Ticketsystem kostenlos für kleine Firmen: keine Anfrage geht mehr unter
Eine Kundin schreibt an info@, ein Kunde per WhatsApp, ein dritter ruft an. Drei Tage später fragt einer nach: „Hat sich schon wer gemeldet?“ Genau dafür gibt es ein Ticketsystem. Jede Anfrage bekommt eine Nummer, eine zuständige Person und einen Status. Hier steht, was „kostenlos“ dabei wirklich heißt, was ein kleines Team braucht und wann ein anderes System besser passt.
Kostenlose Ticketsysteme gibt es in drei Formen: Gratis-Tarif mit Grenzen, selbst gehostet mit eigener Wartung oder Test auf Zeit. The-Y CRM ist dauerhaft gratis für bis zu 3 Personen, mit E-Mail, WhatsApp, Web-Chat und Telefon in einer Liste. Für mehr Personen kostet Cloud Pro 20 € im Monat pro Unternehmen, alle Nutzer und Marken inklusive (Preis in Alpha & Beta).
Was „kostenlos“ bei Ticketsystemen wirklich heißt
| System | Gratis-Weg | Haken | Danach |
|---|---|---|---|
| Zammad | selbst gehostet 0 €; gehostet 30 Tage Test | eigener Server ab 6 GB RAM, Wartung selbst | gehostet ab 7 € je Agent, WhatsApp erst ab 25 € je Agent |
| osTicket | selbst gehostet 0 €; gehostet 30 Tage Test | Kanäle nur E-Mail, Webformular, API | gehostet ab $12 je Agent |
| FreeScout | Kern selbst gehostet 0 € | Kern nur E-Mail, mehr per Kauf-Modul; kein eigenes Cloud-Angebot | Module einmalig, z. B. WhatsApp 5 € |
| HubSpot | kostenlose Version bis 2 Nutzer | Tickets für E-Mail und Live-Chat, ohne WhatsApp und Telefonie | Help-Desk ab Professional, 90 € je Lizenz |
| Freshdesk | 14 Tage Test; „Free Program“ bis 2 Agents für 6 Monate | kein Gratis-Tarif auf der Preisseite | ab 17 € je Agent |
| Zendesk | 14 Tage Test | kein Gratis-Plan | ab 19 € je Agent |
| The-Y CRM Free | dauerhaft 0 €, in unserer Cloud oder selbst gehostet | 3 Personen, 1.000 ausgehende Nachrichten und 200 ausgehende Gesprächsminuten im Monat, „Powered by The-Y“ | Cloud Pro 20 € im Monat pro Unternehmen |
Preise je Agent bzw. Lizenz und Monat, bei Zammad, HubSpot, Freshdesk und Zendesk bei jährlicher Zahlung, netto bzw. zzgl. Steuern; The-Y inkl. USt. Abgerufen am 10.10.2026 (Zammad, osTicket, FreeScout, Freshdesk) bzw. 26.10.2026 (HubSpot, Zendesk). Details und Quellen in unseren Vergleichen: Zammad · osTicket · FreeScout · HubSpot · Freshdesk · Zendesk.
Was ein kleines Team wirklich braucht
Für drei bis zehn Leute zählen diese sieben Punkte – so in The-Y CRM:
- Jede Anfrage wird ein Ticket #N, egal ob Mail, WhatsApp, Web-Chat, Messenger, Instagram oder Anruf.
- Zuweisen: Jedes Ticket hat eine zuständige Person. Mit „Übernehmen“ nimmst du es selbst.
- Status: offen, zurückgestellt oder geschlossen. Zurückgestellte Tickets kommen zum gewählten Zeitpunkt wieder nach oben.
- Interne Notiz: nur fürs Team, der Kunde sieht sie nie.
- Schutz vor Doppel-Antworten: Im Ticket steht „Lena schreibt gerade …“, darunter die Bitte, nicht doppelt zu antworten.
- Ansicht „Kunde wartet“: zeigt, wer noch auf eine Antwort wartet. Dazu „Meine offenen“ und „Unzugewiesen“.
- Öffnungszeiten: einmal eintragen, außerhalb geht eine automatische Antwort raus.
In einer Viertelstunde zum ersten Ticket
- Gratis-Konto anlegen auf crm.the-y.at, ohne Kreditkarte.
- Einstellungen → Kanäle → „＋ Hinzufügen“ → E-Mail. Microsoft 365 und Outlook.com verbindest du mit einem Klick, Gmail mit App-Passwort, alle anderen über IMAP/SMTP. Das dauert etwa 5 bis 10 Minuten.
- „Nur neue Mails“ wählen und speichern.
- Von einem anderen Konto eine Test-Mail schicken. Nach etwa einer Minute steht sie als neues Ticket im Posteingang.
WhatsApp, Web-Chat und Telefon verbindest du später auf derselben Seite. Anleitung: E-Mail-Postfach einrichten →
DSGVO: worauf du beim Ticketsystem achtest
- Wo liegen die Daten? Von The-Y gehostet (Free und Cloud Pro): Server in Österreich (Rechenzentrum Wien). Oder du hostest selbst.
- Auftragsverarbeitung: Mit dem Anbieter brauchst du einen Vertrag (AVV). Unserer steht hier.
- Löschen: Einen Kontakt löschst du endgültig, samt Gesprächen, Anhängen und Aufnahmen.
- Export: Deine Daten bekommst du jederzeit als CSV oder Snapshot.
Dienste, die du selbst verbindest (WhatsApp, E-Mail-Anbieter, SMS, KI), verarbeiten Daten nach ihren eigenen Bedingungen. Das ist keine Rechtsberatung.
Nimm etwas anderes, wenn …
- du ein IT-Ticketsystem mit Geräte-Inventar für die eigene IT brauchst – dafür gibt es eigene Service-Desks,
- du den Quellcode selbst ändern willst – dann passen Zammad, osTicket oder FreeScout; The-Y CRM ist proprietär,
- du heute lange erprobte Software brauchst – The-Y CRM ist Alpha.
Nimm The-Y CRM, wenn …
- Kunden per Mail, WhatsApp und Telefon kommen und alles in eine Liste soll,
- du keine zusätzliche Telefonanlage willst (Zammad-Alternative mit integrierter Telefonanlage),
- du pauschal statt pro Agent zahlen willst.
Häufige Fragen
Gibt es ein Ticketsystem, das dauerhaft kostenlos ist?
Ja, auf zwei Wegen. Selbst gehostete Systeme wie Zammad, osTicket oder FreeScout kosten keine Lizenz, dafür zahlst du Server und Wartung. Oder ein dauerhafter Gratis-Tarif mit Grenzen: The-Y CRM Free kostet 0 € für bis zu 3 Personen, mit 1.000 ausgehenden Nachrichten und 200 ausgehenden Gesprächsminuten im Monat.
Kann ich mein bestehendes E-Mail-Postfach verwenden?
Ja. Jedes Postfach mit IMAP/SMTP lässt sich verbinden, Microsoft 365 und Outlook.com mit „Mit Microsoft verbinden“, Gmail mit einem App-Passwort. Eingehende Mails werden Tickets, Antworten gehen über dieselbe Adresse raus.
Werden auch WhatsApp-Nachrichten und Anrufe zu Tickets?
Ja. In The-Y CRM ist jedes Gespräch ein Ticket, egal ob E-Mail, WhatsApp, Web-Chat, Messenger, Instagram oder Anruf. Ein Anruf mit Mailbox-Nachricht bleibt ein Ticket. Verpasste Anrufe und Mailbox-Nachrichten werden nicht automatisch geschlossen.
Ist das Ticketsystem DSGVO-konform?
Ein pauschales Versprechen gibt es nicht, es hängt vom Einsatz ab. Wichtig sind ein Auftragsverarbeitungsvertrag, der Serverstandort und dass du Daten löschen kannst. Von The-Y gehostet läuft The-Y CRM auf einem Server in Österreich (Rechenzentrum Wien), ein AVV steht bereit, Kontakte lassen sich samt Gesprächen endgültig löschen.
Was kostet es ab der vierten Person?
Mit Cloud Pro 20 € im Monat pro Unternehmen, alle Nutzer und Marken inklusive. Selbst gehostet kostet die Lizenz ohne Grenzen 10 € im Monat oder 240 € einmalig. Die Preise gelten während Alpha und Beta. Details stehen auf der Kostenseite.
Probier es mit deinem eigenen Postfach aus.
Leg ein Gratis-Konto an und verbinde info@ – oder klick dich vorher in der Demo mit Beispieldaten durch den Posteingang. Die Demo ist nach 24 Stunden wieder gelöscht.
Lieber gemeinsam? Wir richten es per Video mit dir ein – im Browser, nichts zu installieren. Mo–Fr 10–12 und 14–17 Uhr (Wiener Zeit).
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Quellen
- Funktionen des Posteingangs (Ticket #N, Status, Ansichten, Zuweisen, „schaut gerade“): Doku Posteingang; E-Mail verbinden: E-Mail-Postfach einrichten; Tarife und Grenzen: Kostenseite
- Andere Anbieter: deren Preis- und Hilfe-Seiten, verlinkt in unseren Vergleichen (Abrufdatum oben); offene Punkte der Alpha: Known Issues
Zammad, osTicket, FreeScout, HubSpot, Freshdesk und Zendesk sind Marken ihrer Eigentümer. Angaben nach bestem Wissen; Fehler bitte an office@the-y.at, wir korrigieren sofort.