WhatsApp-Vorlagen: 14 Mustertexte für Termin, Abholung und Zahlung – mit Prüf-Check
Der Auftrag ist fertig, du willst dem Kunden per WhatsApp Bescheid geben – aber seine letzte Nachricht ist drei Tage alt, und WhatsApp lässt nur eine genehmigte Vorlage durch. Oder Meta hat deine Vorlage abgelehnt, und du weißt nicht, warum. Hier sind 14 Mustertexte zum Kopieren, die Regeln einfach erklärt und ein Prüf-Check, der deine Vorlage vor dem Einreichen ansieht.
Über Metas WhatsApp Business Platform (Team-Posteingang, Ticketsystem, CRM) darfst du frei schreiben, solange die letzte Nachricht des Kunden höchstens 24 Stunden alt ist. Danach – oder wenn du zuerst schreibst – geht nur eine Vorlage, die Meta geprüft hat. Jede Vorlage hat eine Kategorie: Service (Info zu etwas, das der Kunde angefragt oder gekauft hat) oder Werbung. Meta verlangt für jede Vorlage, dass der Kunde Nachrichten von dir über WhatsApp zugestimmt hat. Werbung kostet mehr und braucht die Einwilligung in Werbung. Meta entscheidet laut eigener Doku innerhalb von 24 Stunden.
Schnellantwort in der App oder Vorlage der Business Platform?
| Schnellantworten (WhatsApp-Business-App) | Vorlagen (WhatsApp Business Platform) | |
|---|---|---|
| Was ist das? | gespeicherte Texte, die du in der App schnell einfügst | von Meta geprüfte Nachrichten mit Platzhaltern wie {{1}} |
| Prüft Meta? | nein | ja, jede Vorlage und jede Sprache einzeln |
| Wofür nötig? | nur zum Zeitsparen | wenn du zuerst schreibst oder die letzte Kundennachricht älter als 24 Stunden ist |
| Kosten bei Meta | keine | je zugestellter Vorlage, nach Kategorie und Land |
Die Mustertexte unten passen für beides: als Schnellantwort in der App oder als Vorlage im Team-Posteingang.
Service oder Werbung – warum das die Kosten ändert
Meta rechnet je zugestellter Vorlage ab, nach Kategorie und Land des Empfängers. Seit 01.10.2026 kosten auch Service-Vorlagen innerhalb der 24 Stunden.
| Kategorie | Wofür | Österreich | Deutschland |
|---|---|---|---|
| Service (bei Meta „Utility“) | Info zu einem Termin, Auftrag, Kauf oder einer Rechnung – ohne Werbung | 0,0142 € | 0,0456 € |
| Werbung („Marketing“) | alles, was verkaufen oder werben soll; nur mit Einwilligung | 0,049 € | 0,1131 € |
| Bestätigungscode | Einmal-Code zum Anmelden; Text legt Meta fest | 0,0142 € | 0,0456 € |
Metas Preisliste, Stand 30.09.2026, gültig ab 01.10.2026; andere Länder im Kostenrechner. Klingt eine Service-Vorlage nach Werbung, genehmigt Meta sie seit April 2025 als Werbung statt sie abzulehnen – sie wird also teurer. Stuft Meta eine schon genehmigte Vorlage später um, kündigt Meta das einen Tag vorher an.
14 Mustertexte zum Kopieren
In der Sie-Form; {{1}}, {{2}} … sind Platzhalter für Name, Datum, Betrag. 13 davon gibt es fertig in der Vorlagen-Galerie von The-Y CRM, auch in der Du-Form, auf Englisch und Türkisch. Nummer 14 legst du im Baukasten selbst an.
1 · Terminbestätigung
Guten Tag {{1}}, Ihr Termin am {{2}} um {{3}} Uhr ist bestätigt. Wir freuen uns auf Sie! Falls etwas dazwischenkommt, geben Sie uns bitte kurz Bescheid.
2 · Terminerinnerung
Guten Tag {{1}}, eine kurze Erinnerung: Morgen um {{2}} Uhr haben Sie Ihren Termin bei uns. Können Sie nicht kommen? Geben Sie uns bitte kurz Bescheid, dann vergeben wir den Platz neu.
3 · Termin verschoben
Guten Tag {{1}}, leider müssen wir Ihren Termin am {{2}} verschieben. Unser Vorschlag: {{3}}. Passt Ihnen das?
4 · Auftrag fertig
Guten Tag {{1}}, gute Nachricht: Ihr Auftrag {{2}} ist fertig und kann ab sofort abgeholt werden. Unsere Öffnungszeiten: {{3}}. Bis bald!
5 · Abholbereit
Guten Tag {{1}}, Ihre Bestellung {{2}} liegt ab jetzt zur Abholung für Sie bereit. Bitte bringen Sie diese Nachricht oder einen Ausweis mit. Danke für Ihren Einkauf!
6 · Bestellung unterwegs
Guten Tag {{1}}, Ihre Bestellung {{2}} ist unterwegs und kommt voraussichtlich am {{3}} bei Ihnen an.
7 · Kostenvoranschlag fertig
Guten Tag {{1}}, Ihr Kostenvoranschlag {{2}} ist fertig: {{3}} inkl. MwSt. Sollen wir loslegen? Antworten Sie einfach hier.
8 · Rechnung
Guten Tag {{1}}, anbei finden Sie Ihre Rechnung {{2}} über {{3}}. Bitte überweisen Sie den Betrag bis {{4}}. Vielen Dank für Ihren Auftrag!
9 · Zahlungserinnerung
Guten Tag {{1}}, eine freundliche Erinnerung: Die Rechnung {{2}} über {{3}} war am {{4}} fällig. Falls Sie schon bezahlt haben, ist alles in Ordnung – dann betrachten Sie diese Nachricht bitte als erledigt.
10 · Anruf verpasst
Guten Tag {{1}}, wir haben Ihren Anruf um {{2}} Uhr leider verpasst. Wann dürfen wir Sie zurückrufen?
11 · Bitte um Bewertung
Guten Tag {{1}}, danke für Ihren Besuch bei uns! Wie zufrieden waren Sie? Eine kurze Bewertung hilft uns und anderen sehr.
12 · Willkommen
Guten Tag {{1}}, schön, dass Sie dabei sind! Ab jetzt bekommen Sie hier Neuigkeiten, Tipps und Angebote von uns.
13 · Angebot der Woche
Guten Tag {{1}}, nur diese Woche: {{2}} auf {{3}}! Zeigen Sie diese Nachricht im Geschäft oder nutzen Sie online den Code.
14 · Unterlagen fehlen noch
Guten Tag {{1}}, für Ihren Auftrag {{2}} fehlt uns noch Folgendes: {{3}}. Sie können es uns einfach hier als Foto oder PDF schicken. Vielen Dank!
Beispielwerte für Metas Prüfung: Namen wie „Anna“, Datum „14.11.“, Uhrzeit „10:30“, Beträge wie „€ 249,00“. Jede Variable braucht einen Beispielwert.
Prüf-Check: Würde Meta deine Vorlage annehmen?
Füg deinen Text ein. Der Check läuft nur in deinem Browser: Es wird nichts gespeichert und nichts verschickt. Er prüft die häufigsten Form-Fehler aus Metas Doku – ob Meta die Vorlage genehmigt, entscheidet Meta.
Die Grenzen 1.024 Zeichen (Text) und 60 Zeichen (Fußzeile) stehen in Metas Doku. Die Warnung „wenig Text um die Variablen“ ist unsere Faustregel – Meta nennt dafür keine Zahl.
Die häufigsten Ablehnungsgründe
Laut Metas Doku zur Vorlagen-Prüfung, abgerufen 07.11.2026:
- Klammern der Platzhalter fehlen oder passen nicht; Sonderzeichen im Platzhalter.
- Platzhalter nicht fortlaufend nummeriert, z. B. {{1}} und dann {{3}}.
- Zu viele Platzhalter für zu wenig Text.
- Der Text beginnt oder endet mit einem Platzhalter.
- Fehlende Beispielwerte für die Platzhalter.
- Die Vorlage fragt sensible Daten ab, z. B. Karten- oder Ausweisnummern.
- Verstoß gegen Metas Handelsrichtlinien; doppelte Vorlage mit gleichem Text.
Dazu nennen Anbieter wie Twilio Platzhalter direkt nebeneinander ({{1}}{{2}}) als häufigen Grund. Abgelehnt? Text anpassen und neu einreichen; gegen eine Entscheidung kannst du laut Meta auch Einspruch einlegen.
So geht es in The-Y CRM
- Galerie: Textbausteine & Mail-Vorlagen → WhatsApp-Vorlagen → „Aus Galerie wählen“: 14 fertige Vorlagen auf Deutsch, Englisch und Türkisch. „Übernehmen“ öffnet sie im Baukasten.
- Baukasten mit Handy-Vorschau: Kopfzeile (Text, Bild, Video oder PDF), Text mit Platzhaltern per Klick, Fußzeile, Knöpfe. Metas Grenzen zählen sichtbar mit.
- Prüfung vor dem Einreichen: Platzhalter am Anfang oder Ende, Lücken in der Nummerierung, fehlende Beispielwerte, Längen und Knopf-Regeln. Erst bei „Bereit zum Einreichen“ geht es zu Meta.
- KI mit deinem eigenen Schlüssel (Anthropic, OpenAI oder Google): Vorlage aus einem Satz entwerfen, in bis zu 10 Sprachen übersetzen, Ablehnung erklären, einschätzen, ob Meta eine Service-Vorlage als Werbung sieht. Die KI macht nur Entwürfe.
- Status in Klartext: genehmigt, in Prüfung, abgelehnt mit Grund und „So behebst du es“, Kategorie geändert.
- Senden: im Posteingang mit „Vorlage senden“, in Kampagnen (Werbung nur an Kontakte mit Einwilligung) und in Abläufen – z. B. „Termin morgen → Erinnerung“ seit Version 1.1.58.
Anleitung: WhatsApp-Vorlagen bauen →
Wann du keine Vorlagen brauchst – und wann ein anderes Werkzeug
Keine Vorlagen nötig, wenn …
- du mit der WhatsApp-Business-App allein antwortest – dann reichen Schnellantworten,
- Kunden fast immer zuerst schreiben und du innerhalb von 24 Stunden antwortest.
Ein anderes Werkzeug passt, wenn …
- du vor allem große Werbe-Aussendungen mit ausgefeilter Statistik planst – darauf sind Newsletter-Spezialisten ausgerichtet (Newsletter-Tools im Vergleich),
- du heute lange erprobte Software brauchst – The-Y CRM ist Alpha.
Häufige Fragen
Was ist eine WhatsApp-Vorlage?
Eine Nachricht mit Platzhaltern wie {{1}}, die Meta vorher prüft. Über die WhatsApp Business Platform brauchst du sie, wenn du zuerst schreibst oder die letzte Nachricht des Kunden älter als 24 Stunden ist. Innerhalb von 24 Stunden darfst du frei antworten.
Wie lange dauert die Prüfung durch Meta?
Laut Meta bis zu 24 Stunden. Jede Sprache einer Vorlage wird einzeln geprüft.
Ist eine Terminerinnerung Service oder Werbung?
Service, solange sie nur über den Termin informiert. Steht ein Angebot oder Rabatt darin, kann Meta sie als Werbung einstufen. Dann kostet sie mehr und darf nur an Kontakte mit Einwilligung gehen.
Was kostet eine WhatsApp-Vorlage?
Meta rechnet je zugestellter Vorlage ab, nach Kategorie und Land. Laut Metas Preisliste ab 01.10.2026 kostet eine Service-Vorlage in Österreich 0,0142 €, in Deutschland 0,0456 €; Werbung 0,049 € bzw. 0,1131 €. The-Y CRM schlägt nichts auf.
Warum wurde meine Vorlage abgelehnt?
Häufige Gründe laut Meta: Platzhalter am Anfang oder Ende, nicht fortlaufende Nummern, zu viele Platzhalter für wenig Text, fehlende Beispielwerte oder die Abfrage sensibler Daten. Mehr festen Text, keine Variable am Rand und die passende Kategorie helfen meist.
Vorlage bauen, prüfen lassen, senden.
In der Demo probierst du Galerie und Baukasten mit Beispieldaten aus – das Einreichen wird nur simuliert. Mit einem Gratis-Konto reichst du über dein eigenes WhatsApp-Konto ein.
Free: bis 3 Personen, dauerhaft 0 €. Cloud Pro: 20 € im Monat pro Unternehmen, alle Nutzer und Marken inklusive (Preis in Alpha & Beta; ab Live 40 €). Metas Gebühren zahlst du direkt an Meta, ohne Aufschlag.
Verpasste Anrufe per WhatsApp · WhatsApp Business mit mehreren Mitarbeitern · Newsletter per E-Mail, WhatsApp und SMS · Ticketsystem mit WhatsApp · Alle Vergleiche
Quellen
- Meta, Entwickler-Doku, abgerufen 07.11.2026: Vorlagen-Übersicht (Kategorien, Platzhalter) · Bausteine (1.024 Zeichen Text, 60 Zeichen Kopf- und Fußzeile) · Prüfung und Ablehnungsgründe (bis 24 Stunden) · Kategorien und Umstufung
- Twilio: Ablehnungsgründe (Platzhalter nebeneinander), abgerufen 07.11.2026
- Preise: Kostenseite (Metas Preisliste, Stand 30.09.2026, gültig ab 01.10.2026) · Schnellantworten der App: WhatsApp Business mit mehreren Mitarbeitern
- The-Y CRM: WhatsApp-Vorlagen & Status · Abläufe · Release Notes (1.1.58: Google-Bewertung an alle, Erinnerung vor dem Termin)
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