CRM kostenlos: was Gratis-Tarife können – und was es danach kostet
Die Kundenliste liegt in Excel, Notizen stehen in Mails und auf Zetteln, und wer zuletzt mit wem gesprochen hat, weiß keiner genau. Ein CRM sammelt das an einer Stelle. Gratis klingt gut – aber „kostenlos“ heißt bei jedem Anbieter etwas anderes. Hier steht, was die Gratis-Tarife bekannter Anbieter enthalten, was es kostet, wenn dein Team wächst, und wie du deine Liste ohne Abtippen umziehst.
Drei Arten von „kostenlos“
- Gratis-Tarif ohne Ablaufdatum: dauerhaft 0 €, dafür mit Grenzen – meist bei der Zahl der Nutzer oder bei den Funktionen.
- Testphase: 14 oder 15 Tage alles ausprobieren, danach zahlst du oder verlierst den Zugang.
- Selbst hosten: Die Software kostet nichts oder wenig, aber den Server und die Zeit für Updates zahlst du selbst.
Gratis-Tarife im Vergleich
| Anbieter | Gratis | Gut zu wissen |
|---|---|---|
| HubSpot | kostenlose Version bis 2 Nutzer | Kontakte, Firmen, Deals, Tickets, Posteingang für E-Mail und Live-Chat; ohne Telefonie und ohne WhatsApp (Stand 26.10.2026) |
| Zoho CRM | laut Preisseite für 3 Benutzer dauerhaft kostenlos | welche Funktionen gratis sind, prüfst du auf der Preisseite (Stand 06.11.2026) |
| Bitrix24 | Free-Tarif | ohne Telefonie; die Nutzerzahl war auf der Seite widersprüchlich angegeben (Stand 10.10.2026) |
| Pipedrive | kein Gratis-Tarif, 14 Tage Test | danach ab Lite 14 € je Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung (Stand 06.11.2026) |
| The-Y CRM Free | dauerhaft, bis 3 Personen | alle Funktionen außer eigenem Branding – mit Telefonanlage, WhatsApp, Web-Chat, Terminbuchung und Finanzen. Grenzen: 1.000 ausgehende Nachrichten und 200 ausgehende Gesprächsminuten im Monat, 2 Gespräche gleichzeitig, 1 Marke, 2 GB, 5 aktive Abläufe; „Powered by The-Y“ auf Kunden-Mails und öffentlichen Seiten; Server in Österreich (Rechenzentrum Wien) |
Angaben laut den Preisseiten der Anbieter bzw. unseren verlinkten Vergleichsseiten, Abrufdatum in der Tabelle. Preise ändern sich – prüf sie vor der Entscheidung.
Was es kostet, wenn das Team wächst
Bei vielen Anbietern zahlst du ab dem Bezahl-Tarif je Person. Ein Rechenbeispiel für 5 Personen:
- HubSpot Starter: 5 × 10 € = 50 € im Monat, bei jährlicher Zahlung 5 × 7 € = 35 € (zeitlich begrenzter Rabatt laut hubspot.de; Starter höchstens 10 Lizenzen).
- Pipedrive Lite: 5 × 14 € = 70 € im Monat bei jährlicher Zahlung.
- The-Y CRM Cloud Pro: 20 € im Monat pro Unternehmen, alle Nutzer und Marken – egal ob 4 oder 14 Personen.
The-Y-Preise in Alpha & Beta, inkl. USt.; selbst gehostet ab 10 € im Monat oder Lifetime 240 € einmalig. WhatsApp, SMS, Telefon und KI laufen über deine eigenen Konten – die Kosten zahlst du direkt beim Anbieter, ohne Aufschlag. Alles im Detail: Was The-Y CRM wirklich kostet.
Reicht dir ein Gratis-Tarif? Checkliste
- Wie viele arbeiten mit? Zähl alle, die Kunden antworten – nicht nur dich.
- Über welche Wege kommen Kunden? Wenn sie anrufen oder per WhatsApp schreiben, prüf, ob der Gratis-Tarif Telefonie und WhatsApp überhaupt enthält.
- Wie viel geht raus? Schätz, wie viele Nachrichten und Gesprächsminuten ihr im Monat verschickt.
- Stört dich fremdes Branding? Manche Gratis-Tarife zeigen den Namen des Anbieters bei deinen Kunden – auch The-Y Free.
- Kommst du wieder raus? Prüf, ob du alle Daten als Datei exportieren kannst.
- Wo liegen die Daten? Frag nach Serverstandort und Auftragsverarbeitung.
Von Excel ins CRM: so ziehst du um
- Vorlage holen: Lade unsere leere Kundenkartei als CSV herunter – oder nimm deine bestehende Excel-Liste.
Die Datei entsteht in deinem Browser; es wird nichts an uns geschickt. - Ausfüllen und als CSV speichern: In Excel „Speichern unter“ → „CSV“. Semikolon oder Komma, UTF-8 oder Windows-Zeichensatz – das CRM erkennt es selbst. Datumsangaben wie 05.11.2026 und Beträge wie 1.920,00 werden verstanden.
- Hochladen: In The-Y CRM unter Kontakte → „⤓ Import“. Spalten wie Vorname, Nachname, E-Mail und Telefon werden automatisch zugeordnet.
- Probelauf: Er zeigt je Zeile „neu“, „ergänzt“, „unverändert“ oder „übersprungen“ und ändert noch nichts. Erst dann importierst du wirklich und bekommst einen Bericht, auch als CSV.
Genauso importierst du Firmen und Deals. Und wenn du wieder gehen willst: Kontakte, Firmen, Deals, Aufgaben und Konversationen exportierst du als CSV. Deine Daten nimmst du auch auf deinen eigenen Server mit – es ist dieselbe Software.
Ehrlich: wann ein anderes CRM besser passt
Nimm etwas anderes, wenn …
- du viele fertige Anbindungen brauchst – HubSpot nennt über 2.000 Apps,
- du Marketing-Automatisierung und Vertrieb in großem Stil willst,
- ihr dauerhaft mehr als 3 Personen seid und gar nichts zahlen wollt – dann bleibt nur selbst hosten mit Gratis-Schlüssel, mit denselben Grenzen wie Free,
- du heute lange erprobte Software brauchst – The-Y CRM ist Alpha.
Nimm The-Y CRM, wenn …
- Kunden bei dir anrufen und per WhatsApp schreiben – Telefonanlage und WhatsApp sind schon gratis dabei,
- du Kontakte, Deals, Termine und Rechnungen in einem Werkzeug willst,
- du später pauschal statt pro Kopf zahlen willst,
- deine Daten in Österreich oder auf deinem eigenen Server liegen sollen.
Häufige Fragen
Gibt es ein CRM, das dauerhaft kostenlos ist?
Ja, mehrere Anbieter haben einen Gratis-Tarif ohne Ablaufdatum, meist mit einer Grenze bei der Zahl der Nutzer: HubSpot bis 2 Nutzer, Zoho CRM laut Preisseite für 3 Benutzer, The-Y CRM Free bis 3 Personen. Pipedrive hat keinen Gratis-Tarif, nur eine 14-tägige Testversion (Stand 11/2026).
Was ist der Haken an einem kostenlosen CRM?
Meist fehlen Funktionen, oder die Nutzerzahl ist begrenzt – bei HubSpot Free fehlen etwa Telefonie und WhatsApp. The-Y CRM Free hat alle Funktionen, aber Grenzen: bis 3 Personen, 1.000 ausgehende Nachrichten und 200 ausgehende Gesprächsminuten im Monat, 1 Marke, 2 GB und „Powered by The-Y“.
Kann ich meine Kundenliste aus Excel übernehmen?
Ja. Speichere die Liste in Excel als CSV und lade sie in The-Y CRM unter Kontakte → Import hoch. Spalten wie Vorname, Nachname, E-Mail und Telefon werden erkannt. Ein Probelauf zeigt je Zeile, was neu, ergänzt, unverändert oder übersprungen wäre – und ändert noch nichts.
Was kostet The-Y CRM, wenn wir mehr als 3 Personen sind?
Cloud Pro kostet 20 € im Monat pro Unternehmen, alle Nutzer und Marken, mit Server in Österreich (Rechenzentrum Wien). Selbst gehostet ab 10 € im Monat oder Lifetime 240 € einmalig. Alle Preise in Alpha und Beta, inkl. USt.
Fang gratis an – und zieh deine Liste heute noch um.
Leg ein Gratis-Konto an und mach mit deiner CSV einen Probelauf – oder klick dich vorher in der Demo mit Beispieldaten durch Kontakte, Deals und Posteingang. Die Demo ist nach 24 Stunden wieder gelöscht.
Lieber gemeinsam? Wir richten es per Video mit dir ein – im Browser, nichts zu installieren. Mo–Fr 10–12 und 14–17 Uhr (Wiener Zeit).
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Quellen (Stand 11/2026)
- HubSpot, kostenlose Version und Preise: Details und Quellen in unserer HubSpot-Alternative, abgerufen 26.10.2026
- Zoho CRM, Preise: zoho.com/de/crm/zohocrm-pricing.html, abgerufen 06.11.2026
- Bitrix24, Tarife: Details und Quellen in unserer Bitrix24-Alternative, abgerufen 10.10.2026
- Pipedrive, Preise und Testversion: pipedrive.com/de/pricing, abgerufen 06.11.2026
- The-Y CRM, Tarife und Grenzen: Kostenseite; Import und Export: Docs
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