Newsletter per E-Mail, WhatsApp und SMS: die Regeln – und welches Tool passt
Du willst deinen Kund:innen ein Angebot schicken. Per Mail, per WhatsApp oder per SMS. Die erste Frage ist nicht: Welches Tool? Sondern: Darfst du sie überhaupt anschreiben? Hier stehen die Regeln für Österreich und Deutschland im Wortlaut und einfach erklärt. Dazu eine Checkliste vor dem ersten Versand. Und ehrlich, wann ein Newsletter-Tool wie Brevo, CleverReach oder rapidmail besser passt als unser CRM.
Werbung per E-Mail und SMS braucht in Österreich und Deutschland grundsätzlich eine vorherige Einwilligung. Für E-Mails an Bestandskunden gibt es eine enge Ausnahme. Für WhatsApp verlangt Meta selbst eine Einwilligung. Du musst jede Einwilligung nachweisen können. The-Y CRM verschickt Kampagnen per E-Mail, SMS und WhatsApp mit Einwilligung je Kanal. Ein Anmeldeformular und Double-Opt-in hat es nicht – dafür ist ein Newsletter-Tool besser.
Das ist Hintergrund, keine Rechtsberatung. Gesetzestexte abgerufen am 06.11.2026 aus dem RIS (Österreich) und von gesetze-im-internet.de (Deutschland).
Die Regeln einfach erklärt
- Grundsatz: Werbung per E-Mail oder SMS nur mit vorheriger Einwilligung.
- Ausnahme Bestandskunden: Bei E-Mails darfst du unter vier Bedingungen auch ohne Einwilligung werben (in Österreich gilt die Ausnahme laut Gesetz auch für SMS). Alle vier müssen zutreffen.
- In jeder Werbe-Mail: Man muss sehen, wer schreibt, und es muss eine Adresse zum Abmelden geben.
- Nachweis: Beruht der Versand auf einer Einwilligung, musst du sie nachweisen können (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Der Widerruf muss so einfach sein wie die Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Österreich und Deutschland im Wortlaut
| Punkt | Österreich: § 174 TKG 2021 | Deutschland: § 7 UWG |
|---|---|---|
| Grundsatz | Die Zusendung einer elektronischen Post – einschließlich SMS – ist ohne vorherige Einwilligung des Empfängers unzulässig, wenn die Zusendung zu Zwecken der Direktwerbung erfolgt.(Abs. 3) | Eine unzumutbare Belästigung ist stets anzunehmen bei Werbung unter Verwendung einer automatischen Anrufmaschine, eines Faxgerätes oder elektronischer Post, ohne dass eine vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten vorliegt(Abs. 2 Nr. 2) |
| Ausnahme 1: Woher die Adresse kommt | der Absender die Kontaktinformation für die Nachricht im Zusammenhang mit dem Verkauf oder einer Dienstleistung an seine Kunden erhalten hat(Abs. 4 Z 1) | ein Unternehmer im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung von dem Kunden dessen elektronische Postadresse erhalten hat(Abs. 3 Nr. 1) |
| Ausnahme 2: Wofür du wirbst | diese Nachricht zur Direktwerbung für eigene ähnliche Produkte oder Dienstleistungen erfolgt(Abs. 4 Z 2) | der Unternehmer die Adresse zur Direktwerbung für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen verwendet(Abs. 3 Nr. 2) |
| Ausnahme 3: Hinweis aufs Nein | der Empfänger klar und deutlich die Möglichkeit erhalten hat, eine solche Nutzung der elektronischen Kontaktinformation bei deren Erhebung und zusätzlich bei jeder Übertragung kostenfrei und problemlos abzulehnen(Abs. 4 Z 3) | der Kunde bei Erhebung der Adresse und bei jeder Verwendung klar und deutlich darauf hingewiesen wird, dass er der Verwendung jederzeit widersprechen kann, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen(Abs. 3 Nr. 4) |
| Ausnahme 4: Kein Nein | der Empfänger die Zusendung nicht von vornherein, insbesondere nicht durch Eintragung in die in § 7 Abs. 2 E-Commerce-Gesetz genannte Liste, abgelehnt hat(Abs. 4 Z 4) | der Kunde der Verwendung nicht widersprochen hat(Abs. 3 Nr. 3) |
| In jeder Werbe-Mail | Unzulässig ist sie jedenfalls, wenn die Identität des Absenders verschleiert wird oder keine authentische Adresse vorhanden ist, an die der Empfänger eine Aufforderung zur Einstellung solcher Nachrichten richten kann(Abs. 5 Z 1 und 4) | Unzumutbar ist sie stets, wenn die Identität des Absenders verschleiert wird oder keine gültige Adresse vorhanden ist, an die der Empfänger eine Aufforderung zur Einstellung solcher Nachrichten richten kann, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen(Abs. 2 Nr. 3 Buchst. a und c) |
Die Liste nach § 7 Abs. 2 E-Commerce-Gesetz ist die ECG-Liste der RTR. Dort können sich Menschen und Firmen eintragen, die keine Werbe-Mails wollen; Versender können ihre Adressen damit abgleichen. Laut § 174 Abs. 6 TKG 2021 gilt ein Verstoß aus dem Ausland als dort begangen, wo die Nachricht ankommt.
WhatsApp und SMS
- SMS nennt das österreichische Gesetz ausdrücklich („einschließlich SMS“). WhatsApp steht in keinem der beiden Gesetze ausdrücklich. Das österreichische Gesetz versteht unter „elektronischer Post“ aber jede Text-, Sprach-, Ton- oder Bildnachricht, die gespeichert wird, bis der Empfänger sie abruft (§ 160 Abs. 3 Z 13 TKG 2021). Geh deshalb davon aus, dass auch Werbung per WhatsApp eine Einwilligung braucht.
- Meta verlangt für WhatsApp selbst eine Einwilligung: Laut WhatsApp Business Messaging Policy (Stand 23.09.2026) darfst du Menschen nur anschreiben, wenn sie dir ihre Nummer gegeben haben und dir eine Opt-in-Erlaubnis vorliegt. Bitten, nichts mehr zu schicken, musst du beachten.
- Werbung per WhatsApp geht nur mit einer von Meta genehmigten Werbe-Vorlage. Meta verrechnet jede zugestellte Werbe-Nachricht direkt an dich: Österreich 0,049 €, Deutschland 0,1131 € (Meta-Preisliste, Stand 30.09.2026, gültig ab 01.10.2026).
- Ab 13.10.2027 laufen Werbe-Vorlagen Pflicht über Metas Marketing-Schnittstelle, für neu verbundene Nummern schon ab 13.04.2027. Was das in The-Y CRM heißt
- „Werbung stoppen“: Empfänger können in WhatsApp Werbung abbestellen. The-Y CRM entfernt dann die Werbe-Einwilligung für WhatsApp und vermerkt es am Kontakt.
Checkliste vor dem ersten Versand
- Je Kanal geklärt: Hast du für jeden Empfänger eine Einwilligung – oder trifft bei E-Mail die Bestandskunden-Ausnahme mit allen vier Bedingungen zu?
- Nachweis da: Für jede Einwilligung Datum und Quelle notiert (Formular, Gespräch, Import).
- Österreich: Adressen ohne Einwilligung gegen die ECG-Liste der RTR abgeglichen.
- Absender erkennbar: Firmenname und Pflichtangaben in der Mail.
- Abmelden in jeder Werbe-Mail: ein Link, kostenlos, ohne Anmeldung. Abmeldungen sofort beachten.
- WhatsApp: Werbe-Vorlage von Meta genehmigt, Opt-in vorhanden, Kosten je Nachricht eingeplant.
- SMS: Einwilligung vorhanden, im Text steht, wie man sich abmeldet (z. B. „STOP“).
- Empfänger geprüft: Wie viele bekommen die Nachricht? Erst eine Test-Nachricht an dich selbst.
- Versandgrenzen bekannt: Wie viele Mails pro Stunde und Tag erlaubt dein Mail-Anbieter?
- Datenschutzerklärung: Newsletter, Werkzeug und – falls du sie misst – Öffnungen und Klicks erwähnt. Ob du für die Messung eine Einwilligung brauchst, klär mit deiner Beratung.
Was The-Y CRM dafür hat – und was nicht
Das gibt es
- Kampagnen per E-Mail, SMS und WhatsApp unter Marketing, mit Segmenten (alle oder je Marke) und Platzhaltern wie {vorname}.
- Einwilligung je Kanal mit Datum und Quelle am Kontakt; CSV-Import mit Einwilligungs-Spalte – ein „ja“ überschreibt nie eine Abmeldung.
- WhatsApp- und SMS-Kampagnen gehen nur an Kontakte mit ausdrücklicher Einwilligung. Wer am Telefon nur „1“ für eine WhatsApp-Rückmeldung drückt, zählt nicht als Werbe-Einwilligung.
- Abmelden: Abmeldelink in jeder Werbe-Mail, dazu Ein-Klick-Abmeldung für Mail-Programme. „STOP“, „STOPP“, „ABMELDEN“ oder „UNSUBSCRIBE“ per SMS oder WhatsApp meldet ab, „Werbung stoppen“ in WhatsApp ebenso.
- Vor dem Senden: „An N Empfänger senden?“ mit der echten Zahl.
- Zustellung je Kampagne: verschickt, zugestellt, gelesen, fehlgeschlagen, zurückgekommen, verzögert. Adressen, die es nicht gibt, werden gesperrt.
- Bei E-Mail zählt die Kampagnen-Liste auf Wunsch Öffnungen (über ein unsichtbares Zählbild) und Klicks auf Links – je Kampagne mit dem Schalter „Öffnungen und Klicks zählen“.
Das gibt es nicht – oder nur so
- Kein Anmeldeformular für deine Website und kein Double-Opt-in.
- Keine A/B-Tests und kein Baukasten für gestaltete Newsletter mit Bild-Blöcken. Die Mail ist Text im Rahmen deiner Marke (Logo, Farben).
- E-Mail-Kampagnen prüfen keine Einwilligung, nur Abmeldungen: Sie gehen an alle im Segment, die sich nicht abgemeldet haben. Ob du sie anschreiben darfst, entscheidest du.
- Öffnungs- und Klick-Zählung nur auf Wunsch: Seit 1.1.58 ist sie je Kampagne aus, bis du sie einschaltest – auch bei bestehenden Kampagnen. Einschalten nur, wenn deine Empfänger:innen dem Zählen zugestimmt haben. Ohne Zählen hat die Mail kein Zählbild, und Links führen direkt zum Ziel.
- Versand über dein eigenes Postfach, mit dessen Grenzen. Bremst es, pausiert die Kampagne und macht später weiter; bei Microsoft 365 geht es langsamer.
- Free: 1.000 ausgehende Nachrichten im Monat über alle Kanäle.
Anleitung: Marketing-Kampagnen → · Einwilligung, STOP & Abmeldung →
Wann Brevo, CleverReach oder rapidmail besser sind
Newsletter-Tools sind für große Listen und Anmeldungen über die Website gebaut. Hier die Angaben von ihren eigenen Seiten, abgerufen am 06.11.2026:
| Tool | Firma & Daten | Gratis | Einstieg | Formular & Double-Opt-in | Statistik & Tests | WhatsApp / SMS |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Brevo | Brevo GmbH, Berlin (Tochter der Brevo SAS, Paris); OVH (Frankreich, Deutschland), Google Cloud (Belgien) | 300 E-Mails pro Tag, mit Brevo-Logo | „Starter“ 7 €/Monat zzgl. USt., ab 5.000 E-Mails/Monat | ja / ja | Öffnungen und Klicks; A/B-Tests ab „Standard“ | WhatsApp-Kampagnen ab „Professional“; SMS mit Guthaben |
| CleverReach | CleverReach GmbH & Co. KG, Rastede; AWS in Irland und Deutschland (AVV-Muster, Stand 07/2024) | „Lite“: 250 Empfänger, 1.000 E-Mails/Monat, mit Werbung im Newsletter | „Basic“ 15 €/Monat zzgl. MwSt. für 500 Empfänger | ja / ja, als Standard | Öffnungen und Klicks; A/B-Tests im Tarif „Pro“ | nur über Zapier |
| rapidmail | Positive Group Deutschland GmbH, Freiburg; Server nur in Deutschland | kein Gratis-Tarif; Versand an höchstens 10 Empfänger immer gratis, erster Versand an bis zu 2.000 gratis | „Essential“ 15 €/Monat zzgl. USt. für 500 Kontakte, oder 20 € je Versand | ja / ja | Öffnungen, Klicks, Abmeldungen; A/B-Tests ab „Performance“ | nicht angegeben |
| The-Y CRM | The-Y e.U., Wien; Rechenzentrum Wien (netcup) | Free bis 3 Personen, 1.000 ausgehende Nachrichten/Monat über alle Kanäle | Cloud Pro 20 €/Monat pro Unternehmen, alle Nutzer und Marken (inkl. USt.) | nein / nein | Zustellung; Öffnungen und Klicks auf Wunsch je Kampagne; WhatsApp zugestellt/gelesen; keine A/B-Tests | beides, nur mit Einwilligung; Kosten direkt an Meta bzw. deinen SMS-Anbieter |
Brevo und rapidmail laden ihre Preise erst im Browser nach; wir haben die Werte aus den Preisdaten ihrer Preisseiten übernommen. Preise ändern sich – prüf vor der Entscheidung die Seiten der Anbieter.
Nimm ein Newsletter-Tool, wenn …
- sich Leute auf deiner Website anmelden sollen – mit Formular und Double-Opt-in,
- deine Liste groß ist und tausende Mails auf einmal rausgehen sollen,
- du gestaltete Newsletter mit Bildern und Spalten willst,
- du A/B-Tests oder lange Mail-Strecken brauchst.
Nimm The-Y CRM, wenn …
- deine Empfänger schon Kontakte im CRM sind – Kund:innen, die dir schreiben oder anrufen,
- du E-Mail, WhatsApp und SMS aus einer Liste schicken willst, mit Einwilligung je Kanal,
- Abmeldungen und „Werbung stoppen“ automatisch am Kontakt landen sollen,
- du keinen zweiten Vertrag und keine zweite Kontaktliste willst.
Häufige Fragen
Darf ich Bestandskunden ohne Einwilligung einen Newsletter per E-Mail schicken?
Unter engen Bedingungen ja: in Österreich nach § 174 Abs. 4 TKG 2021, in Deutschland nach § 7 Abs. 3 UWG. Du hast die Adresse beim Verkauf bekommen, wirbst nur für eigene ähnliche Produkte, der Kunde hat nicht widersprochen, und du weist beim Erheben und in jeder Mail auf das Widerspruchsrecht hin. In Österreich zählt auch die ECG-Liste der RTR. The-Y CRM schickt SMS und WhatsApp ohnehin nur mit Einwilligung. Das ist keine Rechtsberatung.
Brauche ich Double-Opt-in?
Weder TKG noch UWG noch DSGVO nennen das Wort. Die DSGVO verlangt aber, dass du eine Einwilligung nachweisen kannst (Art. 7 Abs. 1). Double-Opt-in ist ein verbreiteter Weg dafür. The-Y CRM hat kein Anmeldeformular und kein Double-Opt-in. Sammelst du Anmeldungen auf deiner Website, nimm dafür ein Newsletter-Tool.
Kann ich mit The-Y CRM einen WhatsApp-Newsletter verschicken?
Ja, als Kampagne mit einer von Meta genehmigten Werbe-Vorlage und nur an Kontakte mit Einwilligung. Meta verrechnet jede zugestellte Werbe-Nachricht direkt an dich: in Österreich 0,049 €, in Deutschland 0,1131 € (Meta-Preisliste, Stand 30.09.2026). The-Y schlägt nichts auf.
Ist The-Y CRM ein vollwertiges Newsletter-Tool?
Nein. Es verschickt Kampagnen per E-Mail, SMS und WhatsApp an Kontakte im CRM, mit Einwilligung je Kanal und Abmeldelink. Es fehlen Anmeldeformular, Double-Opt-in, A/B-Tests und ein Baukasten für gestaltete Newsletter. Für große Listen sind Brevo, CleverReach oder rapidmail besser.
Was kostet ein Newsletter mit The-Y CRM?
Kampagnen sind in Free enthalten: 0 € für bis zu 3 Personen, mit 1.000 ausgehenden Nachrichten im Monat über alle Kanäle. Cloud Pro kostet 20 € im Monat pro Unternehmen, alle Nutzer und Marken inklusive, ohne Mengengrenze bei Nachrichten. E-Mails gehen über dein eigenes Postfach, mit dessen Versandgrenzen. Die Preise gelten in Alpha und Beta; ab dem Live-Release kostet Cloud Pro 40 € im Monat.
Probier eine Kampagne mit Beispieldaten aus.
In der Demo siehst du Kampagnen, Einwilligungen und Zustellung mit Beispieldaten – ohne Anmeldung. Die Demo ist nach 24 Stunden wieder gelöscht. Oder leg gleich ein Gratis-Konto an.
CRM aus Österreich im Vergleich · Ticketsystem mit WhatsApp · WhatsApp Business mit mehreren Mitarbeitern · Was The-Y CRM wirklich kostet · The-Y CRM im Überblick · Alle Vergleiche
Quellen (abgerufen am 06.11.2026)
- Österreich: § 174 TKG 2021 im RIS (BGBl. I Nr. 190/2021, in Kraft seit 01.11.2021), § 160 TKG 2021 (Begriffe); ECG-Liste der RTR
- Deutschland: § 7 UWG auf gesetze-im-internet.de
- DSGVO Art. 7 (Nachweis und Widerruf der Einwilligung): EUR-Lex, Verordnung (EU) 2016/679
- WhatsApp: WhatsApp Business Messaging Policy (Stand 23.09.2026); Meta-Preise und Marketing-Schnittstelle: unsere Kostenseite mit Link zur Meta-Preisliste
- The-Y CRM: Doku Kampagnen, Einwilligung, STOP & Abmeldung, Marketing-Schnittstelle, Tarife und Grenzen; Öffnungs- und Klick-Zählung (nur auf Wunsch, seit 1.1.58), Abmelde-Kopfzeile und fehlendes Anmeldeformular laut Produktcode, Version 1.1.58
- Brevo: Impressum, Nutzungsbedingungen (Anlage 2), Preise, alle Funktionen, WhatsApp-Kampagnen, Double-Opt-in
- CleverReach: Impressum, Preise und Tarife, AVV-Muster 5.2
- rapidmail: Impressum, Preise, AGB
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