloud Pro in unserer Cloud, kannst du deine Daten jederzeit exportieren.
Umstieg von HubSpot – Schritt für Schritt
Jeder Schritt dauert in The-Y etwa 5 bis 10 Minuten. Beim Umzug der WhatsApp-Nummer kann Wartezeit dazukommen, wenn die Zwei-Schritt-PIN der Nummer erst abgeschaltet werden muss. Exportiere zuerst deine Daten aus HubSpot.
- Kontakte mitnehmen (ca. 5–10 Min.): In HubSpot öffnest du unter CRM die Kontakte (genauso Firmen, Deals und Tickets), wählst die Ansicht mit allen Einträgen und exportierst sie oben rechts in der Tabelle als CSV, XLS oder XLSX – den Download-Link bekommst du per E-Mail. Laut Hilfe-Center geht das in allen Tarifen, du brauchst dafür die Berechtigung zum Exportieren. In The-Y lädst du unter Kontakte → „Import“ eine CSV-Datei hoch, genauso Firmen und Deals. Ein Probelauf zeigt vorher je Zeile, was neu angelegt oder ergänzt wird. Telefonnummern kommen ins internationale Format, damit The-Y Kunden wiedererkennt, wenn sie per WhatsApp schreiben.
- E-Mail neu verbinden (ca. 5–10 Min.): Microsoft 365 und Outlook.com mit „Mit Microsoft verbinden“, ohne Passwort, alle anderen Postfächer über IMAP/SMTP. Wählst du „Ganzer Verlauf“, holt The-Y auch die Mails, die noch im Posteingang des Postfachs liegen. Anleitung →
- Telefon über deine SIP-Leitung (ca. 10 Min.): Trag die Leitung deines Telefonanbieters ein (derzeit sipgate, Zadarma oder Twilio) und verknüpf die Rufnummer dort mit dieser Leitung. Die Nummer bleibt bei deinem Anbieter. Anleitung →
- WhatsApp-Nummer umziehen (ca. 5–10 Min., dazu ggf. Wartezeit): Bei HubSpot hängt die Nummer laut Hilfe-Center an deinem eigenen WhatsApp-Business-Konto bei Meta. Lösch zuerst den WhatsApp-Kanal in HubSpot (in den Einstellungen unter Posteingang bzw. Help-Desk); laut HubSpot wartest du danach 10–15 Minuten, bevor du die Nummer neu verbindest. In The-Y klickst du „WhatsApp verbinden“ und wählst im Fenster von Meta dein Unternehmen, dein WhatsApp-Konto und die Nummer. Hat die Nummer schon eine Zwei-Schritt-PIN, gibst du sie danach im Feld „Vorhandene PIN“ ein; kennst du sie nicht, schalte die Bestätigung in zwei Schritten im WhatsApp Manager ab. Danach läuft die Nummer weiter über dein eigenes Meta-Konto, und Meta rechnet direkt mit dir ab. Anleitung →
- Website-Chat tauschen (ca. 5–10 Min.): Nutzt du den Live-Chat von HubSpot, ersetzt du ihn auf deiner Website durch den Web-Chat von The-Y – mit Chat-Link, QR-Code und Anleitungen für Website-Baukästen. Anleitung →
Was nicht mitkommt
- Der bisherige Chat-, Ticket- und Anrufverlauf aus HubSpot – einen Import dafür gibt es nicht. Ausnahme sind E-Mails, die noch im Postfach liegen (Schritt 2).
- Abläufe (Workflows), Makros und Textbausteine legst du in The-Y neu an, ebenso die Artikel deiner Wissensdatenbank.
Genug gelesen? Schau es dir selbst an.
Klick dich mit Beispieldaten durch Posteingang, Telefonanlage und Deals und sieh, ob es für dein Team besser passt als HubSpot – nach 24 Stunden ist alles wieder gelöscht.
Lieber gemeinsam? Wir richten es per Video mit dir ein – im Browser, nichts zu installieren. Mo–Fr 10–12 und 14–17 Uhr (Wiener Zeit).
Weitere Vergleiche
Zammad · Chatwoot · osTicket · FreeScout · respond.io · Trengo · superchat · Bitrix24 · Freshdesk · WATI · Userlike · Kommo · Zendesk · Aircall · WhatsApp Business mit mehreren Mitarbeitern · Telefonanlage für kleine Firmen · Alle Vergleiche
Quellen (Stand 10/2026)
- Preise in Euro (Plattform für Vertrieb, Marketing und Service: Kostenlos, Starter, Professional, Enterprise; monatliche und jährliche Abrechnung, Nutzergrenzen, Onboarding-Pflicht, Telefonie ab Starter, Help-Desk ab Professional): hubspot.de/pricing (deutsche Ansicht, Euro, aufgerufen aus Österreich; hubspot.de/pricing/service leitete dorthin um), abgerufen 26.10.2026
- Euro-Preisbeilage „Flexible Seats-and-Credits“ (Lizenzpreise ab 20 € / 100 € / 175 €, Lizenzen für Abläufe und Berichte ab 50 €, höchstens 10 Lizenzen in Starter, Gesprächsminuten je Lizenz, HubSpot-Guthaben, 20 Guthaben je WhatsApp-Vorlagen-Nachricht): hubspot.com/flexible-seats-and-credits-pricing-supplement (Englisch), abgerufen 26.10.2026
- Service Hub in US-Dollar (Tarife, Zahlweise und Bindung, Onboarding, Gesprächsminuten, HubSpot-Nummern, IVR, Help-Desk, WhatsApp, Wissensdatenbank, SLAs, Umfragen, über 2.000 Apps): hubspot.com/pricing/service (Englisch), abgerufen 26.10.2026
- Produkt- und Leistungskatalog (Service Hub: Preise je Seat, Onboarding, Anrufe annehmen nur mit HubSpot-Nummer, Posteingänge, WhatsApp 1.000 Nachrichten; kostenlose Version; Steuern): Produkte, kostenlose Tools und Übersicht (Englisch), abgerufen 26.10.2026
- WhatsApp-Zusatzpaket (70 $ je 1.000 Nachrichten im Monat): legal.hubspot.com/hubspot-product-and-services-catalog/add-ons (Englisch), abgerufen 26.10.2026
- AGB (automatische Verlängerung, Kündigung, kein Downgrade während der Laufzeit): legal.hubspot.com/terms-of-service (Englisch), abgerufen 26.10.2026
- WhatsApp im Posteingang und im Help-Desk (Tarife, eigenes Business-Konto, Bedingungen für die Nummer, 1.000 Vorlagen-Nachrichten, Kanal löschen, 10–15 Minuten bis zum Neu-Verbinden) und Coexistence (180 Tage Verlauf): Posteingang, Help-Desk und Coexistence (Englisch), abgerufen 26.10.2026
- Telefonie (Länder mit HubSpot-Nummern, Telefon-Kanal im Help-Desk, IVR, Weiterleitung und Voicemail, Telefonie-Apps): Länder, Telefon-Kanal, IVR, Weiterleitung und Voicemail und Telefonie-Apps (Englisch), abgerufen 26.10.2026
- Daten exportieren (CSV, XLS, XLSX, alle Tarife): knowledge.hubspot.com/import-and-export/export-records (Englisch), abgerufen 26.10.2026
- Rechenzentren und Datenstandort: HubSpot Hilfe-Center (Englisch), abgerufen 26.10.2026
- Rechnungen und HubSpot payments (USA, Großbritannien, Kanada; sonst Stripe): Rechnungen und HubSpot payments (Englisch), abgerufen 26.10.2026
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