Ratgeber · Stand 06.11.2026 · The-Y CRM 1.1.58

CRM und Helpdesk selbst hosten: auf deinem Server, mit einem Befehl

Deine Kundendaten sollen auf deinem eigenen Server liegen. Pro Person zahlen willst du auch nicht. Dann bleiben zwei Wege: ein Open-Source-Werkzeug selbst zusammenstellen – oder ein fertiges Paket mit Lizenzschlüssel installieren. Hier steht, was beide Wege kosten, wie die Installation abläuft, welchen Server du brauchst und was du danach selbst pflegen musst.

Gratis-Schlüssel holen Anleitung lesenGratis-Konto anlegen, dann Einstellungen → Lizenz → „Gratis-Schlüssel erzeugen“. Ohne Kreditkarte.

Gleich vorweg

The-Y CRM ist nicht Open Source. Der Quellcode ist nicht offen, die Software ist proprietär. Du kannst sie aber selbst hosten – mit einem Lizenzschlüssel: gratis mit den Free-Grenzen (bis 3 Personen) oder ohne Grenzen für 10 € im Monat bzw. 240 € einmalig (Preise in Alpha & Beta). Ist dir offener Code wichtig, passen die Open-Source-Werkzeuge weiter unten besser.

Was „selbst hosten“ bei The-Y heißt

Dieselbe Software wie in unserer Cloud. Der Funktionsumfang ist gleich, nur den Server betreibst du.
Lizenzschlüssel statt offenem Code. Den Schlüssel trägst du in der App ein (Einstellungen → Lizenz). Ohne Schlüssel läuft die Installation 14 Tage voll, danach nur noch lesend.
Gratis-Schlüssel: 3 Nutzer, 1 Marke, 2 GB, 1.000 ausgehende Nachrichten und 200 ausgehende Gesprächsminuten im Monat, 2 gleichzeitige Telefonate; ohne Support.
Ohne Grenzen: Founder 10 € im Monat oder Lifetime 240 € einmalig, in Alpha & Beta (ab Live 20 € bzw. 480 €). Beides ist dieselbe Lizenz – einmal als Abo, einmal unbefristet.
Lizenzprüfung: Etwa einmal pro Stunde fragt deine Installation bei uns nach. Dabei gehen nur Lizenzschlüssel, eine Kennung der Installation und die Versionsnummer an uns.
Deine Daten bleiben auf deinem Server. Einen AVV mit uns brauchst du dafür nicht – wir sind dort kein Auftragsverarbeiter.
Updates: nachts automatisch mit update.sh. Vorher wird gesichert, danach geprüft, bei einem Fehler läuft wieder die vorherige Version.

Selbst hosten oder hosten lassen?

Weg	An The-Y	Grenzen	Server
Free in unserer Cloud	0 €, dauerhaft	3 Personen, 1.000 ausgehende Nachrichten und 200 ausgehende Gesprächsminuten im Monat, 2 gleichzeitige Telefonate, 2 GB	betreiben wir: Server in Österreich (Rechenzentrum Wien)
Cloud Pro	20 € im Monat pro Unternehmen, alle Nutzer und Marken (Preis in Alpha & Beta; ab Live 40 €)	keine Mengengrenze bei Nachrichten und Minuten, bis 10 Telefonate gleichzeitig, 10 GB Speicher	betreiben wir: Server in Österreich (Rechenzentrum Wien), mit Updates und Backups
Selbst gehostet mit Gratis-Schlüssel	0 €	wie Free, ohne Support	betreibst du, dazu deine Serverkosten
Selbst gehostet ohne Grenzen	10 € im Monat oder 240 € einmalig (Alpha & Beta)	keine Grenzen der Lizenz	betreibst du, dazu deine Serverkosten

Lizenz- und Cloud-Pro-Preise inkl. etwaiger USt., nur für Unternehmen. Serverbeispiel netcup: VPS 500 (2 Kerne, 4 GB) 8,26 € netto im Monat, VPS 1000 (4 Kerne, 8 GB) 14,50 € netto im Monat, abgerufen am 09.10.2026. Alle Posten, auch WhatsApp, SMS und Telefon: Was The-Y CRM wirklich kostet.

Open-Source-Wege im Vergleich

Wer selbst hostet, landet meist bei diesen Projekten. Sie sind ausgereift und kosten keine Lizenz. Der Unterschied liegt darin, was du dazu bauen musst.

Werkzeug	Art	Quellcode	Selbst hosten	Telefonanlage
Zammad	Helpdesk, Ticketsystem	offen (AGPL-3.0)	Software 0 €; Server ab 2 Kernen und 6 GB RAM, mit Elasticsearch 4 GB mehr	nur Anbindung einer externen Anlage
FreeScout	Helpdesk, gemeinsames Postfach	offen (AGPL-3.0)	Kern 0 €, nur E-Mail; weitere Kanäle als Kauf-Module; PHP und Datenbank, Docker nur über ein Fremd-Image	keine
EspoCRM	CRM	offen (AGPL-3.0)	PHP 8.3–8.5 mit MySQL, MariaDB oder PostgreSQL; Anleitung für Docker	auf der Projektseite nicht genannt
SuiteCRM	CRM	offen (AGPL-3.0)	empfohlen: Linux-Server mit Apache, PHP und MySQL	auf der Projektseite nicht genannt
Twenty	CRM	überwiegend offen (AGPL-3.0), einzelne Teile unter kommerzieller Lizenz	Docker Compose	auf der Projektseite nicht genannt
The-Y CRM	CRM, Helpdesk, Posteingang für alle Kanäle, Telefonanlage, Rechnungen	nicht offen, proprietär	Gratis-Schlüssel oder 10 €/Monat bzw. 240 € einmalig; Docker, ab 2 vCPU, 4 GB RAM, 40 GB SSD	eingebaut; selbst gehostet ohne Aufpreis, der Installer richtet sie auf Wunsch mit ein (siehe unten)

Zammad und FreeScout laut ihren offiziellen Seiten, Details und Quellen in unseren Vergleichen (Zammad, FreeScout, abgerufen 10.10.2026); Zammad-Hardware laut docs.zammad.org, EspoCRM, SuiteCRM und Twenty laut ihren GitHub-Seiten, abgerufen am 06.11.2026. „Nicht genannt“ heißt: Auf der Projektseite steht nichts dazu – Erweiterungen von Dritten kann es geben.

Kurz gesagt: Mit Zammad oder FreeScout bekommst du ein gutes Ticketsystem, mit EspoCRM, SuiteCRM oder Twenty ein CRM. Willst du Tickets, CRM und Telefonanlage zusammen, verbindest und pflegst du dort mehrere Programme oder Module.

In vier Schritten auf deinem Server

Server mieten. Linux mit Root-Zugang, ab 2 vCPU, 4 GB RAM und 40 GB SSD. Fehlt Docker, installierst du es mit curl -fsSL https://get.docker.com | sh.
Domain auf den Server zeigen lassen. Ein A-Record, zum Beispiel crm.deine-firma.at, auf die IP-Adresse deines Servers.
Installer starten: curl -fsSL https://the-y.at/install.sh -o install.sh && bash install.sh. Er fragt nach Domain, Admin-E-Mail und Firmenname und erzeugt alle Passwörter selbst. Dazu Ja/Nein-Fragen: tägliche Sicherungen, nächtliche Updates, Server härten (Firewall, fail2ban, automatische Sicherheitsupdates) und seit 1.1.58 „Telefonanlage gleich mit einrichten?“. Läuft schon Plesk, cPanel oder ein anderer Webserver, schaltet er in den Proxy-Modus.
Anmelden und Schlüssel eintragen. https://deine-domain öffnen, mit dem Admin-Konto anmelden und unter Einstellungen → Lizenz den Schlüssel eintragen. Den Gratis-Schlüssel erzeugst du vorher in deinem Gratis-Konto auf crm.the-y.at, ebenfalls unter Einstellungen → Lizenz.

Zwei Stolpersteine

Die Datei .env enthält den Schlüssel APP_ENCRYPTION_KEY. Ohne ihn sind gespeicherte Zugangsdaten (Postfächer, Schnittstellen) nicht mehr lesbar. Bewahre die Datei außerhalb des Servers auf, zum Beispiel im Passwort-Manager.
Viele Cloud-Anbieter sperren ausgehende Mail-Ports (587, 465). Dann klappt das Empfangen, aber nicht das Senden. Prüfen auf dem Server: nc -zv dein-mailserver 587. Lösung: beim Anbieter die Freischaltung anfragen.

Komplette Anleitung: Self-Hosting einrichten →

Server-Größen-Rechner

Trag ein, was bei dir los ist. Die höchste Zahl bestimmt die Stufe – genau wie in unseren Server-Anforderungen. Kontakte zählen kaum, sie sind für den Server fast gratis.

Personen im Team E-Mails pro Tag Gleichzeitige Anrufe (höchstens im selben Moment; 0 = keine Telefonanlage) Anrufe aufzeichnen Aufgezeichnete Minuten pro Monat Marketing-Nachrichten pro Monat Neue Anhänge pro Monat (GB) Übersetzung auf dem eigenen Server (optional)

–

Server

SSD

Beispiel-Servernetcup, abgerufen 09.10.2026

Lizenz an The-Y

Telefonie

So rechnet der Rechner: Stufen und Grenzen aus den Server-Anforderungen (Klein bis ~5 Personen, ~500 E-Mails am Tag, 1–2 gleichzeitige Anrufe, ~2.000 Marketing-Nachrichten im Monat; Mittel bis ~20 Personen, ~3.000 E-Mails, 10 Anrufe, ~20.000 Nachrichten; darüber Groß). Werte dazwischen zählen zur höheren Stufe. Speicher: 40 GB Grundbedarf plus 12 Monate Wachstum (Aufnahmen ~1 MB je Minute, dazu deine Anhänge, Übersetzung ~1,2 GB), darauf 20 % Reserve (unsere Annahme) und 3 GB frei für Updates. Telefonie: ~170 kbit/s je gleichzeitigem Gespräch. Richtwerte, keine Garantie.

Telefonanlage auf dem eigenen Server

Selbst gehostet ist die eingebaute Telefonanlage ein Zusatz ohne Aufpreis. Seit 1.1.58 fragt der Installer „Telefonanlage gleich mit einrichten?“ – mit „ja“ richtet er sie auf deinem Server mit ein, samt Zugängen und Standardansagen. Schon installiert? Nachrüsten geht mit bash install.sh --add-phone. Das klappt auf Linux-Servern mit Docker direkt, weil die Sprache im Host-Netz läuft. Alles andere – Posteingang, E-Mail, WhatsApp, CRM, Rechnungen – läuft ohne sie.

Feste, öffentliche IPv4-Adresse (kein CGNAT; nur IPv4). Am Heim-Anschluss nur zum Testen.
Offene Ports: SIP 5060/udp, Audio 10000–20000/udp, coturn 3478 (udp und tcp) sowie 49152–49252/udp. 5038 und 8188 bleiben von außen zu.
Bandbreite: etwa 170 kbit/s je gleichzeitigem Gespräch, stabil und auch im Upload.
Gleichzeitige Telefonate: mit Gratis-Schlüssel höchstens 2, mit der Lizenz ohne Grenzen gibt es keine Tarif-Grenze. Für den ganzen Server gilt eine einstellbare Obergrenze (Standard 80).
Rufnummer: von deinem SIP-Anbieter, derzeit sipgate, Zadarma oder Twilio.

Telefonanlage beim Self-Hosting →

Wartungs-Checkliste

Selbst hosten heißt: Du bist der Betrieb. Diese Punkte gehören in deinen Kalender.

Einmal nach der Installation: .env außerhalb des Servers sichern. Sicherungen zusätzlich an einen zweiten Ort kopieren lassen (Offsite-Ziel, fragt der Installer ab).
Täglich, automatisch: Sicherung von Datenbank und Dateien. Mit einer Überwachungs-Adresse (zum Beispiel healthchecks.io) meldet sie sich, wenn etwas schiefgeht.
Nachts, automatisch: Updates mit update.sh. Was passieren würde, zeigt vorher bash update.sh --probe.
Wöchentlich: Probe-Wiederherstellung mit bash restore-test.sh. Sie spielt die letzte Sicherung in eine Wegwerf-Datenbank und lässt deine echten Daten in Ruhe.
Laufend: Uptime-Check auf /api/public/health. HTTP 200 heißt gesund, 503 heißt Problem.
Monatlich: Platz und Arbeitsspeicher ansehen. Für Updates brauchst du mindestens 3 GB frei, beim RAM etwa 20 % Luft.

Self-Hosting-Betrieb: Backup, Updates, Überwachung →

Wann ein anderes Werkzeug besser passt

Nimm etwas anderes, wenn …

offener Quellcode für dich Pflicht ist oder du den Code selbst ändern willst – dann Zammad oder FreeScout für Tickets, EspoCRM, SuiteCRM oder Twenty fürs CRM,
du nur E-Mail-Tickets brauchst und dir Open Source wichtig ist – dann bist du bei Zammad gut aufgehoben,
deine Installation nie mit einem Lizenzserver sprechen darf – The-Y prüft den Schlüssel online,
du heute lange erprobte Software brauchst – The-Y CRM ist Alpha.

Nimm The-Y CRM, wenn …

Tickets, CRM, WhatsApp und Telefonanlage in einem Programm laufen sollen,
du keine Module und Erweiterungen zusammensuchen willst,
du pauschal statt pro Person zahlen willst,
du dir offenhalten willst, später doch hosten zu lassen – es ist dieselbe Software.

Häufige Fragen

Ist The-Y CRM Open Source?

Nein. Der Quellcode ist nicht offen, The-Y CRM ist proprietäre Software der The-Y e.U. aus Wien. Du kannst es aber mit einem Lizenzschlüssel auf deinem eigenen Server betreiben. Deine Daten liegen dann bei dir und lassen sich jederzeit exportieren.

Was kostet es, The-Y CRM selbst zu hosten?

Mit dem Gratis-Schlüssel zahlst du uns nichts und hast die Free-Grenzen: 3 Nutzer, 1.000 ausgehende Nachrichten und 200 ausgehende Gesprächsminuten im Monat, 2 gleichzeitige Telefonate, 2 GB. Ohne Grenzen kostet die Lizenz 10 € im Monat oder 240 € einmalig (Preise in Alpha und Beta; ab Live 20 € bzw. 480 €). Den Server zahlst du selbst, zum Beispiel 8,26 € netto im Monat für einen kleinen Server bei netcup (Stand 09.10.2026).

Welchen Server brauche ich?

Zum Starten reichen 2 vCPU, 4 GB RAM und 40 GB SSD mit Linux und Docker. Die meisten Firmen fahren mit 4 vCPU und 8 GB gut. Mehr brauchst du vor allem für viele gleichzeitige Anrufe mit Aufzeichnung und für großen Marketing-Versand, nicht für viele Kontakte. Der Rechner auf dieser Seite zeigt die passende Stufe.

Telefoniert die selbst gehostete Version nach Hause?

Nur für die Lizenz: Etwa einmal pro Stunde prüft deine Installation ihren Schlüssel bei uns. Dabei gehen Lizenzschlüssel, eine Kennung der Installation und die Versionsnummer an uns. Ist unser Server nicht erreichbar, läuft sie 14 Tage normal weiter, danach nur lesend, bis die Prüfung wieder klappt. Gelöscht wird nichts.

Was passiert mit meiner Lizenz, wenn es The-Y nicht mehr gibt?

Dann bekommen alle selbst gehosteten Installationen – mit Gratis-Schlüssel, Monatslizenz oder Lifetime-Lizenz – vorher ein letztes Update, das die Lizenzprüfung und alle Nutzungsgrenzen entfernt. Danach laufen sie kostenlos und ohne Grenzen unbefristet weiter; deine Daten liegen ohnehin auf deinem Server. So steht es auch in den Nutzungsbedingungen.

Kann ich später zwischen unserer Cloud und meinem Server wechseln?

Ja, es ist dieselbe Software. Ein Umzug läuft über Export und Import: Admins exportieren das ganze Konto als Snapshot, zum Beispiel für den Umzug auf den eigenen Server.

Hol dir den Gratis-Schlüssel und probier es auf deinem Server.

Leg ein Gratis-Konto an, erzeug unter Einstellungen → Lizenz den Gratis-Schlüssel und starte den Installer. Lieber erst schauen? Die Demo zeigt alles mit Beispieldaten und ist nach 24 Stunden wieder gelöscht.

Gratis-Konto anlegen Demo ansehen – ohne Anmeldung Anleitung: Self-Hosting einrichten

Keinen eigenen Server? Dann hosten wir: Cloud Pro kostet 20 € im Monat pro Unternehmen, alle Nutzer und Marken inklusive, Server in Österreich (Rechenzentrum Wien).

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Quellen

The-Y selbst gehostet (Installer, Lizenzschlüssel, 14 Tage ohne Schlüssel, Updates, Telefonanlage): Self-Hosting einrichten, Server-Anforderungen, Self-Hosting-Betrieb; Lizenzprüfung, Daten, kein AVV, Sicherungen: Sicherheit & Betrieb; letztes Update bei Einstellung: Nutzungsbedingungen; Preise und Grenzen: Kostenseite
Zammad: docs.zammad.org (Hardware), abgerufen 06.11.2026; Lizenz und Telefonie laut Zammad-Vergleich (abgerufen 10.10.2026)
FreeScout: Lizenz, Module, Docker laut FreeScout-Vergleich (abgerufen 10.10.2026)
EspoCRM: github.com/espocrm/espocrm · SuiteCRM: github.com/salesagility/SuiteCRM-Core · Twenty: github.com/twentyhq/twenty und LICENSE, alle abgerufen 06.11.2026
Serverpreise: netcup.com, abgerufen 09.10.2026 (wie auf der Kostenseite); offene Punkte der Alpha: Known Issues

Zammad, FreeScout, EspoCRM, SuiteCRM, Twenty und netcup sind Marken ihrer Eigentümer. Angaben nach bestem Wissen; Fehler bitte an office@the-y.at, wir korrigieren sofort.