Aircall-Alternative: Telefonanlage und Team-Posteingang
Aircall ist eine Telefonanlage aus der Cloud: Die Rufnummern kommen direkt von Aircall, dazu gibt es Apps für Computer und Handy und über 250 fertige Anbindungen an andere Programme. Wer ein größeres Telefon-Team hat und Nummern aus vielen Ländern von einem Anbieter will, ist dort gut aufgehoben. The-Y CRM ist für Teams, bei denen Kunden anrufen und schreiben – Telefonanlage, WhatsApp, E-Mail, Deals und Rechnungen in einem Werkzeug, zum Pauschalpreis. Die Rufnummer bringst du von deinem eigenen Telefonanbieter mit (derzeit sipgate, Zadarma oder Twilio): Sie bleibt dort, und die Minuten rechnet der Anbieter mit dir ab.
Der Unterschied in einem Satz
Bei Aircall kaufst du Telefonanlage und Rufnummer pro Lizenz und verbindest für Kundendaten ein CRM dazu. The-Y CRM ist Telefonanlage, Posteingang und CRM in einem – Nummer und Minuten kommen von deinem eigenen Telefonanbieter.
Warum es The-Y CRM gibt
Ich bin Thomas Nuri Yilmaz, Gründer von The-Y, und war bis September 2026 Head of IT bei Dove Touristik. 2024 stand ich vor genau dieser Frage: Ich habe nach einem Ticketsystem gesucht, osTicket getestet, dann Zammad, und über die Suche nach einer respond.io-Alternative Chatwoot gefunden. Zammad, Chatwoot und n8n habe ich selbst betrieben. Was mir fehlte, war alles in einem: WhatsApp, Telefon und E-Mail in einem Posteingang, mit eigener Telefonanlage. Heute arbeiten wir bei The-Y mit keinem dieser Werkzeuge mehr, sondern mit The-Y CRM.
Aircall und The-Y CRM im Vergleich
Aircall laut offizieller Preisseite (deutsche Ansicht, Euro, Land Deutschland bzw. Österreich), AGB von Aircall SAS (Fassung vom 10.09.2026), Hilfe-Center und Seite zum regionalen Hosting, abgerufen am 26.10.2026 (Quellen unten). Aircall-Preise in Euro je Lizenz und Monat: Essentials 30 €, Professional 50 € bei jährlicher Abrechnung, 40 € bzw. 70 € bei monatlicher Abrechnung, mindestens 3 Lizenzen; laut AGB kommen Steuern wie die MwSt. dazu. „Nicht gefunden“ heißt: in den offiziellen Quellen nicht gefunden. Angaben zu The-Y CRM: Stand Version 1.1.53 vom 25.10.2026.
Bleib bei Aircall, wenn …
- du Rufnummern aus vielen Ländern direkt bei einem Anbieter holen willst – bei The-Y kommt die Nummer von deinem eigenen Telefonanbieter,
- du fertige Apps für Desktop, Android und iOS und viele fertige Anbindungen brauchst, z. B. an Salesforce, HubSpot oder Zendesk,
- dein Telefon-Team Listen automatisch nacheinander anrufen (Power Dialer), Gespräche live verfolgen und neue Kollegen während des Gesprächs leise coachen soll – ab Professional,
- ein KI-Sprachagent Anrufe annehmen soll – 50 Minuten im Monat sind in jedem Aircall-Tarif enthalten,
- du keine Alpha-Software einsetzen willst – The-Y CRM ist Alpha.
Nimm The-Y CRM, wenn …
- Anrufe und Nachrichten im selben Posteingang landen sollen – Telefon, WhatsApp, E-Mail, Instagram, Messenger, SMS und Webchat,
- du Deals, Pipeline und Rechnungen (bis zum Export für den Steuerberater) im selben Werkzeug willst statt in einem zweiten Programm,
- deine Rufnummer bei deinem eigenen Telefonanbieter bleiben soll und du die Minuten direkt dort zahlst,
- Kunden dich auch über WhatsApp anrufen oder du verpasste Anrufe mit „Drücken Sie 1 für WhatsApp“ zurückholen willst,
- du pauschal statt pro Lizenz zahlen willst: Cloud Pro 20 € im Monat für alle Nutzer, selbst gehostet 10 € im Monat oder einmal 240 € – ohne Mindestanzahl an Lizenzen.
Rechenbeispiel: 5 Personen mit Telefon und WhatsApp
Gesprächsminuten und WhatsApp-Gebühren kommen bei beiden dazu. Bei Aircall rechnet Aircall sie ab: ausgehende Minuten je nach Tarif und Land inklusive oder auf Anfrage, WhatsApp-Vorlagen zu Metas Preis plus Aircall-Gebühr. Bei The-Y zahlst du deinen Telefonanbieter und Meta direkt – The-Y schlägt nichts auf. Aircall-Preise sind ohne MwSt., Cloud Pro inkl. USt. Bis 3 Personen reicht The-Y Free (0 €) – in unserer Cloud oder selbst gehostet mit Gratis-Schlüssel; bei Aircall brauchst du mindestens 3 Lizenzen. Alles im Detail mit Rechner für jedes Land: Was The-Y CRM wirklich kostet. Was eine Telefonanlage im Browser für ein Team von 2 bis 10 Personen insgesamt kostet und was du dafür brauchst: Telefonanlage für kleine Unternehmen.
Du willst keinen Server selbst betreiben? Nimm Cloud Pro.
Wir hosten The-Y CRM für dich – ein Preis pro Unternehmen, alle Nutzer und Marken inklusive, 10 GB Speicher, Updates und Backups, Server in Österreich (Rechenzentrum Wien). Nachrichten und Gesprächsminuten ohne Mengengrenze: WhatsApp, SMS, Telefon und KI laufen über deine eigenen Konten, Meta und deine Anbieter rechnen direkt mit dir ab – ohne Aufschlag. Gleichzeitig gehen bis zu 10 Telefonate.
20 € im Monat während Alpha und Beta – der Preis bleibt, solange dein Abo ohne Unterbrechung läuft; ab der Live-Version 40 €. Oder 240 € im Jahr (ab Live 480 €). Inkl. USt., nur für Unternehmen, jederzeit zum Ende des bezahlten Zeitraums kündbar.
So geht's: Gratis-Konto anlegen, dann in der App unter Einstellungen → Lizenz Cloud Pro buchen. Deine Daten nimmst du jederzeit auf deinen eigenen Server mit – es ist dieselbe Software. Mehr Speicher (+10 GB für 3 € im Monat) und Automations-Pakete (5 € im Monat) buchst du dazu; individuelle Kontingente und Preise auf Anfrage: sales@the-y.at.
So testest du in etwa 30 Minuten
- Gratis-Konto anlegen auf crm.the-y.at.
- Postfach, WhatsApp-Nummer oder Telefon verbinden – Anleitungen in der Dokumentation.
- Team einladen und schauen, ob es passt. Kontakte und Firmen lassen sich per CSV importieren.
Gefällt es dir, ziehst du auf deinen eigenen Server um – gratis mit Gratis-Schlüssel (Grenzen wie Free) oder ohne Grenzen mit der Self-Hosting-Lizenz (Anleitung, Server-Anforderungen) – oder du bleibst in unserer Cloud und buchst in der App Cloud Pro für dein ganzes Unternehmen.
Häufige Fragen
Kann ich The-Y CRM selbst hosten?
Ja, per Docker auf deinem eigenen Server – auf zwei Arten: kostenlos mit Gratis-Schlüssel (nach der Registrierung in der App erzeugt; dieselben Grenzen wie Free: 3 Nutzer, 1.000 ausgehende Nachrichten über alle Kanäle und 200 ausgehende Gesprächsminuten pro Monat, 2 gleichzeitige Telefonate, 2 GB; ohne Support, Rückmeldungen in der Alpha sind willkommen) oder ohne Nutzungsgrenzen mit der Self-Hosting-Lizenz für 10 € im Monat oder 240 € einmalig (während Alpha und Beta; ab der Live-Version 20 € bzw. 480 €). Die 10 € und die 240 € sind dieselbe Lizenz – einmal als Abo, einmal unbefristet.
Gibt es The-Y CRM auch gehostet für mehr als 3 Personen?
Ja, mit Cloud Pro: Wir hosten The-Y CRM für dich in Österreich (Rechenzentrum Wien) – alle Nutzer und Marken inklusive, 10 GB Speicher, Updates und Backups. Das kostet 20 € im Monat während Alpha und Beta (der Preis bleibt, solange dein Abo ohne Unterbrechung läuft; ab der Live-Version 40 €) oder 240 € im Jahr – inkl. USt., nur für Unternehmen. Nachrichten und Gesprächsminuten haben keine Mengengrenze, weil WhatsApp, SMS, Telefon und KI über deine eigenen Konten laufen. Gleichzeitig gehen bis zu 10 Telefonate. Gratis in der Cloud geht es bis 3 Nutzer (1.000 ausgehende Nachrichten über alle Kanäle und 200 ausgehende Gesprächsminuten pro Monat, 2 gleichzeitige Telefonate, 2 GB Speicher). Gebucht wird Cloud Pro in der App unter Einstellungen → Lizenz; individuelle Kontingente auf Anfrage an sales@the-y.at.
Woher kommt bei The-Y die Rufnummer?
Von deinem eigenen Telefonanbieter. The-Y CRM verbindet sich über eine SIP-Leitung mit deinem Anbieter – derzeit sipgate, Zadarma oder Twilio, weitere folgen. Die Nummer bleibt bei diesem Anbieter, und er rechnet Nummer und Gesprächsminuten direkt mit dir ab; The-Y schlägt nichts auf. Die Telefonanlage selbst ist in jedem Tarif dabei: IVR, Warteschlangen, Voicemail, Klick-Anruf im Browser und Auswertung – seit Version 1.1.45 auch für WhatsApp-Anrufe. Free schafft 200 ausgehende Gesprächsminuten im Monat und 2 gleichzeitige Telefonate, Cloud Pro bis zu 10 gleichzeitige Telefonate ohne Minutengrenze. Bei Aircall kommen Nummer und Minuten dagegen von Aircall selbst.
Kann ich meine Aircall-Nummer mitnehmen?
Ja. Laut Aircall-Hilfe-Center beauftragst du deinen neuen Telefonanbieter, die Nummer von Aircall zu übernehmen; er kümmert sich um den Ablauf. Aircall verlangt dafür keine Gebühr, dein neuer Anbieter kann eine verlangen. Dein Aircall-Konto muss aktiv bleiben, bis der Umzug fertig ist – er kündigt dein Abo nicht automatisch. Danach löschst du die Nummer im Aircall-Dashboard, damit sie nicht weiter berechnet wird. Manche Nummern lassen sich nicht übertragen, etwa wegen Vereinbarungen zwischen Telefonanbietern. Ob und wie dein neuer Anbieter die Nummer übernimmt, klärst du mit ihm. Ist sie dort, verknüpfst du sie mit deiner SIP-Leitung, und Anrufe kommen in The-Y CRM an.
Was kostet WhatsApp?
The-Y verlangt keinen Aufpreis. Die Gebühren von Meta zahlst du direkt an Meta. Seit 01.10.2026 berechnet Meta auch Antworten im 24-Stunden-Fenster; die ersten 1.000 pro Nummer und Monat sind gratis. Diese 1.000 sind Metas Freikontingent – nicht zu verwechseln mit der Grenze von The-Y Free (1.000 ausgehende Nachrichten im Monat über alle Kanäle). Details auf der Kostenseite.
Kann ich meine bestehende WhatsApp-Nummer verwenden?
Ja. Schreibst du schon mit der WhatsApp-Business-App, kannst du sie behalten: The-Y CRM verbindet die Nummer zusätzlich über die WhatsApp Business Platform von Meta, am Handy gesendete Antworten erscheinen auch im CRM, und bis zu 180 Tage Verlauf werden übernommen. Läuft die Nummer in der privaten WhatsApp-App, stellst du sie vorher auf die WhatsApp-Business-App um oder löst sie aus WhatsApp – das ist eine Vorgabe von Meta für die Business-Plattform und gilt genauso bei Zammad, Chatwoot oder Twilio. Die Nummer bleibt deine.
Was passiert mit meiner Lizenz, wenn es The-Y nicht mehr gibt?
Dann bekommen alle selbst gehosteten Installationen – mit Gratis-Schlüssel, Monatslizenz oder Lifetime-Lizenz – vorher ein letztes Update, das die Lizenzprüfung und alle Nutzungsgrenzen entfernt. Danach laufen sie kostenlos und ohne Grenzen unbefristet weiter; deine Daten liegen ohnehin auf deinem Server. So steht es auch in den Nutzungsbedingungen. Nutzt du Free oder Cloud Pro in unserer Cloud, kannst du deine Daten jederzeit exportieren.
Umstieg von Aircall – Schritt für Schritt
Jeder Schritt dauert in The-Y etwa 5 bis 10 Minuten. Länger dauert nur der Umzug der Rufnummer zu deinem neuen Anbieter. Lass dein Aircall-Konto aktiv, bis die Nummer umgezogen ist. Die Kündigung ist ein eigener Schritt: laut AGB schriftlich spätestens 30 Tage vor Ende der Laufzeit, sonst verlängert sich der Vertrag um dieselbe Dauer.
- Kontakte mitnehmen (ca. 5–10 Min.): Selbst exportieren kannst du Kontakte bei Aircall laut Hilfe-Center nicht – bitte den Aircall-Support um eine CSV-Datei mit allen Kontakten. In The-Y lädst du sie unter Kontakte → „Import“ hoch, genauso Firmen und Deals. Ein Probelauf zeigt vorher je Zeile, was neu angelegt oder ergänzt wird. Telefonnummern kommen ins internationale Format, damit The-Y Kunden wiedererkennt, wenn sie anrufen oder per WhatsApp schreiben.
- Telefonleitung einrichten (ca. 10 Min.): Leg bei deinem Telefonanbieter (derzeit sipgate, Zadarma oder Twilio) eine SIP-Leitung an und trag sie in The-Y unter Telefonie → Leitungen ein. Der Telefonie-Assistent fragt dann „Was soll passieren, wenn jemand anruft?“ und richtet den Anrufweg mit Öffnungszeiten, Mailbox und Begrüßung ein. Zum Testen reicht eine neue Nummer beim Anbieter. Anleitung →
- Aircall-Nummer umziehen (Wartezeit je nach Anbieter): Beauftrag deinen neuen Anbieter, die Nummer von Aircall zu übernehmen. Aircall verlangt dafür laut Hilfe-Center nichts; dein Konto dort muss bis zum Abschluss aktiv bleiben. Danach verknüpfst du die Nummer beim Anbieter mit deiner SIP-Leitung und löschst sie im Aircall-Dashboard. Die Nummer bleibt bei deinem Anbieter.
- E-Mail verbinden (ca. 5–10 Min.): Microsoft 365 und Outlook.com mit „Mit Microsoft verbinden“, ohne Passwort, alle anderen Postfächer über IMAP/SMTP. Wählst du „Ganzer Verlauf“, holt The-Y auch die Mails, die noch im Posteingang des Postfachs liegen. Anleitung →
- WhatsApp verbinden (ca. 5–10 Min., dazu ggf. Wartezeit): „WhatsApp verbinden“ klicken und im Fenster von Meta dein Unternehmen, dein WhatsApp-Konto und die Nummer wählen. Hat die Nummer schon eine Zwei-Schritt-PIN, gibst du sie danach im Feld „Vorhandene PIN“ ein; kennst du sie nicht, schalte die Bestätigung in zwei Schritten im WhatsApp Manager ab. Danach läuft die Nummer über dein eigenes Meta-Konto, und Meta rechnet direkt mit dir ab. Auf Wunsch nimmst du auch WhatsApp-Anrufe in der Telefonanlage an. Anleitung →
Was nicht mitkommt
- Anrufliste, Aufnahmen und Voicemails aus Aircall – einen Import dafür gibt es in The-Y nicht. Sichere sie vorher: Die Anrufliste lädst du bei Aircall als CSV herunter (Essentials bis 6 Monate zurück, Professional 12 Monate, je Export höchstens 6 Monate), Aufnahmen einzeln in den Anrufdetails.
- Der Nachrichtenverlauf (SMS, WhatsApp) aus Aircall – auch dafür gibt es keinen Import.
- Anrufwege, Klingelgruppen und Ansagen legst du in The-Y neu an – mit dem Telefonie-Assistenten oder einer Telefon-Vorlage.
Genug gelesen? Schau es dir selbst an.
Klick dich mit Beispieldaten durch Posteingang, Telefonanlage und Deals und sieh, ob es für dein Team besser passt als Aircall – nach 24 Stunden ist alles wieder gelöscht.
Lieber gemeinsam? Wir richten es per Video mit dir ein – im Browser, nichts zu installieren. Mo–Fr 10–12 und 14–17 Uhr (Wiener Zeit).
Weitere Vergleiche
Zammad · Chatwoot · osTicket · FreeScout · respond.io · Trengo · superchat · Bitrix24 · Freshdesk · WATI · Userlike · Kommo · Zendesk · HubSpot · WhatsApp Business mit mehreren Mitarbeitern · Telefonanlage für kleine Firmen · Alle Vergleiche
Quellen (Stand 10/2026)
- Preise, Lizenzen, Mindestanzahl, Rufnummern, Minuten, Funktionen je Tarif, Zusatzpakete (u. a. WhatsApp), KI-Sprachagent: aircall.io/de/preismodell (deutsche Ansicht, Euro; Land Deutschland bzw. Österreich; Monatspreise nach Umschalten auf „Monatlich zahlen“), abgerufen 26.10.2026
- AGB von Aircall SAS, Fassung 5.10 vom 10.09.2026 (Plan monatlich oder jährlich, automatische Verlängerung, 30 Tage Kündigungsfrist, Lizenzen nicht reduzierbar, Abrechnung der Minuten, zzgl. Steuern): legal.aircall.io, abgerufen 26.10.2026
- Testphase (7 Tage, keine Portierung im Test): Aircall-Hilfe-Center, abgerufen 26.10.2026
- Eigene Leitung nur mit Twilio-Nummern per SIP-Trunk: SIP-Trunking mit Twilio; Tischtelefone und SIP-Geräte: SIP-Geräte, abgerufen 26.10.2026
- Nummer von Aircall zu einem anderen Anbieter mitnehmen: Porting out, abgerufen 26.10.2026
- Anrufliste als CSV, Aufnahmen herunterladen: Anrufliste; Kontakte nur über den Support exportieren: Kontakte, abgerufen 26.10.2026
- Posteingang (Anrufe, Voicemails, SMS, WhatsApp): Workspace-Posteingang, abgerufen 26.10.2026
- WhatsApp in Aircall (bezahlter Tarif nötig, Nachrichten, keine Massenversände, Gebühren in US-Dollar): Produktseite, Überblick und Nutzungsgebühren, abgerufen 26.10.2026
- Datenstandort (AWS, EU-Daten in Frankfurt, was meist in den USA liegt; Stand 16.10.2026): aircall.io/regional-data-hosting, abgerufen 26.10.2026
- Länder mit Aircall-Rufnummern (u. a. Österreich, Deutschland): aircall.io/countries, abgerufen 26.10.2026
- Telefonanbieter-Beispiel (Zadarma, Österreich): laut unserer Kostenseite
Aircall ist eine Marke ihres Herstellers. Dieser Vergleich ist unabhängig und nach bestem Wissen; Fehler bitte an office@the-y.at, wir korrigieren sofort.