CRM aus Österreich: wer dahintersteht und wo deine Daten liegen
Du suchst ein CRM, bei dem Kundendaten in Österreich oder zumindest in der EU bleiben. Auf vielen Listen steht nur „DSGVO-konform“. Wo die Firma sitzt, wem sie gehört und wo der Server steht, steht selten dabei. Wir haben es bei jedem Anbieter selbst nachgelesen: im Impressum, in der Datenschutzerklärung, im AVV und auf der Preisseite. Wo nichts steht, steht hier „nicht angegeben“.
Wir machen The-Y CRM und sind deshalb nicht neutral. Wir stehen mit denselben Spalten in der Tabelle wie alle anderen. Firma und Server sind in Wien, Österreich (netcup, Rechenzentrum Wien). The-Y CRM ist nicht Open Source, sondern proprietär, und lässt sich selbst hosten. Free kostet 0 € für bis zu 3 Personen. Cloud Pro kostet 20 € im Monat pro Unternehmen, alle Nutzer und Marken inklusive (Preis in Alpha & Beta).
CRM-Anbieter aus Österreich
Vier Anbieter, die laut Impressum in Österreich sitzen, dazu wir. Wir haben nur aufgenommen, was wir auf ihren eigenen Seiten belegen konnten.
| CRM | Firma & Sitz | Daten liegen | Konzern | Open Source | WhatsApp / Telefon | Einstiegspreis |
|---|---|---|---|---|---|---|
| The-Y CRM | The-Y e.U., Wien | Rechenzentrum Wien (netcup); oder auf deinem eigenen Server | keiner (e.U., Einzelunternehmen) | nein (proprietär) | beides eingebaut (WhatsApp Business Platform, eigene Telefonanlage) | Free bis 3 Personen; Cloud Pro 20 €/Monat pro Unternehmen, alle Nutzer und Marken |
| 1Tool | Körbler GmbH, Leitring (Steiermark) | Österreich, Rechenzentrum eww ITandTel; auch auf deinem Server | nicht angegeben | nein | WhatsApp laut 1Tool-Blog (italienisch) eingebaut; Telefon über Anbindung an deine Telefonanlage | kein Gratis-Tarif; Preise je Modul, z. B. Kontaktverwaltung 25 € pro User/Monat netto |
| SpiceCRM | SpiceCRM FlexCo, Wien | EU oder USA nach Wahl (Rechenzentrum nicht genannt); auch auf deinem Server | nicht angegeben | teilweise: Core-Edition laut Hersteller unter GPL, „More“ nicht | WhatsApp und SMS über Twilio u. a.; Telefon über Anbindungen (z. B. 3CX) | Core gratis; „More“ ab 39 € pro User/Monat |
| Sellsation | SELLSATION GmbH, Linz | nicht angegeben (nur im KI-Teil: „in Europe“) | nicht angegeben | nein | nicht angegeben | kein Gratis-Tarif (30 Tage Test); 90 € pro User/Monat bei jährlicher Abrechnung |
| BMD CRM | BMD Systemhaus GesmbH, Steyr | BMD Cloud: Rechenzentrum der Telekom Austria in Linz; auch auf deinem Server | nicht angegeben | nein | WhatsApp nicht erwähnt; Telefon über Zusatzmodul „Call-Interface“ (500 € netto) | kein Gratis-Tarif; Webshop: 1.200 € netto für den ersten User (ob einmalig, steht nicht dabei); Cloud auf Anfrage |
„Nein“ bei Open Source heißt: Der Anbieter nennt für sein Produkt keine Open-Source-Lizenz. „Nicht angegeben“ heißt: In Impressum, Datenschutzerklärung, AVV und auf der Preisseite haben wir dazu nichts gefunden. Preise wie am 06.11.2026 angezeigt, mit dem Steuerhinweis des Anbieters; The-Y inkl. USt. Anbieter ändern Preise und Hosting – prüf vor der Entscheidung ihre Seiten.
Europäische CRMs und Open Source
Dieselben Spalten für bekannte Anbieter aus der EU und drei Open-Source-CRMs. Achte auf die Spalte „Firma & Sitz“: Zwei der Open-Source-Firmen sind in den USA eingetragen.
| CRM | Firma & Sitz | Daten liegen | Konzern | Open Source | WhatsApp / Telefon | Einstiegspreis |
|---|---|---|---|---|---|---|
| CentralStationCRM | 42he GmbH, Köln, Deutschland | Rechenzentren in Deutschland; der AVV nennt Hetzner, STACKIT und Core-Backbone (teils nur für Sicherungen) | nicht angegeben | nein | WhatsApp nicht erwähnt; Telefon über Anbindungen (z. B. sipgate CLINQ, Placetel) | gratis „Starter“ (3 Nutzer, 200 Kontakte); „Team“ 25 €/Monat für 3 Nutzer, zzgl. MwSt. |
| Teamleader Focus | Teamleader NV, Gent, Belgien | AWS-Rechenzentren in Irland | Visma-Gruppe (Mutter: Visma AS) | nein | beides über Marketplace-Apps (z. B. TimelinesAI; VoIP-Apps) | kein Gratis-Tarif (14 Tage Test); pro User, Abrechnung quartalsweise oder jährlich, zzgl. MwSt. |
| Efficy | efficy SA, Kraainem, Belgien | Frankreich, laut Efficy-Seite zu digitaler Souveränität (Anbieter nicht genannt) | nicht angegeben | nein | WhatsApp als Service-Kanal genannt; Telefon über Konnektoren | kein Gratis-Tarif angezeigt; „Sales“ 69 € pro User/Monat |
| Brevo | Brevo SAS, Paris, Frankreich (in DE: Brevo GmbH, Berlin) | OVH (Frankreich, Deutschland) und Google Cloud (Belgien) | Brevo GmbH ist Tochter der Brevo SAS | nein | WhatsApp-Kampagnen in Professional und Enterprise; VoIP-Telefonie in einem höheren Service-Tarif | Gratis-Tarif (300 E-Mails/Tag); „Starter“ 7 €/Monat, zzgl. MwSt. |
| Pipedrive | Pipedrive OÜ, Tallinn, Estland (Vertragspartner für EU-Kunden) | AWS, Frankfurt oder Dublin für EU-Kunden | nicht angegeben | nein | WhatsApp über eigene Integration; keine eingebaute Telefonie, Marketplace-Apps | kein Gratis-Tarif (14 Tage Test); „Lite“ 14 € pro Platz/Monat bei jährlicher Zahlung |
| Twenty | Twenty.com PBC, Delaware, USA | selbst gehostet oder deren Cloud in Frankfurt (EU) | nicht angegeben | ja, überwiegend AGPL-3.0 | beides nicht eingebaut | selbst gehostet gratis; Cloud „Pro“ 9 $ pro User/Monat bei jährlicher Zahlung |
| SuiteCRM | SuiteCRM Ltd, Stirling, Schottland (UK) | selbst gehostet oder deren Hosting bei AWS bzw. in eigener Cloud in Schottland | nicht angegeben | ja, AGPL-3.0 | beides über Add-ons anderer Firmen | selbst gehostet gratis; Hosting als Monatspauschale (zwei SuiteCRM-Seiten nennen verschiedene Einstiegspreise) |
| EspoCRM | EspoCRM, Inc., Austin (Texas), USA | selbst gehostet oder deren Cloud in den USA oder Deutschland (nach Wahl) | nicht angegeben | ja, AGPL-3.0 | WhatsApp nicht erwähnt; Telefon über kostenpflichtige offizielle VoIP-Erweiterung | selbst gehostet gratis; Cloud „Basic“ 12,90 € pro User/Monat, mindestens 3 User |
Oft als „Geheimtipp“ genannt, aber keine EU-Firmen: Attio (Attio Limited, London; Google Cloud, Region nicht angegeben; Gratis-Tarif bis 3 Plätze) und folk (Folk Inc., Delaware, USA; AWS in Irland; kein Gratis-Tarif). Mehr dazu in unserem englischen Vergleich europäischer CRMs.
Server in Österreich, in der EU oder in den USA – was ändert sich?
Einfach erklärt. Das ist Hintergrund, keine Rechtsberatung.
Österreich oder EU
Die DSGVO gilt in der ganzen EU gleich. Für sie macht es keinen Unterschied, ob der Server in Wien oder in Frankfurt steht. Es gibt keine Übermittlung in ein Drittland – solange auch die Unterauftragnehmer in der EU bleiben.
EU-Server, Firma in den USA
Der Server steht in der EU, die Firma oder ihr Konzern unterliegt aber US-Recht. Laut US-Justizministerium müssen solche Anbieter Daten auf eine gültige US-Anordnung herausgeben – egal, wo sie gespeichert sind (CLOUD Act). Darum zählt neben dem Server auch der Sitz.
Server in den USA
Dann gehen Daten in ein Drittland. Dafür braucht es eine Grundlage nach der DSGVO. Das EU-US Data Privacy Framework gilt seit 10.07.2023, aber nur für US-Firmen, die daran teilnehmen. Sonst sind Standardvertragsklauseln ein üblicher Weg.
Ein ehrliches Beispiel von uns: Unsere eigene Firmenpost (z. B. office@the-y.at) liegt auf einem Mailserver bei RackNerd in den USA. RackNerd ist nicht nach dem Data Privacy Framework zertifiziert und bietet keine Standardvertragsklauseln an. Das steht so in unserer Datenschutzerklärung. Das CRM und die Daten deiner Kund:innen laufen nicht darüber. Wir prüfen den Umzug in die EU.
Checkliste: DSGVO beim CRM
Kein CRM ist von selbst DSGVO-konform. Es kommt darauf an, wie du es nutzt. Aber ein Anbieter kann es dir leicht oder schwer machen. Frag diese acht Punkte ab:
- AVV: Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, den du vor der Anmeldung lesen kannst?
- Unterauftragnehmer: Wer verarbeitet die Daten noch – Hosting, Mail-Versand, Sicherungen? In welchem Land?
- Serverstandort: Wo liegen die Kundendaten, wo die Sicherungen?
- Sitz und Konzern: Wo ist die Firma eingetragen, wem gehört sie?
- Drittland: Gehen Daten in die USA oder anderswohin? Auf welcher Grundlage?
- Löschen: Kannst du eine Person endgültig löschen, samt Nachrichten, Anhängen und Aufnahmen? Wie lange bleibt sie in Sicherungen?
- Export: Bekommst du alle Daten heraus, in einem Format, das du weiterverwenden kannst?
- Einwilligung je Kanal: Kannst du festhalten, wer E-Mail, SMS oder WhatsApp zugestimmt hat – mit Datum und Quelle?
So bei The-Y CRM: AVV öffentlich lesbar · Server im Rechenzentrum Wien · Kontakt endgültig löschen samt Gesprächen, Anhängen und Aufnahmen (in Sicherungen höchstens 30 Tage) · Export als CSV oder ganzes Konto als Snapshot · Einwilligung je Kanal mit Datum und Quelle. Kein Prüfsiegel: kein ISO 27001, kein SOC 2. Details auf der Sicherheitsseite.
Ticketsystem aus Österreich: worauf du bei der DSGVO achtest
In einem Ticketsystem landen besonders viele persönliche Daten: ganze Mail-Verläufe, WhatsApp-Nachrichten, Anhänge, oft auch Mailbox-Nachrichten. Darum gelten die acht Punkte oben hier doppelt. Drei Fragen kommen dazu:
- Löscht das System Anhänge und Aufnahmen mit? In The-Y CRM ja: Ein gelöschter Kontakt nimmt Gespräche, Anhänge und Aufnahmen mit.
- Wer im Team sieht was? In The-Y CRM gibt es die Rollen Admin, Teamleitung und Agent, mit Rechten je Bereich („eigene“, „Team“ oder „alle“).
- Kommt der Support ungefragt in dein Konto? Bei uns nur mit einem Service-PIN, den ein Admin erzeugt – oder über einen protokollierten Notfall-Weg.
Mail, WhatsApp, Web-Chat und Anrufe werden in The-Y CRM zu Tickets in einer Liste, gehostet in Wien. Ticketsystem für kleine Firmen → · Ticketsystem mit WhatsApp →
Unsere Unterauftragnehmer – offen genannt
- netcup GmbH (Karlsruhe): Serverbetrieb im Rechenzentrum Wien, Österreich (AVV, Anlage 2).
- The-Y e.U., eigener Server: Sicherungskopie an einem getrennten Standort in Österreich, verschlüsselt übertragen (AVV, Anlage 2).
- SMTP2GO (Sand Dune Mail Ltd, Christchurch, Neuseeland): verschickt die System-Mails des CRM, etwa Anmelde-Links und Einladungen – nur über das EU-Rechenzentrum in Amsterdam. Für Neuseeland gibt es einen Angemessenheitsbeschluss der EU. Mails an deine Kund:innen gehen nie darüber, sondern nur über dein eigenes Postfach (Datenschutzerklärung).
- Stripe wickelt Zahlungen für Abos und Lizenzen ab – als eigener Verantwortlicher, nicht für die Daten in deinem CRM (Datenschutzerklärung).
Dienste, die du selbst verbindest – dein E-Mail-Anbieter, WhatsApp/Meta, dein SMS-Anbieter, deine KI –, sind keine Unterauftragnehmer von The-Y. Sie verarbeiten Daten nach ihren eigenen Bedingungen; den Vertrag hast du mit ihnen (AVV, Punkt 7). Quellen: AVV, Datenschutzerklärung.
Nimm etwas anderes, wenn …
- du Open Source brauchst – dann passen Twenty, SuiteCRM oder EspoCRM; The-Y CRM ist proprietär,
- du CRM, Buchhaltung und Lohnverrechnung aus einer Hand willst – BMD bietet alle drei an,
- du ein Prüfsiegel wie ISO 27001 brauchst – wir haben keines,
- du heute lange erprobte Software brauchst – The-Y CRM ist Alpha,
- du nur eine Vertriebs-Pipeline willst, ohne Telefon und WhatsApp – dann reicht vielleicht CentralStationCRM oder Pipedrive.
Nimm The-Y CRM, wenn …
- Firma und Server in Österreich sein sollen,
- Kunden per Mail, WhatsApp und Telefon kommen und alles in eine Liste soll – mit eingebauter Telefonanlage,
- du einen Preis pro Unternehmen statt pro Person zahlen willst,
- du später vielleicht auf deinen eigenen Server umziehen willst – dieselbe Software, deine Daten nimmst du mit.
Häufige Fragen
Gibt es ein CRM mit Server in Österreich?
Ja. Laut eigenen Angaben speichern 1Tool (Rechenzentrum eww ITandTel) und die BMD Cloud (Rechenzentrum der Telekom Austria in Linz) Daten in Österreich. The-Y CRM läuft gehostet im Rechenzentrum Wien (netcup). Mehrere Anbieter lassen sich außerdem auf deinem eigenen Server betreiben.
Ist ein CRM mit Server in der EU automatisch DSGVO-konform?
Nein. Der Serverstandort ist nur ein Punkt. Dazu gehören ein Auftragsverarbeitungsvertrag, eine Liste der Unterauftragnehmer, Löschen und Export sowie eine Grundlage für Übermittlungen außerhalb der EU. Auch wem der Anbieter gehört, zählt. Das ist Hintergrund, keine Rechtsberatung.
Ist The-Y CRM Open Source?
Nein. The-Y CRM ist proprietäre Software der The-Y e.U. aus Wien. Du kannst es mit einem Lizenzschlüssel selbst hosten, der Quellcode ist aber nicht offen. Wenn du Open Source brauchst, schau dir Twenty, SuiteCRM oder EspoCRM an.
Welche Unterauftragnehmer setzt The-Y ein?
Laut AVV (Anlage 2): netcup GmbH (Karlsruhe) für den Server im Rechenzentrum Wien und unseren eigenen Server für Sicherungskopien an einem getrennten Standort in Österreich. Laut Datenschutzerklärung gehen System-Mails des CRM (z. B. Anmelde-Links) über SMTP2GO, nur über dessen EU-Rechenzentrum in Amsterdam. Unsere Firmenpost liegt bei RackNerd in den USA; das CRM läuft nicht darüber.
Was kostet The-Y CRM?
Free kostet dauerhaft 0 € für bis zu 3 Personen. Cloud Pro kostet 20 € im Monat pro Unternehmen, alle Nutzer und Marken inklusive, gehostet in Wien. Selbst gehostet ab 10 € im Monat oder Lifetime 240 € einmalig. Die Preise gelten in Alpha und Beta; ab dem Live-Release kostet Cloud Pro 40 € im Monat.
Schau es dir selbst an – mit deinen Daten oder mit unseren.
Leg ein Gratis-Konto an und verbinde dein Postfach – oder klick dich vorher in der Demo mit Beispieldaten durch. Die Demo ist nach 24 Stunden wieder gelöscht.
Lieber gemeinsam? Wir richten es per Video mit dir ein – im Browser, nichts zu installieren. Mo–Fr 10–12 und 14–17 Uhr (Wiener Zeit).
Sicherheit & Betrieb: Server, Backups, Updates · CRM kostenlos · CRM selbst hosten · Newsletter per E-Mail, WhatsApp und SMS · Helpdesk-Software · Was The-Y CRM wirklich kostet · Alle Vergleiche
Quellen (abgerufen am 06.11.2026)
- The-Y CRM: Sicherheit & Betrieb (Server, Sicherungen, Rollen, Service-PIN, kein Prüfsiegel), AVV mit Anlage 2, Datenschutzerklärung (SMTP2GO, RackNerd, Stripe), Kosten, Doku: Einwilligung, Impressum
- 1Tool: Impressum, Datenschutz, AGB, Blog WhatsApp (it.), Handbuch Anrufliste, Preise
- SpiceCRM: About/Impressum, Cloud vs. On-Premise, Editionen & Preise, Outbound (SMS, WhatsApp), Telefonie
- Sellsation: Impressum, KI, Features & Preise
- BMD: Software-Bereiche, Impressum,BMD Cloud, BMD CRM, Webshop CRM, Webshop Call-Interface
- CentralStationCRM: Impressum, Sicherheit, AVV, Erweiterungen, Preise
- Teamleader Focus: AGB, Datenschutz, AVV, Marketplace, Preise
- Efficy: AGB, Digitale Souveränität, Kundenservice, Preise
- Brevo: Impressum, Nutzungsbedingungen mit Unterauftragsverarbeitern, WhatsApp-Kampagnen, alle Funktionen
- Pipedrive: AGB (§ 14.1), Unterauftragsverarbeiter, Telefonie, Preise
- Twenty: AGB, Datenschutz, Lizenz, Preise · SuiteCRM: Hosting, Preise · EspoCRM: Vertrag, Preise
- Recht: US-Justizministerium, CLOUD-Act-White-Paper (10.04.2019), EU-Kommission: Datenübermittlung EU–USA
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