Team & Rollen einrichten
In dieser Anleitung lädst du Kolleg:innen ein, vergibst Rollen und steuerst genau, wer was sehen und tun darf — inklusive Marken-Zuweisung und optional verpflichtender 2‑Faktor-Anmeldung.
Mitarbeiter einladen
- Team öffnen. Einstellungen → Team & Rechte.
- Einladen. „＋ Einladen": E-Mail, Name und Rolle wählen. Die Rolle Agent ist schon vorausgewählt. Die Person erhält einen Einladungslink und setzt beim ersten Öffnen selbst ihr Passwort — du gibst also nie ein Passwort weiter.
- Marken wählen. Hast du mehrere Marken, wählst du unter „Marken“, welche Gespräche die Person sieht. Die erste Marke ist vorausgewählt. Wählst du nichts, bekommt die Person die Standard-Marke — so sieht sie gleich Gespräche.
- Status verfolgen. Offene Einladungen siehst du in der Liste; du kannst sie erneut senden oder zurückziehen. Angenommene Mitglieder erscheinen als aktive Nutzer.
Rollen & Sichtbarkeit (Scope)
Jede Person hat eine oder mehrere Rollen. Der Scope legt fest, auf wessen Daten (Kontakte/Deals/Tickets) sie zugreift.
| Rolle | Darf typischerweise | Scope |
|---|---|---|
| Admin | alles — inkl. Einstellungen, Team, Abrechnung, Integrationen | alle |
| Supervisor (Teamleitung) | CRM + Auswertungen fürs ganze Team, Genehmigungen (z. B. Urlaub), seit 1.1.53 auch die Posteingang-Regeln (siehe unten), keine Betreiber-Einstellungen | alle / Team |
| Agent | eigene Kontakte/Deals bearbeiten, Tickets beantworten | eigene (bzw. Team) |
Scope: eigene (nur, was mir zugewiesen/gehört), Team (mein Team), alle (der ganze Mandant). „Gehört mir" heißt: Bearbeiter oder Ersteller.
Eigene Rollen (seit 1.1.60)
Neben den Standardrollen (Admin, Teamleitung, Agent, Kunde/Portal) kannst du eigene Rollen anlegen – zum Beispiel „Ärztin“, „Assistenz“ oder „Empfang“.
So geht's: Einstellungen → Team & Rechte → Rollen verwalten → „Neue Rolle“. Starte leer oder als Kopie einer vorhandenen Rolle, gib einen Namen ein und setze die Häkchen. Bei Kontakten, Firmen, Deals, Gesprächen, Aufgaben, Terminen und eigenen Datensätzen wählst du zusätzlich, ob das Recht nur für eigene Einträge oder für alle gilt.
- Standardrollen bleiben, wie sie sind. Willst du eine anpassen, lege eine Kopie an.
- Du kannst nur Rechte vergeben, die du selbst hast. Rechte, die dir fehlen, sind mit 🔒 markiert. Das gilt auch beim Zuweisen einer Rolle und beim Einladen.
- Du sperrst dich nicht aus: Bearbeitest du deine eigene Rolle, bleibt „Rollen & Rechte verwalten“ für dich erhalten.
- Löschen geht erst, wenn niemand die Rolle mehr hat (auch keine offene Einladung).
- Eigene Rollen kannst du auch beim Einladen auswählen.
- Jede Änderung steht im Änderungsprotokoll (wer, wann, welche Rechte dazu oder weg).
Wichtige Rechte (seit 1.1.53)
- Posteingang-Regeln verwalten — neu. Damit stellt jemand Öffnungszeiten & Feiertage, Gespräche verteilen, Antwortzeiten und die Kundenumfrage ein — ohne Zugriff auf Konto, Abo und die übrigen Einstellungen. Die Rolle Teamleitung (Supervisor) hat das Recht in allen Konten standardmäßig und findet diese vier Seiten auch über die Suche.
- Neue Namen: „Gespräche sehen“, „Gespräche zuweisen“, „Gespräche schließen“ (früher „Konversationen …“), „Schnittstellen verwalten“ (früher „Integrationen verwalten“), „Textbausteine & Mail-Vorlagen verwalten“ (früher „Vorlagen verwalten“).
- Kontakte exportieren braucht es zusätzlich für die Datensicherung und seit 1.1.53 auch für den Export für den Steuerberater, den CSV-Download des Journals und das Aufbewahrungs-Paket. Das Aufbewahrungs-Paket darf die Person, der das Konto gehört, immer herunterladen.
Rechte pro Person feinjustieren (Overrides)
Zusätzlich zur Rolle stellst du je Person einzelne Rechte fein ein — im Mitglied-Editor je Recht auf Erben (aus der Rolle), Erlauben oder Verbieten.
company.view auf „Erlauben". Umgekehrt sperrst du gezielt einzelne Aktionen per „Verbieten".Rechte wirken überall: Menüpunkte werden ausgeblendet, „Neu/Bearbeiten/Löschen"-Knöpfe verschwinden, und der Server prüft jede Aktion (kein Umgehen über die URL).
Marken/Workspaces zuweisen
Hast du mehrere Marken (Workspaces), ordnest du im Mitglied-Editor unter „Marken“ zu, welche Marken eine Person sieht. Agenten sehen nur die Posteingänge ihrer Marken; Admin/Supervisor sehen alle. So trennst du z. B. mehrere Kundenmarken sauber — eine Rechnung, mehrere Marken.
Zwei-Faktor-Anmeldung (2FA) erzwingen
- Selbst-Service: Jede Person aktiviert 2FA unter Mein Profil (Menü an deinem Namen oben rechts) (Authenticator-App/TOTP + 8 Wiederherstellungscodes). Details: Sicherheit & Konto.
- Org-weit erzwingen: In den Team-Einstellungen aktivierst du „2FA für alle" — Nutzer ohne 2FA werden dann zur Einrichtung gezwungen.
- Admin-Reset: Verliert jemand sein Gerät, setzt ein Admin dessen 2FA zurück (Rettungsweg). Am Mitglied zeigt ein 🔒-Badge, wer 2FA aktiv hat.
Fehlerbehebung
Der Einladungslink funktioniert nicht mehr
Einladungen laufen ab bzw. wurden evtl. zurückgezogen. Sende die Einladung in Einstellungen → Team & Rechte einfach erneut. (Einladungs-Mails brauchen ein hinterlegtes System-Postfach; ist keines konfiguriert, gib der Person den Link direkt.)
Ich kann meine eigene Rolle nicht ändern
Das ist Absicht: Die Selbst-Änderung der eigenen Rolle/Rechte ist gesperrt, damit du dich nicht versehentlich aussperrst. Eine andere Admin-Person kann es ändern (mehrere Admins sind gleichrangig).
Ein Agent sieht zu wenig oder zu viel
Das steuert der Scope (eigene/Team/alle) plus die Overrides. Für „nur eigene Kunden" → Scope eigene. Für gezielte Ausnahmen die einzelnen Rechte auf Erlauben/Verbieten setzen. Steht bei der Person „keine Marke“, ordne ihr eine Marke zu.
Ich kann niemanden mehr einladen
Die Nutzer-Grenze ist erreicht. Offene Einladungen zählen mit. Zieh nicht mehr benötigte Einladungen unter „Offene Einladungen“ zurück. Konten, die schon über der Grenze liegen, behalten ihre Nutzer; nur neue Einladungen werden dann gesperrt.
Jemand ist wegen 2FA ausgesperrt
Zuerst mit einem Wiederherstellungscode anmelden. Geht das nicht, setzt ein Admin die 2FA der Person in Einstellungen → Team & Rechte zurück; danach richtet sie 2FA neu ein.