Zendesk-Alternative mit Telefonanlage und CRM
Zendesk ist eine gehostete Kundenservice-Software mit Tickets, Help Center, Messaging, Telefonie und KI-Agenten – bezahlt wird für jede Person, die Anfragen beantwortet (Agent). Wer ein großes Support-Team mit vielen Kanälen und festen Abläufen führt, ist dort gut aufgehoben. The-Y CRM ist für Teams, bei denen Kunden gleichzeitig über WhatsApp, Telefon und E-Mail kommen – mit eingebauter Telefonanlage, Deals und Rechnungen in einem Werkzeug, zum Pauschalpreis: von uns gehostet mit Cloud Pro (Server in Wien) oder selbst gehostet.
Der Unterschied in einem Satz
Bei Zendesk zahlst du pro Agent: Telefonie gibt es ab Suite Team, ein Sprachmenü (IVR) erst ab Suite Professional oder per Add-on, Rufnummern und Minuten kommen extra dazu, und das Vertriebs-CRM Sell stellt Zendesk 2027 ein. The-Y CRM ist Posteingang, Telefonanlage mit IVR und CRM in einem – zum Pauschalpreis, auch gratis.
Warum es The-Y CRM gibt
Ich bin Thomas Nuri Yilmaz, Gründer von The-Y, und war bis September 2026 Head of IT bei Dove Touristik. 2024 stand ich vor genau dieser Frage: Ich habe nach einem Ticketsystem gesucht, osTicket getestet, dann Zammad, und über die Suche nach einer respond.io-Alternative Chatwoot gefunden. Zammad, Chatwoot und n8n habe ich selbst betrieben. Was mir fehlte, war alles in einem: WhatsApp, Telefon und E-Mail in einem Posteingang, mit eigener Telefonanlage. Heute arbeiten wir bei The-Y mit keinem dieser Werkzeuge mehr, sondern mit The-Y CRM.
Zendesk und The-Y CRM im Vergleich
Zendesk laut offizieller Preisseite mit Plan-Vergleich, Kundenvertrag und Hilfe-Center, abgerufen am 26.10.2026 (Quellen unten). Preise in Euro je Agent und Monat, wie zendesk.de sie zeigt: Support Team 19 €, Suite Team 55 €, Suite Professional 115 € bei jährlicher Zahlung, 25 € / 69 € / 149 € bei monatlicher Zahlung; zendesk.com zeigt dieselben Beträge in US-Dollar. Ob die Preise netto sind, steht auf der Preisseite nicht; laut Kundenvertrag kommen Steuern dazu. Rufnummern, Gesprächsminuten, SMS und Metas WhatsApp-Gebühren kommen extra. „Nicht gefunden“ heißt: in den offiziellen Quellen nicht gefunden. Angaben zu The-Y CRM: Stand Version 1.1.53 vom 25.10.2026.
Bleib bei Zendesk, wenn …
- du ein großes Support-Team mit festen Abläufen führst – Zendesk bietet z. B. Verteilung nach Fähigkeiten, bis zu 5 Help Center in über 40 Sprachen und bis zu 100 Light Agents (ab Suite Professional),
- du KI-Agenten für Chat und E-Mail aus einer Hand willst – automatisierte Lösungen sind in jedem Plan enthalten,
- du den Datenstandort zwischen USA, EWR, Vereinigtem Königreich, Japan und Australien wählen willst – Cloud Pro von The-Y läuft immer in Österreich (Rechenzentrum Wien),
- du X, WeChat oder LINE brauchst oder die über 1.000 fertigen Apps im Zendesk Marketplace nutzen willst,
- du keine Alpha-Software einsetzen willst – The-Y CRM ist Alpha.
Nimm The-Y CRM, wenn …
- dein Team selbst telefoniert und ein Sprachmenü (IVR), Warteschlangen und Voicemail braucht – ohne Aufpreis je Agent und auch für WhatsApp-Anrufe,
- du Deals, Pipeline und Rechnungen (bis zum Export für den Steuerberater) im selben Werkzeug willst – Zendesk stellt sein Vertriebs-CRM Sell 2027 ein,
- du deine eigene Telefonleitung für ein- und ausgehende Anrufe nutzen willst – bei Zendesk geht eine eigene Leitung (SIP-IN) laut Hilfe-Center nur eingehend,
- du pauschal statt pro Agent zahlen willst: selbst gehostet 10 € im Monat oder einmal 240 €, gehostet mit Cloud Pro 20 € im Monat – egal wie groß das Team ist.
Zendesk-Telefonie: Tarife, IVR und Kosten
Telefonie gibt es bei Zendesk ab Suite Team (55 € je Agent und Monat bei jährlicher Zahlung): Anrufe im Browser annehmen oder aufs Telefon weiterleiten, mit Voicemail und Aufzeichnung. Ein Sprachmenü (IVR) kommt erst mit Suite Professional (115 € je Agent und Monat) oder mit dem Add-on Contact Center (82 € je Agent und Monat). Rufnummern und Gesprächsminuten rechnet Zendesk zusätzlich nach Verbrauch ab, eine eigene Leitung (SIP-IN) geht laut Hilfe-Center nur eingehend, und im Tarif Support Team gibt es keine Telefonie. In The-Y CRM ist die Telefonanlage mit IVR, Warteschlangen und Voicemail in jedem Tarif dabei, auch gratis; die Rufnummer kommt von deinem eigenen SIP-Anbieter, für ein- und ausgehende Anrufe. Mehr dazu: CRM mit Telefonanlage – Telefonie bei Zendesk, HubSpot & Co.
Rechenbeispiel: 5 Personen, WhatsApp und Telefon
Gesprächsminuten und Metas WhatsApp-Gebühren kommen bei jedem Werkzeug dazu. Bei The-Y zahlst du sie direkt an deinen Telefonanbieter und an Meta, ohne Aufschlag. Bei Zendesk rechnet Zendesk Rufnummern und Minuten nach Verbrauch ab; wie Metas WhatsApp-Gebühren abgerechnet werden, klärt laut Hilfe-Center dein Account Manager. Seit 01.10.2026 berechnet Meta auch Antworten im 24-Stunden-Fenster; die ersten 1.000 pro Nummer und Monat sind gratis. Diese 1.000 sind Metas Freikontingent – nicht zu verwechseln mit der Grenze von The-Y Free (1.000 ausgehende Nachrichten im Monat über alle Kanäle). Alles im Detail mit Rechner für jedes Land: Was The-Y CRM wirklich kostet. Bis 3 Personen reicht The-Y Free (0 €) – in unserer Cloud oder selbst gehostet mit Gratis-Schlüssel.
Du willst keinen Server selbst betreiben? Nimm Cloud Pro.
Wir hosten The-Y CRM für dich – ein Preis pro Unternehmen, alle Nutzer und Marken inklusive, 10 GB Speicher, Updates und Backups, Server in Österreich (Rechenzentrum Wien). Nachrichten und Gesprächsminuten ohne Mengengrenze: WhatsApp, SMS, Telefon und KI laufen über deine eigenen Konten, Meta und deine Anbieter rechnen direkt mit dir ab – ohne Aufschlag. Gleichzeitig gehen bis zu 10 Telefonate.
20 € im Monat während Alpha und Beta – der Preis bleibt, solange dein Abo ohne Unterbrechung läuft; ab der Live-Version 40 €. Oder 240 € im Jahr (ab Live 480 €). Inkl. USt., nur für Unternehmen, jederzeit zum Ende des bezahlten Zeitraums kündbar.
So geht's: Gratis-Konto anlegen, dann in der App unter Einstellungen → Lizenz Cloud Pro buchen. Deine Daten nimmst du jederzeit auf deinen eigenen Server mit – es ist dieselbe Software. Mehr Speicher (+10 GB für 3 € im Monat) und Automations-Pakete (5 € im Monat) buchst du dazu; individuelle Kontingente und Preise auf Anfrage: sales@the-y.at.
So testest du in etwa 30 Minuten
- Gratis-Konto anlegen auf crm.the-y.at.
- Postfach, WhatsApp-Nummer oder Telefon verbinden – Anleitungen in der Dokumentation.
- Team einladen und schauen, ob es passt. Kontakte und Firmen lassen sich per CSV importieren.
Gefällt es dir, ziehst du auf deinen eigenen Server um – gratis mit Gratis-Schlüssel (Grenzen wie Free) oder ohne Grenzen mit der Self-Hosting-Lizenz (Anleitung, Server-Anforderungen) – oder du bleibst in unserer Cloud und buchst in der App Cloud Pro für dein ganzes Unternehmen.
Häufige Fragen
Kann ich The-Y CRM selbst hosten?
Ja, per Docker auf deinem eigenen Server – auf zwei Arten: kostenlos mit Gratis-Schlüssel (nach der Registrierung in der App erzeugt; dieselben Grenzen wie Free: 3 Nutzer, 1.000 ausgehende Nachrichten über alle Kanäle und 200 ausgehende Gesprächsminuten pro Monat, 2 gleichzeitige Telefonate, 2 GB; ohne Support, Rückmeldungen in der Alpha sind willkommen) oder ohne Nutzungsgrenzen mit der Self-Hosting-Lizenz für 10 € im Monat oder 240 € einmalig (während Alpha und Beta; ab der Live-Version 20 € bzw. 480 €). Die 10 € und die 240 € sind dieselbe Lizenz – einmal als Abo, einmal unbefristet.
Gibt es The-Y CRM auch gehostet für mehr als 3 Personen?
Ja, mit Cloud Pro: Wir hosten The-Y CRM für dich in Österreich (Rechenzentrum Wien) – alle Nutzer und Marken inklusive, 10 GB Speicher, Updates und Backups. Das kostet 20 € im Monat während Alpha und Beta (der Preis bleibt, solange dein Abo ohne Unterbrechung läuft; ab der Live-Version 40 €) oder 240 € im Jahr – inkl. USt., nur für Unternehmen. Nachrichten und Gesprächsminuten haben keine Mengengrenze, weil WhatsApp, SMS, Telefon und KI über deine eigenen Konten laufen. Gleichzeitig gehen bis zu 10 Telefonate. Gratis in der Cloud geht es bis 3 Nutzer (1.000 ausgehende Nachrichten über alle Kanäle und 200 ausgehende Gesprächsminuten pro Monat, 2 gleichzeitige Telefonate, 2 GB Speicher). Gebucht wird Cloud Pro in der App unter Einstellungen → Lizenz; individuelle Kontingente auf Anfrage an sales@the-y.at.
Zendesk hat doch auch Telefonie – was ist anders?
Ja, ab Suite Team (55 € je Agent und Monat bei jährlicher Zahlung) nimmst du bei Zendesk Anrufe im Browser an, mit Voicemail und Aufzeichnung. Ein Sprachmenü (IVR), Geschäftszeiten und Rückrufanfrage gibt es laut Plan-Vergleich erst ab Suite Professional (115 € je Agent und Monat); ein erweitertes IVR gibt es auch mit dem Add-on Contact Center (82 € je Agent und Monat). Rufnummern und Gesprächsminuten rechnet Zendesk zusätzlich nach Verbrauch ab. Eine eigene Leitung (SIP-IN, „Bring Your Own Carrier“) geht laut Hilfe-Center nur für eingehende Anrufe. In The-Y CRM ist die Telefonanlage eingebaut, IVR inklusive, auch im Gratis-Tarif – seit Version 1.1.45 auch für WhatsApp-Anrufe. Du brauchst nur eine Rufnummer bei einem Telefonanbieter – derzeit sipgate, Zadarma oder Twilio, weitere folgen.
Hat Zendesk ein CRM für Deals?
Zendesk Sell war das separate Vertriebs-CRM von Zendesk. Laut Ankündigung vom 09.09.2025 stellt Zendesk Sell am 31.08.2027 ein und empfiehlt Pipedrive als Ersatz. In der Zendesk Suite verwaltest du Kontakte und Organisationen; Deals, Pipeline und Rechnungen haben wir im Plan-Vergleich der Suite nicht gefunden. In The-Y CRM sind Kontakte, Firmen, Deals, Pipeline, Rechnungen und Termine im selben Werkzeug – dazu Zahlungen, offene Posten, Mahnungen, Belege und Export für den Steuerberater (DATEV, BMD).
Was kostet WhatsApp?
The-Y verlangt keinen Aufpreis. Die Gebühren von Meta zahlst du direkt an Meta. Bei Zendesk sind Metas Gebühren laut Hilfe-Center getrennt von den Zendesk-Gebühren; wie sie abgerechnet werden, klärt dein Account Manager. Seit 01.10.2026 berechnet Meta auch Antworten im 24-Stunden-Fenster; die ersten 1.000 pro Nummer und Monat sind gratis. Diese 1.000 sind Metas Freikontingent – nicht zu verwechseln mit der Grenze von The-Y Free (1.000 ausgehende Nachrichten im Monat über alle Kanäle). Details auf der Kostenseite.
Kann ich meine bestehende WhatsApp-Nummer verwenden?
Ja. Schreibst du schon mit der WhatsApp-Business-App, kannst du sie behalten: The-Y CRM verbindet die Nummer zusätzlich über die WhatsApp Business Platform von Meta, am Handy gesendete Antworten erscheinen auch im CRM, und bis zu 180 Tage Verlauf werden übernommen. Läuft die Nummer in der privaten WhatsApp-App, stellst du sie vorher auf die WhatsApp-Business-App um oder löst sie aus WhatsApp – das ist eine Vorgabe von Meta für die Business-Plattform und gilt genauso bei Zammad, Chatwoot oder Twilio. Die Nummer bleibt deine.
Was passiert mit meiner Lizenz, wenn es The-Y nicht mehr gibt?
Dann bekommen alle selbst gehosteten Installationen – mit Gratis-Schlüssel, Monatslizenz oder Lifetime-Lizenz – vorher ein letztes Update, das die Lizenzprüfung und alle Nutzungsgrenzen entfernt. Danach laufen sie kostenlos und ohne Grenzen unbefristet weiter; deine Daten liegen ohnehin auf deinem Server. So steht es auch in den Nutzungsbedingungen. Nutzt du Free oder Cloud Pro in unserer Cloud, kannst du deine Daten jederzeit exportieren.
Umstieg von Zendesk – Schritt für Schritt
Jeder Schritt dauert in The-Y etwa 5 bis 10 Minuten. Wartezeit kann dazukommen, wenn die Zwei-Schritt-PIN der WhatsApp-Nummer erst abgeschaltet werden muss oder du eine Rufnummer von Zendesk mitnimmst. Sichere deine Daten rechtzeitig: Laut Kundenvertrag kannst du sie bis 30 Tage nach Ende der Laufzeit exportieren.
- Kontakte mitnehmen (ca. 5–10 Min.): Bei Zendesk exportierst du deine Kunden (dort „Benutzer“) und Organisationen unter Admin Center → Konto → Tools → Berichte als JSON- oder XML-Datei. Diesen Export muss der Account Owner vorher beim Zendesk-Support freischalten lassen; in den Team-Plänen gibt es ihn laut Hilfe-Center nicht, dort nur über die Programmier-Schnittstelle (API). Eine CSV-Datei mit Kunden bietet Zendesk selbst nur mit dem älteren Zusatzpaket „Customer Lists“ an. Die JSON- oder XML-Datei wandelst du deshalb vorher in eine CSV-Datei um. In The-Y lädst du unter Kontakte → „Import“ die CSV-Datei hoch, genauso Firmen und Deals. Ein Probelauf zeigt vorher je Zeile, was neu angelegt oder ergänzt wird. Telefonnummern kommen ins internationale Format, damit The-Y Kunden wiedererkennt, wenn sie per WhatsApp schreiben.
- E-Mail neu verbinden (ca. 5–10 Min.): Microsoft 365 und Outlook.com mit „Mit Microsoft verbinden“, ohne Passwort, alle anderen Postfächer über IMAP/SMTP. Wählst du „Ganzer Verlauf“, holt The-Y auch die Mails, die noch im Posteingang des Postfachs liegen. Leitest du Mails heute an Zendesk weiter, stellst du die Weiterleitung danach ab. Anleitung →
- Telefon über deine SIP-Leitung (ca. 10 Min., mit Portierung länger): Trag die Leitung deines Telefonanbieters ein (derzeit sipgate, Zadarma oder Twilio) und verknüpf die Rufnummer dort mit dieser Leitung. Hast du heute eine Rufnummer von Zendesk, beantragst du die Mitnahme (Portierung) bei deinem neuen Anbieter. Laut Hilfe-Center gibt Zendesk die Nummer innerhalb von 24 Stunden frei, wenn bei Zendesk keine Zahlungen offen sind; den Zeitplan bestimmt der neue Anbieter. Danach bleibt die Nummer bei deinem Anbieter. Anleitung →
- WhatsApp-Nummer umziehen (ca. 5–10 Min., dazu ggf. Wartezeit): Bei Zendesk liegt das WhatsApp-Konto laut Hilfe-Center in deinem eigenen Meta Business Manager, Zendesk ist dein Anbieter für die Anbindung. Für den Wechsel schaltest du im WhatsApp Manager bei der Nummer die Bestätigung in zwei Schritten ab. Wurde die Nummer früher in einem WhatsApp-Konto eingerichtet, das Zendesk verwaltet, bittest du zuerst den Zendesk-Support, die PIN abzuschalten. In The-Y klickst du „WhatsApp verbinden“ und wählst im Fenster von Meta dein Unternehmen, dein WhatsApp-Konto und die Nummer. Hat die Nummer noch eine Zwei-Schritt-PIN, gibst du sie danach im Feld „Vorhandene PIN“ ein. Danach läuft die Nummer über dein eigenes Meta-Konto, und Meta rechnet direkt mit dir ab. Anleitung →
- Website-Chat tauschen (ca. 5–10 Min.): Ersetz das Zendesk-Widget auf deiner Website durch den Web-Chat von The-Y – mit Chat-Link, QR-Code und Anleitungen für Website-Baukästen. Anleitung →
Was nicht mitkommt
- Der bisherige Ticketverlauf aus Zendesk – einen Import dafür gibt es nicht. Ausnahme sind E-Mails, die noch im Postfach liegen (Schritt 2).
- Makros, Auslöser und Automatisierungen legst du in The-Y neu an.
Genug gelesen? Schau es dir selbst an.
Klick dich mit Beispieldaten durch Posteingang, Telefonanlage und Deals und sieh, ob es für dein Team besser passt als Zendesk – nach 24 Stunden ist alles wieder gelöscht.
Lieber gemeinsam? Wir richten es per Video mit dir ein – im Browser, nichts zu installieren. Mo–Fr 10–12 und 14–17 Uhr (Wiener Zeit).
Weitere Vergleiche
Zammad · Chatwoot · osTicket · FreeScout · respond.io · Trengo · superchat · Bitrix24 · Freshdesk · WATI · Userlike · Kommo · HubSpot · Aircall · WhatsApp Business mit mehreren Mitarbeitern · Telefonanlage für kleine Firmen · Alle Vergleiche
Quellen (Stand 10/2026)
- Preise, Pläne, Add-ons (Copilot, Contact Center) und Plan-Vergleich (Telefonie, Kanäle, Help Center, CSAT, KI, Light Agents, Datenstandort), 14 Tage Test, Startup-Programm, Laufzeiten, Währungen: zendesk.de/pricing (Euro-Ansicht; zendesk.com/pricing in US-Dollar), abgerufen 26.10.2026
- Kundenvertrag (automatische Verlängerung, Kündigung, keine Erstattung, Agents nicht senkbar, Steuern, Export bis 30 Tage nach Ende): Zendesk Customer Agreement (englisch), abgerufen 26.10.2026
- Telefonie: Pläne, Rufnummern und Gesprächsminuten als Nutzungskosten: Getting started with voice support und Zendesk Talk billing FAQ (Hilfe-Center, englisch), abgerufen 26.10.2026
- Eigene Leitung per SIP-IN („Bring Your Own Carrier“, nur eingehend): Adding a SIP-IN line (Hilfe-Center, englisch), abgerufen 26.10.2026
- Rufnummer portieren, auch weg von Zendesk: Porting numbers for Zendesk Talk (Hilfe-Center, englisch), abgerufen 26.10.2026
- WhatsApp-Kanal (Pläne, eigener Meta Business Manager, nicht gleichzeitig in der WhatsApp-Business-App, keine WhatsApp-Anrufe): Adding WhatsApp channels to the Agent Workspace (Hilfe-Center, englisch), abgerufen 26.10.2026
- WhatsApp-Nummer umziehen (Zendesk als Business Solution Provider, Zwei-Schritt-PIN): Migrating WhatsApp numbers (Hilfe-Center, englisch), abgerufen 26.10.2026
- Metas WhatsApp-Gebühren ab 01.10.2026, getrennt von den Zendesk-Gebühren: Ankündigung vom 10.08.2026 (Hilfe-Center, englisch), abgerufen 26.10.2026
- Datenexport (JSON, CSV, XML; Pläne; Freischaltung durch den Support) und Kunden exportieren: Exporting ticket, user, or organization data, Export a list of users und Customer Lists (Hilfe-Center, englisch), abgerufen 26.10.2026
- Zendesk Sell wird am 31.08.2027 eingestellt (Ankündigung vom 09.09.2025, Pipedrive als Ersatz): Announcing the retiring of Zendesk Sell (Hilfe-Center, englisch), abgerufen 26.10.2026
- Datenstandort, Regionen und Ausnahmen: Regional Data Hosting Policy (englisch), abgerufen 26.10.2026
- Server-Beispiel: netcup.com, laut unserer Kostenseite
Zendesk ist eine Marke ihres Herstellers. Dieser Vergleich ist unabhängig und nach bestem Wissen; Fehler bitte an office@the-y.at, wir korrigieren sofort.
