Kundenservice-Software für kleine Firmen: Welche Art brauchst du wirklich?
Vergleichslisten werfen Helpdesks, Chat-Werkzeuge und Telefonanlagen in einen Topf. Für ein Team von drei bis zehn Leuten ist die erste Frage aber nicht „welches Produkt?“, sondern „welche Art?“. Fünf Fragen bringen dich hin – auch zu Werkzeugen, die nicht von uns sind.
Kommt fast alles per E-Mail, reicht ein gemeinsames Postfach oder ein Ticketsystem. Schreiben Kunden per WhatsApp und rufen an, brauchst du ein Werkzeug, das beides kann – sonst springt dein Team zwischen drei Programmen. The-Y CRM ist so ein Alles-in-einem: Helpdesk + CRM + Omnichannel in einem System, gratis bis 3 Personen.
Der Wegweiser: 5 Fragen
- Wie schreiben deine Kunden? Fast nur E-Mail → gemeinsames Postfach oder Ticketsystem. Viel über die Website → Live-Chat. WhatsApp, Instagram und E-Mail gemischt → Omnichannel.
- Wie viele Leute antworten? Eine Person → das Postfach reicht meist. Ab zwei → du brauchst Zuständigkeit und Status, also einen Helpdesk.
- Ist Telefon wichtig? Ja, und Anrufe sollen beim Kunden im Verlauf stehen → CRM mit Telefonanlage. Nur Telefon → eine Telefonanlage.
- Brauchst du Kundenakte, Angebote, Rechnungen oder Termine? Ja → ein CRM, in dem auch der Kundenservice läuft, etwa mit Rechnungen und Online-Terminbuchung.
- Willst du selbst hosten? Ja → FreeScout, osTicket und Zammad laufen auf deinem Server, The-Y CRM per Docker.
Die Arten im Überblick
| Art | Passt, wenn … | Bekannte Werkzeuge (Preisstand) |
|---|---|---|
| Gemeinsames Postfach | wenige Mails, ein kleines Team | Microsoft 365 (freigegebenes Postfach ohne eigene Lizenz) · Hiver (in Gmail, 7 Tage Test) · FreeScout (selbst gehostet 0 €, nur E-Mail) |
| Helpdesk / Ticketsystem | mehrere Leute, viele Anfragen, Antwortziele | Zendesk (ab 19 € je Agent) · Freshdesk (ab 17 € je Agent) · Zammad (gehostet ab 7 € je Agent, selbst gehostet 0 €) · osTicket (selbst gehostet 0 €) |
| Live-Chat | Fragen kommen vor allem über die Website | Lime Connect, früher Userlike (Free 1 Platz, Pro ab 87 €/Monat, mind. 3 Plätze) · Chatwoot (Hacker-Tarif bis 2 Agenten, nur Live-Chat) |
| WhatsApp fürs Team | WhatsApp ist der Hauptkanal | superchat (Basic 89 € netto, 3 Nutzer) · Trengo (Boost 299 € netto bei jährlicher Zahlung, 10 Nutzer) |
| Telefonanlage | Anrufe sind der Hauptkanal | Aircall (Essentials 30 € je Lizenz, mind. 3; WhatsApp +10 €) |
| Alles in einem | E-Mail, WhatsApp und Anrufe gemischt, dazu Kundenakte | HubSpot (gratis bis 2 Nutzer; Help-Desk und WhatsApp ab Professional, 90 € je Lizenz) · The-Y CRM (0 € bis 3 Personen, Cloud Pro 20 €/Monat pro Unternehmen, alle Nutzer und Marken) |
Preise je Monat, bei jährlicher Zahlung wo genannt, zzgl. Steuern; The-Y inkl. USt. Abgerufen am 10.10. bzw. 26.10.2026, Quellen in unseren Vergleichen. Microsoft und Hiver: abgerufen am 06.11.2026.
Wann ein Spezialist besser ist
- Großes Support-Team mit festen Abläufen und vielen fertigen Anbindungen: Zendesk oder Freshdesk. Zendesk etwa nennt über 1.000 Apps im Marketplace.
- Nur E-Mail, selbst gehostet, kostenlos: FreeScout oder osTicket.
- Viele Anrufe gleichzeitig wie in einem Callcenter: eine eigene Telefonanlage. The-Y CRM schafft mit Cloud Pro bis zu 10 Telefonate gleichzeitig, im Free 2.
- Alles soll in Gmail bleiben: ein Gmail-Zusatz wie Hiver.
- Du brauchst heute lange erprobte Software: The-Y CRM ist Alpha. Offene Punkte stehen in den Known Issues.
Was „alles in einem“ bei The-Y CRM heißt
Ein Posteingang für WhatsApp, E-Mail, Messenger, Instagram, Web-Chat und Anrufe, dazu Kundenakte, Deals, Termine mit Buchungslinks, Rechnungen und eine eingebaute Telefonanlage. Ehrlich dazu:
- Termin-Erinnerungen gehen per E-Mail; per WhatsApp oder SMS seit 1.1.58 über einen Ablauf („Termin steht an“) – über dein eigenes WhatsApp- bzw. SMS-Konto.
- Bezahlen oder Anzahlen bei der Online-Buchung gibt es nicht.
- Rechnungen laufen in einem Nummernkreis je Konto, auch bei mehreren Marken.
- WhatsApp-Gebühren zahlst du direkt an Meta, Minuten an deinen Telefonanbieter. The-Y schlägt nichts auf.
Nutzt du Zammad und vermisst Telefon und WhatsApp? Siehe Zammad-Alternative mit integrierter Telefonanlage.
Häufige Fragen
Welche Kundenservice-Software passt für ein kleines Unternehmen?
Das hängt davon ab, wie deine Kunden schreiben. Kommt fast alles per E-Mail, reicht ein gemeinsames Postfach oder ein Ticketsystem. Schreiben sie auch per WhatsApp und rufen an, spart ein Werkzeug mit allen Kanälen in einem Posteingang das Hin- und Herspringen.
Gibt es Kundenservice-Software kostenlos?
Ja, mit Grenzen. HubSpot ist gratis bis 2 Nutzer, ohne Telefon und WhatsApp. FreeScout und osTicket sind selbst gehostet gratis. The-Y CRM Free kostet dauerhaft 0 € für bis zu 3 Personen, mit WhatsApp, E-Mail, Web-Chat und Telefonanlage; Grenzen sind 1.000 ausgehende Nachrichten und 200 ausgehende Gesprächsminuten im Monat. Einen Vergleich der Gratis-Tarife findest du unter „CRM kostenlos“.
Kann ich meinen alten Verlauf mitnehmen?
Teilweise. Kontakte, Firmen und Deals importierst du in The-Y CRM per CSV. E-Mails, die noch im Postfach liegen, holt der Import-Modus „Ganzer Verlauf“. Behältst du die WhatsApp-Business-App, kommen bis zu 180 Tage WhatsApp-Verlauf mit. Den Chat- und Ticketverlauf aus einem anderen Werkzeug kannst du nicht importieren.
Was kostet „alles in einem“ bei The-Y CRM?
Free 0 € bis 3 Personen. Cloud Pro 20 € im Monat pro Unternehmen, alle Nutzer und Marken, Server in Österreich (Rechenzentrum Wien). Selbst gehostet ab 10 € im Monat oder Lifetime 240 € einmalig. Dazu kommen Metas Gebühren für WhatsApp und die Minuten deines Telefonanbieters, ohne Aufschlag. Die Preise gelten während Alpha und Beta. Alle Kosten stehen auf der Kostenseite.
Probier aus, ob „alles in einem“ zu euch passt.
In der Demo klickst du dich mit Beispieldaten durch Posteingang, Telefonanlage und Kundenakte – ohne Anmeldung, nach 24 Stunden ist alles gelöscht.
Lieber gemeinsam? Wir richten es per Video mit dir ein – im Browser, nichts zu installieren. Mo–Fr 10–12 und 14–17 Uhr (Wiener Zeit).
Ticketsystem · Helpdesk-Software · Gemeinsames Postfach · Omnichannel-Kundenservice · Live-Chat für die Website · CRM mit Telefonanlage · The-Y CRM im Überblick · Was The-Y CRM wirklich kostet
Quellen
- Andere Anbieter: deren Preis- und Hilfe-Seiten, verlinkt in unseren Vergleichen (Abrufdatum oben); Microsoft: freigegebene Postfächer; hiverhq.com
- The-Y CRM: Dokumentation · Kostenseite · Known Issues
Genannte Produktnamen sind Marken ihrer Eigentümer. Angaben nach bestem Wissen; Fehler bitte an office@the-y.at, wir korrigieren sofort.