Anleitungen für The-Y CRM

Konto erstellen & anmelden

The-Y CRM startest du ohne Installation direkt im Browser.

1. Gehe auf crm.the-y.at/register und lege ein kostenloses Konto an (Firmenname, dein Name, E-Mail, Passwort).
2. Setze das Häkchen bei den Alpha-Bedingungen und bestätige — du bist danach sofort angemeldet.
3. Später meldest du dich unter crm.the-y.at/login an. Passwort vergessen? Der Link „Passwort vergessen?" schickt dir einen Zurücksetz-Link.

Das Dashboard & das Einrichtungs-Tutorial

Nach dem Login landest du auf dem Dashboard. Oben führt dich eine Einrichtungs-Checkliste („Erste Schritte") durch die wichtigsten 6 Schritte: Team einladen, Kanal verbinden, ersten Kontakt/Deal anlegen, einen Wissensartikel schreiben. Der Fortschrittsbalken zeigt, was schon erledigt ist; die Checkliste lässt sich ausblenden, wenn du fertig bist.

Darunter siehst du Kennzahlen (offene Tickets, deine Aufgaben, Vertriebs-Pipeline & gewichtete Prognose) und anstehende Termine.

Team einladen & Rollen vergeben

Unter Einstellungen → Team lädst du Kolleg:innen ein und steuerst, wer was darf.

1. „＋ Einladen": E-Mail, Name und Rolle wählen — die Person bekommt einen Einladungslink und setzt selbst ihr Passwort.
2. Rollen: Admin (alles), Supervisor (CRM + Auswertung, ganzes Team), Agent (eigene Kontakte/Deals). Rechte lassen sich pro Person zusätzlich fein einstellen (Erlauben/Verbieten je Recht).
3. Über Workspaces (Marken) ordnest du Mitarbeiter einzelnen Marken zu — eine Rechnung, mehrere Marken.

Tickets, Status & Prioritäten

Der Posteingang bündelt alle Kanäle (E-Mail, WebChat, WhatsApp, SMS, Anrufe) in einer Liste. Jedes Gespräch ist ein Ticket #N.

• Status: offen · schlummernd (Snooze mit Presets 1 h / morgen / bis Antwort) · geschlossen. Antwortet der Kunde, öffnet sich das Ticket automatisch wieder.
• Ansichten: Meine offenen · Unzugewiesen · Alle offenen · Wartet · Geschlossen — jeweils mit Zähler.
• Priorität (dringend/hoch/normal/niedrig) und offene Tickets als Tab-Leiste zum schnellen Wechseln. Mit j/k springst du durch die Liste.

Antworten, interne Notizen & Zuweisung

1. Ticket öffnen, unten die Antwort schreiben, „Senden" — die Antwort geht über den ursprünglichen Kanal raus.
2. Interne Notiz (gelb): nur fürs Team sichtbar, wird dem Kunden nie zugestellt.
3. Zuweisen: im Kopf eine:n Agent:in wählen. Rechts siehst du das Kunden-Panel mit 360°-Verlauf, Deals, Rechnungen und Consent.

Vorlagen & Makros

Wiederkehrende Antworten gehören unter Vorlagen (Sidebar).

• Schnellantworten mit Platzhaltern ({{kontakt.vorname}} u. a.) — im Composer über das Vorlagen-Symbol einfügen.
• Makros (⚡): ein Klick setzt Status, Priorität, Zuweisung, Labels, interne Notiz und eine Antwort-Vorlage gebündelt.
• 📖 Wissens-Artikel direkt in die Antwort einfügen (aus der Wissensdatenbank).

Consent & Abmeldung im Ticket

Im Kunden-Panel stellst du je Kanal (E-Mail/SMS/WhatsApp/Anruf) ein, was der Kunde empfangen möchte. „Neuer Chat" und Marketing respektieren diese Einstellung automatisch. Ein abgemeldeter Kanal wird als „abgemeldet" markiert.

E-Mail-Postfach (IMAP/SMTP) verbinden

Unter Einstellungen → Kanäle legst du je Marke ein oder mehrere Postfächer an.

1. „＋ Hinzufügen" → E-Mail → das Einrichten-Panel öffnet sich automatisch.
2. IMAP (Empfang) und SMTP (Versand) eintragen. Passwörter werden verschlüsselt gespeichert.
3. „Verbindung testen" prüft die Zugangsdaten live. Wähle beim Import „Nur neue Mails" oder „Ganzer Verlauf".
4. Optional: eine HTML-Signatur je Postfach (wird pro Agent gefüllt).

WebChat auf der Website einbetten

1. Einstellungen → Kanäle → WebChat aktivieren.
2. Den Einbett-Code (ein <script>-Schnipsel) kopieren und vor </body> deiner Website einfügen — fertig ist die Chat-Bubble.

WhatsApp, Messenger & Instagram

The-Y verbindet die ganze Meta-Familie über eine geführte Einrichtung.

1. Einstellungen → Kanäle → den gewünschten Kanal „Einrichten".
2. Bei Facebook/Instagram führt dich der „Verbinden"-Knopf durch die Seiten-Auswahl. Für WhatsApp hinterlegst du deine WABA + Nummer.
3. Außerhalb des 24-Stunden-Fensters brauchst du für WhatsApp eine genehmigte Vorlage (HSM) — die verwaltest du je Nummer auf der Vorlagen-Seite.

Öffnungszeiten & Auto-Antwort

Unter Einstellungen → Öffnungszeiten definierst du je Kanal Zeiten und eine Auto-Antwort innerhalb sowie außerhalb der Öffnungszeiten (nur auf die erste Kundennachricht).

Leitung (Anbieter/SIP-Trunk) einrichten

The-Y bringt eine eigene Telefonanlage mit. Zuerst verbindest du eine Leitung.

1. Öffne Telefonie → Leitungen. Hast du noch keine, zeigt dir eine geführte Hilfe passende Anbieter (je nach Land, z. B. Zadarma, sipgate, Twilio) samt Erklärung und Direkt-Link.
2. Beim Anbieter eine Nummer + SIP-Zugangsdaten holen und diese unter „Leitungen" eintragen (Server, Benutzer, Passwort, Ländervorwahl).
3. Aktivieren — ausgehende und eingehende Anrufe laufen dann über deine Anlage.

Durchwahlen & Softphone

1. Telefonie → Durchwahlen: je Mitarbeiter eine Durchwahl (oder „für alle anlegen"). Zuweisung an Benutzer möglich.
2. Das Softphone unten rechts registriert automatisch deine eigene Durchwahl — damit telefonierst du direkt im Browser (annehmen, wählen, halten, weiterverbinden, parken).
3. Ein Klick auf eine Telefonnummer im CRM startet den Anruf. Bei eingehenden Anrufen poppt die Kontaktkarte auf (Screen-Pop).

Menüs (IVR), Warteschlangen & Anruffluss

Unter Telefonie → Anruffluss baust du die Anrufführung als visuellen Fluss (Knoten verbinden) — ganz ohne Technikkenntnisse.

• Ansagen & Menüs (IVR): Begrüßung + Tasten → Ziele (Durchwahl, Warteschlange, Weiterleitung, Voicemail). Ansagen per Text-zu-Sprache, Aufnahme oder Upload.
• Warteschlangen & Ring-Gruppen: mehrere Agenten klingeln, mit Überlauf-Ziel und Wartemusik.
• Zeitbedingungen: innerhalb/außerhalb der Öffnungszeiten unterschiedlich routen.

Kontakte, Firmen, Deals & Pipeline

• Kontakte/Firmen: anlegen, verknüpfen, zusammenführen (Duplikate). Jede Kontaktseite zeigt einen 360°-Verlauf über alle Kanäle.
• Deals: mit Wert, Phase und Verknüpfung zu Kontakt/Firma. Die Pipeline ist ein Kanban-Board mit Drag&Drop — Phasenwechsel leitet den Status ab.
• Erweiterte Felder & Sammlungen für eigene Datenstrukturen (z. B. Polizzen, Reisen).

Rechnungen & Angebote

Unter CRM → Rechnungen erstellst du Rechnungen und Angebote mit Positionen, Steuer und eigenem Nummernkreis. Aussteller-Daten und Layout (Header/Footer/Akzent) je Marke. Eine saubere Druck-/PDF-Ansicht ist eingebaut.

Daten importieren & exportieren

1. Import: Kontakte per CSV — unter Kontakte → „⤓ Import", mit automatischer Spalten-Zuordnung und Konfliktauflösung.
2. Export: unter Einstellungen → Sicherung → „Export je Bereich (CSV)" lädst du Kontakte, Firmen, Deals, Aufgaben oder Konversationen als CSV herunter.

Marketing-Kampagnen In der Alpha frei

Unter Marketing versendest du Kampagnen über E-Mail, SMS oder WhatsApp.

• Segmente (alle / je Marke), Platzhalter wie {vorname}, Consent wird immer respektiert.
• Geburtstags-Automatik: versendet automatisch am Geburtstag (mit Jahres-Schutz gegen Doppelversand).
• WhatsApp-Kampagnen nutzen genehmigte Vorlagen (HSM) mit Platzhalter-Zuordnung.

Wissensdatenbank & Hilfe-Portal Free

Unter Wissen pflegst du Artikel (WYSIWYG-Editor).

• Veröffentlichte Artikel erscheinen im öffentlichen, gebrandeten Hilfe-Portal deiner Marke unter crm.the-y.at/help/<deine-marke>.
• Die Artikel sind volltext-durchsuchbar und dienen zugleich als Wissensbasis für den KI-Assist und zum direkten Einfügen in Ticket-Antworten.

Automatisierung & Chatbot

• Einstellungen → Automatisierung: Regeln „WENN Kanal/Betreff/Text → DANN Zuweisen/Label/Priorität/Status/interne Notiz". Auslöser für neue Konversation oder jede Kundennachricht.
• Einstellungen → Chatbot: regelbasierte Keyword-Antworten im WebChat.

KI-Assist & eigenen Anbieter hinterlegen

The-Y lässt dir die Wahl deines KI-Anbieters — ohne KI-Aufschlag, du zahlst nur deinen Anbieter direkt (BYO).

1. Öffne Einstellungen → KI und wähle deinen Anbieter (Anthropic, OpenAI oder Google).
2. Eine geführte Anleitung je Anbieter verlinkt direkt auf die Schlüssel-Erstellung. Schlüssel einfügen, „KI aktiv" anhaken, Verbindung testen.
3. Danach stehen im Posteingang „💡 Vorschlag" (aus dem Verlauf, mit Wissens-Grounding) und „📝 Zusammenfassung" bereit; Übersetzungen werden besser.

Anwesenheit, Dienstplan & Urlaub

Unter Team → Belegschaft steuerst du die Arbeitszeit-Themen.

• Stempeluhr (🟢 da / 🟡 Pause / 🔴 gegangen) mit automatischem Gleitzeitkonto (Ist vs. Soll). Pro Person abschaltbar (Normal-Modus).
• Dienstplan aus der Soll-Arbeitszeit, mit Ausnahmen; Woche/Tag-Ansicht und Unterbesetzungs-Warnung.
• Urlaub & Abwesenheit beantragen/genehmigen, Urlaubskonto mit Resttagen; Krankenstand mit Arztzettel-Upload.

Branding & Benachrichtigungen

• Einstellungen → Design: App-Name, Akzentfarbe und Kürzel je Marke — wirkt in der App, im Login und in den öffentlichen Seiten (WebChat, Hilfe-Portal, Buchung).
• Einstellungen → Benachrichtigungen: In-App-Glocke, Browser-Push, E-Mail und SLA-Eskalation; Benachrichtigungs-Mail-Vorlagen editierbar.

Datensicherung & Export

Unter Einstellungen → Sicherung:

• Snapshot-Export/Import je Mandant (Einstellungen, CRM, Nachrichten) als eine Datei — auch für Umzüge (Free→Paid, gehostet→Self-host).
• CSV-Export je Bereich (Kontakte, Firmen, Deals, Aufgaben, Konversationen).

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) & Wiederherstellung

Unter 🔒 Sicherheit (Sidebar) aktivierst du 2FA per Authenticator-App (TOTP).

1. „2FA einrichten" → QR-Code mit deiner Authenticator-App (z. B. Google/Microsoft Authenticator) scannen oder den angezeigten Schlüssel eintippen.
2. Den 6-stelligen Code zur Bestätigung eingeben. Danach ist 2FA aktiv.
3. Wiederherstellungscodes: Beim Einrichten erhältst du 8 Einmal-Codes — sicher aufbewahren. Verlierst du dein Gerät, meldest du dich mit einem dieser Codes an.
4. Optional „Dieses Gerät 30 Tage merken" — dann wird der 2. Faktor auf dem vertrauten Gerät 30 Tage übersprungen (das Passwort bleibt immer Pflicht).

Sicherheitsprotokoll (Audit-Log)

Unter Einstellungen → 🛡 Protokoll siehst du ein unveränderliches Protokoll sicherheitsrelevanter Ereignisse: erfolgreiche/fehlgeschlagene Anmeldungen (mit IP), Rollen-, Team- und Kontoänderungen. Das Protokoll ist append-only — Einträge können nicht bearbeitet oder gelöscht werden.

API-Keys & Webhooks Paid

• API-Keys: Unter Einstellungen → 🔌 Integrationen erstellst du Schlüssel für die öffentliche API (Server-zu-Server). Der Schlüssel wird nur einmal angezeigt — sicher speichern.
• Ausgehende Webhooks: Ereignisse (z. B. neuer Kontakt) werden signiert an deine URL geschickt. Prüfe die Signatur zur Echtheit.
• Eingehende Webhooks: Externe Systeme legen über eine Token-URL Daten an/aktualisieren sie (Zugriffs-Level „nur anlegen/aktualisieren" oder „voll").

Datensicherung, Export, Konto löschen & kündigen

• Sichern/Export: Einstellungen → Sicherung — Snapshot der gesamten Instanz (Einstellungen/CRM/Nachrichten) oder CSV je Bereich (Kontakte/Firmen/Deals/Aufgaben/Konversationen). Deine Daten gehören dir.
• Zurücksetzen: Einstellungen → 🔑 Konto → „Zurücksetzen" macht den Mandanten werksneu (alle Inhalte weg, Eigentümer + Abo bleiben).
• Konto löschen (Free): löscht den gesamten Mandanten samt Nutzern unwiderruflich (Eigentümer-Bestätigung).
• Kündigen (Paid): statt Sofort-Löschung wird gekündigt; nach dem bezahlten Zeitraum werden die Daten entfernt. Auch über das Stripe-Kundenportal möglich.

Systemvoraussetzungen & Server-Größe

Das CRM läuft schon auf einem kleinen 4-GB-Server. Was den Bedarf treibt, sind gleichzeitige Anrufe + Aufnahme und großer Marketing-Versand — nicht die Zahl der Kontakte.

• Klein (2 vCPU / 4 GB / 40 GB SSD): Einzelbüro, CRM + E-Mail + WebChat, 1–2 parallele Anrufe.
• Mittel (4 vCPU / 8 GB / 80–160 GB SSD): unsere Standard-Empfehlung — wachsendes Team, Marketing, 5–10 parallele Anrufe mit Aufnahme.
• Groß (8+ vCPU / 16–32 GB / NVMe): Call-Center, 20+ parallele Anrufe; Telefonie und Datenbank später trennen.

Installation & Lizenz

Self-Hosting kommt in der Beta-Phase. Dann installierst du The-Y per Docker Compose auf deinem eigenen Server (App, Worker, PostgreSQL, Redis, MinIO, optional die Telefonanlage), mit automatischem HTTPS (Caddy) und optionalen Auto-Updates (Watchtower).

Der Funktionsumfang ist identisch zur gehosteten Version; freigeschaltet wird er über einen server-validierten Lizenzschlüssel.