E-Mail-Postfach einrichten (IMAP/SMTP)

In dieser Anleitung verbindest du ein bestehendes E-Mail-Postfach (z. B. support@deinefirma.at) mit The-Y CRM. Danach landen eingehende Mails automatisch als Tickets im Posteingang, und deine Antworten gehen über dieselbe Adresse wieder raus.

⏱ Dauer ca. 5–10 Min · Recht: settings.manage (Admin) · Gilt für Free & Paid

Bevor du startest — was du brauchst

• Die E-Mail-Adresse und das Passwort des Postfachs, das du verbinden willst.
• Die Server-Daten deines Anbieters: IMAP-Server (Empfang) + SMTP-Server (Versand), jeweils Host, Port und Verschlüsselung. Die gängigsten stehen in der Anbieter-Tabelle weiter unten.
• Bei Gmail/Google: ein App-Passwort (siehe Gmail mit App-Passwort), dein normales Login-Passwort funktioniert dort nicht. Microsoft 365 und Outlook.com verbindest du ohne Passwort (siehe Microsoft 365 oder Outlook.com).

Schritt für Schritt

1. Kanäle-Einstellungen öffnen. Klicke in der App links auf Einstellungen → Kanäle. Hast du mehrere Marken (Workspaces), wähle oben zuerst die Marke, zu der das Postfach gehören soll.
2. Postfach hinzufügen. Klicke bei „Postfächer & Nummern" auf „＋ Hinzufügen" und wähle den Typ E-Mail. Das „Einrichten"-Panel öffnet sich automatisch.
3. Absender-Adresse eintragen. Trage die E-Mail-Adresse ein, unter der du senden/empfangen willst (z. B. support@deinefirma.at), und optional einen Anzeigenamen.
4. IMAP eintragen (Empfang). Das ist der Server, von dem The-Y neue Mails abholt.
   • Server/Host (z. B. imap.deinefirma.at)
   • Port — meist 993 (SSL/TLS)
   • Benutzername (oft die volle E-Mail-Adresse) und Passwort — wird verschlüsselt gespeichert (AES-256).
5. SMTP eintragen (Versand). Der Server, über den The-Y deine Antworten verschickt.
   • Server/Host (z. B. smtp.deinefirma.at)
   • Port — 587 (STARTTLS) oder 465 (SSL). The-Y wählt die Verschlüsselung automatisch anhand des Ports.
   • Benutzername/Passwort wie bei IMAP (bei den meisten Anbietern identisch).
6. Verbindung testen. Klicke auf „Verbindung testen". The-Y speichert die Eingaben und baut sofort eine echte Testverbindung auf. Grün „Verbindung OK" = alles passt. Eine Fehlermeldung (z. B. 535 Authentication failed) kommt direkt vom Server — siehe Fehlerbehebung.
7. Import-Modus wählen. Lege fest, was beim ersten Abruf passiert:
   • Nur neue Mails (empfohlen): nur ab jetzt eingehende Mails werden zu Tickets.
   • Ganzer Verlauf: der bestehende Posteingang wird schrittweise importiert (in Blöcken, dedupliziert).
8. Signatur hinterlegen (optional). Trage eine HTML-Signatur für dieses Postfach ein. Platzhalter wie {{user.vorname}} werden pro sendendem Agent automatisch gefüllt; eine Live-Vorschau zeigt das Ergebnis.
9. Speichern & aktiv schalten. Speichere das Postfach. Es ist nun aktiv — eingehende Mails erscheinen im Posteingang, Antworten gehen über diese Adresse raus (mit Zitat + korrekten Threading-Headern).

Microsoft 365 oder Outlook.com verbinden

Microsoft lässt bei Firmen-Postfächern (Microsoft 365) und bei Outlook.com/Hotmail keine Anmeldung mit Passwort mehr zu. Deshalb verbindest du solche Postfächer seit Version 1.1.50 direkt mit deinem Microsoft-Konto. Dein Passwort bleibt bei Microsoft, The-Y bekommt nur die Erlaubnis, E-Mails abzurufen und zu senden.

1. Postfach anlegen. Einstellungen → Kanäle → E-Mail: Adresse eintragen und Hinzufügen (oder beim vorhandenen Postfach Einrichten).
2. Anbieter wählen. Bei Anbieter „Microsoft 365 / Outlook.com“ wählen.
3. „Mit Microsoft verbinden“ klicken. Du wirst kurz zu Microsoft weitergeleitet (ein laufendes Telefonat in diesem Fenster endet dabei).
4. Anmelden. Mit genau dieser Adresse anmelden und den Zugriff bestätigen.
5. Fertig. Du kommst automatisch zurück: „Verbunden!“. Neue E-Mails erscheinen innerhalb einer Minute im Posteingang.

Die Server stellt The-Y selbst ein (Abruf outlook.office365.com, Versand smtp.office365.com bzw. bei Outlook.com smtp-mail.outlook.com).

„Deine Organisation lässt neue Apps nur mit Zustimmung eines Admins zu“

Viele Firmen erlauben neue Apps erst, wenn ein Microsoft-365-Admin einmal zugestimmt hat. Dann zeigt The-Y einen Zustimmungs-Link:

1. Link kopieren und an deinen Admin schicken.
2. Der Admin öffnet ihn (Rolle Globaler Administrator, Cloudanwendungsadministrator oder Anwendungsadministrator), prüft die Rechte (E-Mails per IMAP lesen, per SMTP senden, angemeldet bleiben, Profil) und klickt „Akzeptieren“. Alternativ: Microsoft Entra Admin Center → Unternehmensanwendungen → „The-Y CRM“ → Berechtigungen → „Administratorzustimmung erteilen“.
3. Danach klickst du noch einmal auf „Mit Microsoft verbinden“.

Häufige Meldungen bei Microsoft

• „Verbunden – aber der Versand ist für dieses Postfach gesperrt (Authentifiziertes SMTP ist aus)“: Admin: Microsoft 365 Admin Center → Benutzer → Aktive Benutzer → Postfach → E-Mail → E-Mail-Apps verwalten → „Authentifiziertes SMTP“ einschalten. Achtung: Die „Sicherheitsstandards“ von Microsoft schalten das ab.
• „Verbunden – aber Microsoft hat den Abruf (IMAP) abgelehnt“: IMAP für das Postfach erlauben (gleiche Stelle, „IMAP“). Outlook.com: Einstellungen → E-Mail → Weiterleitung und IMAP.
• „Du hast dich mit einem anderen Microsoft-Konto angemeldet …“: Noch einmal verbinden und „Anderes Konto verwenden“ wählen. Freigegebene Postfächer gehen, wenn dein Konto Vollzugriff darauf hat.
• „Neu verbinden nötig“: Die Anmeldung ist abgelaufen oder wurde widerrufen (z. B. Admin hat die Zustimmung entfernt, Passwort vom Admin zurückgesetzt, 90 Tage ungenutzt). „Neu verbinden“ klicken, die Gespräche bleiben.
• „Microsoft hat die Anmeldung wegen einer Regel deiner Organisation blockiert“: Zugriffsregeln (bedingter Zugriff) oder App-Zuweisung: bitte an den Admin wenden.
• „Die Anmeldung hat zu lange gedauert …“: Innerhalb von 10 Minuten abschließen, noch einmal verbinden.

Trennen: „Trennen“ entfernt die Microsoft-Anmeldung aus The-Y. Gespräche und Nachrichten bleiben. Die App kannst du zusätzlich unter myapps.microsoft.com (Firma) bzw. account.live.com/consent/Manage (privat) entfernen.

Gmail mit App-Passwort

Google erlaubt für Gmail kein normales Passwort in anderen Programmen. Du brauchst ein App-Passwort (16 Zeichen):

1. Im Google-Konto die Bestätigung in zwei Schritten einschalten (Sicherheit → Bestätigung in zwei Schritten).
2. myaccount.google.com/apppasswords öffnen, Namen eingeben (z. B. „The-Y CRM“), Erstellen.
3. In The-Y beim Postfach Anbieter „Gmail / Google Workspace“ → „Gmail-Werte eintragen“ → das 16-stellige Passwort (ohne Leerzeichen) in beide Passwort-Felder → Verbindung testen.

Server: Abruf imap.gmail.com, Port 993 (SSL) · Versand smtp.gmail.com, Port 465 (SSL) oder 587 (STARTTLS) · Benutzer: volle Gmail-Adresse. Google Workspace: Fehlt die Seite „App-Passwörter“, hat euer Admin sie (oder IMAP) gesperrt. Ändert ihr das Google-Passwort, löscht Google alle App-Passwörter; dann ein neues eintragen.

Server-Daten gängiger Anbieter

Falls du die Server-Daten nicht kennst, findest du sie meist in der Hilfe deines Anbieters unter „IMAP/SMTP einrichten". Die häufigsten:

Testen, ob alles läuft

1. Empfang: Schick von einem anderen Konto eine Test-Mail an die verbundene Adresse. Innerhalb von ~1 Minute erscheint sie als neues Ticket im Posteingang.
2. Versand: Öffne das Ticket, schreibe eine Antwort, „Senden". Prüfe im anderen Konto, ob die Antwort ankommt (inkl. deiner Signatur).

Fehlerbehebung

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