Helpdesk-Software für kleine Teams: WhatsApp, E-Mail und Anrufe an einem Ort
Kunden fragen per WhatsApp nach dem Liefertermin, rufen an, wenn keiner antwortet, und schreiben danach noch eine Mail. Eine Helpdesk-Software sammelt das an einer Stelle und sorgt dafür, dass niemand zu lange wartet. Hier: was ein Helpdesk können sollte und was er kostet.
Ein Helpdesk bündelt Anfragen, verteilt sie im Team und warnt, bevor ein Kunde zu lange wartet. Bei den großen Anbietern kosten WhatsApp und Telefon meist einen höheren Tarif oder ein eigenes Produkt. The-Y CRM hat beides in jedem Tarif: gratis bis 3 Personen, mit Cloud Pro 20 € im Monat pro Unternehmen, alle Nutzer und Marken inklusive (Preis in Alpha & Beta).
Helpdesk, Ticketsystem, Service-Desk: der Unterschied
Ein Ticketsystem gibt jeder Anfrage eine Nummer, eine zuständige Person und einen Status. Ein Helpdesk legt alles drauf, was Kunden schneller zu einer Antwort bringt: Antwortziele, Textbausteine, Wissensdatenbank, Umfrage. Ein Service-Desk dient der internen IT mit Störungen und Geräte-Inventar – das bietet The-Y CRM nicht.
Die Bausteine – und wie sie in The-Y CRM aussehen
- Tickets aus allen Kanälen: E-Mail, WhatsApp, Web-Chat, Messenger, Instagram und Anrufe, jedes mit Nummer, zuständiger Person, Status und Priorität.
- Antwortziele (SLA): Zeit bis zur ersten Antwort und bis zur Lösung, auf Wunsch nur in Geschäftszeiten. Wird ein Ziel verfehlt, bekommt die Teamleitung eine Meldung.
- Kundenumfrage: Nach dem Schließen bewertet der Kunde von 1 bis 5.
- Wissensdatenbank mit Hilfe-Portal: Artikel erscheinen öffentlich unter crm.the-y.at/help/<deine-marke> und lassen sich direkt in Antworten einfügen.
- Textbausteine und Makros: „/“ und Kürzel fügt einen Text ein. Ein Makro setzt mit einem Klick Status, Priorität, Zuweisung, Labels, Notiz und Textbaustein.
- Öffnungszeiten und automatische Antwort: einmal eintragen, gilt für alle Kanäle. Österreichische oder deutsche Feiertage übernimmst du mit einem Klick.
- Berichte: je Person, wie viele Gespräche sie bekommen hat und wie schnell im Schnitt die erste Antwort kam.
Antwortziele, Umfrage und Hilfe-Portal gibt es auch im Free. Dort tragen Umfrage und Hilfe-Portal unten „Powered by The-Y“.
WhatsApp im Helpdesk: was Meta verlangt
- Zwei Wege über Metas WhatsApp Business Platform: Du behältst deine WhatsApp-Business-App, Nachrichten kommen zusätzlich in den Helpdesk, bis zu 180 Tage Verlauf inklusive. Oder du verbindest eine neue Nummer, auch eine Festnetznummer. Anleitung
- 24-Stunden-Fenster: Frei antworten geht bis 24 Stunden nach der letzten Kundennachricht, danach nur mit einer von Meta genehmigten Vorlage.
- Kosten: Seit 01.10.2026 sind pro Nummer die ersten 1.000 freien Antworten im Monat gratis, danach kostet eine Antwort in Österreich 0,0142 €, in Deutschland 0,0456 €. Vorlagen kosten ab der ersten Nachricht. Du zahlst Meta direkt, The-Y schlägt nichts auf.
Metas 1.000 Gratis-Antworten sind nicht dasselbe wie die Grenze von The-Y Free (1.000 ausgehende Nachrichten im Monat über alle Kanäle).
Telefon im Helpdesk
Bei vielen Helpdesks ist Telefon ein Zusatzprodukt. In The-Y CRM ist die Telefonanlage eingebaut: Begrüßung, Menü, Warteschlange, Mailbox. Ein Anruf wird ein Ticket im selben Posteingang, auch die Mailbox-Nachricht landet dort. Verpasste Anrufe bleiben offen, bis sich jemand kümmert. Hebt niemand ab, drückt der Anrufer die 1 und bekommt eine WhatsApp von eurer Nummer (so sieht das aus). Die Rufnummer kommt von deinem Telefonanbieter. Mehr: Telefonanlage für kleine Unternehmen.
WhatsApp und Telefon bei bekannten Helpdesks
| Anbieter | Kleinster Tarif | Telefon | |
|---|---|---|---|
| Zendesk | 19 € je Agent | ab Suite Team (55 € je Agent) | ab Suite Team; Sprachmenü ab Suite Professional; Nummern und Minuten extra |
| Freshdesk | 17 € je Agent | nur in Freshdesk Omni (ab 29 € je Agent), 20 % Aufschlag auf Metas Kosten | eigenes Produkt Freshcaller; Sprachmenü ab Pro |
| Zammad | gehostet 7 € je Agent | gehostet ab Plus (25 € je Agent) | Telefonanlage brauchst du zusätzlich |
| HubSpot | kostenlos bis 2 Nutzer | ab Professional | telefonieren ab Starter; Telefon-Kanal im Help-Desk und Sprachmenü ab Professional |
| The-Y CRM | 0 € bis 3 Personen · Cloud Pro 20 € pro Unternehmen | in jedem Tarif, ohne Aufschlag | eingebaut, in jedem Tarif |
Preise je Agent und Monat bei jährlicher Zahlung, zzgl. Steuern; The-Y inkl. USt. Abgerufen am 26.10.2026 (Zendesk, HubSpot) bzw. 10.10.2026 (Freshdesk, Zammad). Quellen in unseren Vergleichen: Zendesk · Freshdesk · Zammad-Alternative mit integrierter Telefonanlage · HubSpot.
Nimm etwas anderes, wenn …
- du ein großes Support-Team mit festen Abläufen führst und viele fertige Anbindungen brauchst – Zendesk etwa nennt über 1.000 Apps im Marketplace,
- du einen IT-Service-Desk mit Geräte-Inventar suchst – dafür gibt es eigene Service-Desk-Programme,
- du lange erprobte Software brauchst – The-Y CRM ist Alpha.
Nimm The-Y CRM, wenn …
- WhatsApp, E-Mail und Anrufe in einen Posteingang sollen,
- du keine zweite Telefonanlage und keinen WhatsApp-Aufpreis willst,
- du selbst hosten willst oder pauschal statt pro Agent zahlen.
Auch Instagram und Messenger? Wie alle Kanäle in einem Verlauf je Kunde zusammenkommen: Omnichannel-Kundenservice.
Häufige Fragen
Gibt es Helpdesk-Software kostenlos?
Ja. The-Y CRM Free kostet dauerhaft 0 € für bis zu 3 Personen, mit Tickets, Antwortzielen, Kundenumfrage, Wissensdatenbank mit Hilfe-Portal, WhatsApp und Telefonanlage. Grenzen: 1.000 ausgehende Nachrichten und 200 ausgehende Gesprächsminuten im Monat, 1 Marke, 2 GB; öffentliche Seiten zeigen „Powered by The-Y“.
Kann ich WhatsApp an einen Helpdesk anbinden?
Ja, über die WhatsApp Business Platform von Meta. Bei The-Y CRM klickst du „WhatsApp verbinden“ und wählst im Fenster von Meta deine Nummer. Eine Nummer aus der WhatsApp-Business-App kann dort bleiben, bis zu 180 Tage Verlauf kommen mit. Metas Gebühren zahlst du direkt an Meta, ohne Aufschlag.
Brauche ich für Anrufe eine eigene Telefonanlage?
Nein. In The-Y CRM ist die Telefonanlage eingebaut: Begrüßung, Menü, Warteschlange und Mailbox. Du brauchst nur eine Rufnummer mit SIP-Leitung bei einem Telefonanbieter, derzeit sipgate, Zadarma oder Twilio.
Kann ich die Helpdesk-Software selbst hosten?
Ja, per Docker auf deinem eigenen Server: gratis mit Gratis-Schlüssel und denselben Grenzen wie Free, oder ohne Grenzen für 10 € im Monat bzw. 240 € einmalig (Preise in Alpha und Beta). Wie es geht, steht in der Anleitung zum Selbst-Hosten.
Hat der Helpdesk KI?
Ja, mit deinem eigenen KI-Schlüssel von Anthropic, OpenAI oder Google: Antwortvorschläge und Zusammenfassungen. The-Y berechnet dafür nichts. Übersetzen zwischen Deutsch, Englisch und Türkisch geht auch ohne Schlüssel, auf unserem Server in Wien.
Schau dir den Helpdesk selbst an.
In der Demo klickst du dich mit Beispieldaten durch Tickets, Antwortziele und Telefonanlage – ohne Anmeldung, nach 24 Stunden ist alles gelöscht.
Lieber gemeinsam? Wir richten es per Video mit dir ein – im Browser, nichts zu installieren. Mo–Fr 10–12 und 14–17 Uhr (Wiener Zeit).
Ticketsystem kostenlos · Omnichannel-Kundenservice · CRM mit Telefonanlage · WhatsApp Business mit mehreren Mitarbeitern · WhatsApp-Vorlagen zum Kopieren · The-Y CRM im Überblick · Was The-Y CRM wirklich kostet
Quellen
- Funktionen: Dokumentation · WhatsApp verbinden · Telefonie einrichten
- Metas Preise ab 01.10.2026 und Tarife von The-Y: Kostenseite; andere Anbieter: deren Preis- und Hilfe-Seiten, verlinkt in unseren Vergleichen (Abrufdatum oben)
Zendesk, Freshdesk, Freshcaller, Zammad, HubSpot und WhatsApp sind Marken ihrer Eigentümer. Angaben nach bestem Wissen; Fehler bitte an office@the-y.at, wir korrigieren sofort.