The-Y CRM · Self-Hosting

Welchen Server brauche ich?

Diese Seite sagt dir welche Server-Größe du für welche Nutzung brauchst — mit klarer Empfehlung, damit du weder zu klein (ruckelt, Anrufe brechen ab) noch unnötig zu groß kaufst.

Kurzfassung: The-Y CRM läuft schon auf einem kleinen 4-GB-Server. Was den Bedarf wirklich hochtreibt, ist Telefonie mit vielen gleichzeitigen Gesprächen + Aufnahme und großer Marketing-Massenversand — nicht die Zahl deiner Kontakte. Die meisten Firmen fahren mit „Mittel" (4 vCPU / 8 GB) bestens.

1. Minimum (damit es überhaupt startet)

Ressource	Minimum	Bemerkung
CPU	2 vCPU	1 vCPU reicht nur zum Angucken, nicht für echten Betrieb
RAM	4 GB	Darunter beendet der Kernel bei Lastspitzen (Build/Marketing) Dienste
Datenträger	40 GB SSD	System + Images + DB + erste Anhänge. HDD nicht empfohlen (Postgres + Dateispeicher wollen IOPS)
Betriebssystem	Linux + Docker & Docker Compose	getestet auf Debian/Ubuntu
Netz	feste IP empfohlen	für die eigene Telefonanlage Pflicht (siehe §5)

Das startet den kompletten Stack: app, worker, postgres, redis, minio — plus optional asterisk, coturn, piper für die eigene Telefonanlage und caddy für automatisches HTTPS. Der Installer richtet all das mit einem Befehl ein.

2. Was die einzelnen Dienste kosten

Dienst	Wofür	RAM (Ruhe → Last)	Treiber
app	Web-Oberfläche + API	0,4 → 1,5 GB	gleichzeitige Nutzer
worker	E-Mail-Abruf, Marketing, Erinnerungen, Anruf-Nachbereitung	0,25 → 1 GB	Marketing-Größe, Postfächer
postgres	alle Daten	0,5 → 1,5 GB	Datenmenge + Berichte
redis	Job-Warteschlange	~0,1 GB	—
minio	Anhänge, Aufnahmen, Voicemail	~0,25 GB	Datei-Volumen (Disk!)
asterisk	Telefonanlage	0,2 GB → je Gespräch	gleichzeitige Anrufe
coturn	Audio-Durchleitung (NAT)	~0,1 GB	Anrufe über schwierige Netze
piper	neuronale Ansage-Stimme (TTS)	0,2 → 0,5 GB	nur beim Vertonen von Ansagen

Merksatz: Kontakte/Firmen/Deals sind für den Server fast gratis (Datenbank-Zeilen). Was wächst, ist Speicherplatz (Anhänge/Aufnahmen) und CPU/Bandbreite (gleichzeitige Anrufe).

3. Empfohlene Größen nach Nutzung

Wähle die Spalte, in der die höchste deiner Zahlen liegt — eine große Zahl reicht, um eine Stufe höher zu müssen.

	Klein	Mittel	Groß
Server	2 vCPU · 4 GB · 40 GB SSD	4 vCPU · 8 GB · 80–160 GB SSD	8+ vCPU · 16–32 GB · 200+ GB NVMe
Nutzer gleichzeitig	bis ~5	~5–20	20–50+
E-Mails / Tag	bis ~500	~500–3.000	3.000+
Gleichzeitige Anrufe	1–2	5–10	20+
Anruf-Aufnahme	leicht	ja	dauerhaft
Marketing / Monat	bis ~2.000	~10–20.000	50.000+
Passt für	Einzelbüro, Start	wachsendes Team	Call-Center / mehrere Marken

Wichtig zu „gleichzeitige Anrufe": Es zählt nicht wie viele Anrufe pro Tag, sondern wie viele im selben Moment laufen. 200 Anrufe/Tag, aber nie mehr als 3 parallel = Klein/Mittel.

Unsere klare Empfehlung
Die meisten Firmen: „Mittel" — 4 vCPU / 8 GB / 80–160 GB SSD. Bequemer Puffer für Team, Berichte, Marketing und ~5–10 parallele Gespräche mit Aufnahme.
Nur CRM + E-Mail + WebChat (kaum Telefon): „Klein" genügt locker. · Ernsthaftes Call-Center: „Groß", dann Telefonie und Datenbank möglichst auf getrennte Server (§6).

4. Speicherplatz realistisch planen

Der Datenträger ist das, was mit der Zeit vollläuft — plane ihn großzügiger als RAM:

Anruf-Aufnahmen: ~1 MB pro Gesprächsminute. 1.000 aufgezeichnete Minuten/Monat ≈ 1 GB/Monat.
E-Mail-Anhänge / Medien: stark schwankend; große PDFs/Bilder summieren sich.
Datenbank: wächst langsam (Text). Selbst 100.000+ Konversationen bleiben im niedrigen GB-Bereich.
Docker-Images: ~2–4 GB.

Faustregel: Grund-40 GB + geschätztes Aufnahme-/Anhang-Wachstum × 12 Monate + Reserve. Bei viel Aufnahme lieber 160–200 GB. Alte Aufnahmen/Anhänge lassen sich später auslagern/löschen.

5. Telefonie braucht mehr als Rechenleistung

Wenn du die eigene Telefonanlage nutzt, kommen Netz-Anforderungen dazu:

Öffentliche, feste IP (kein CGNAT). Am Heim-/NAT-Anschluss nur zum Testen brauchbar.
Freigegebene Ports: SIP 5060/udp, RTP-Audio 10000–10200/udp, coturn 3478 + 49152–49252/udp.
Bandbreite: ~170 kbit/s pro gleichzeitigem Gespräch (rein+raus, G.711). 10 parallel ≈ ~1,7 Mbit/s stabil — Upload zählt.
Transcoding-Falle: sprechen Endgeräte/Trunk unterschiedliche Codecs, muss Asterisk umrechnen (frisst CPU pro Gespräch). Empfehlung: überall denselben Codec (G.711).

6. E-Mail-Versand: ausgehende Ports (die häufigste Cloud-Falle)

Das CRM verschickt E-Mails (Passwort-Reset, Benachrichtigungen, Marketing) über dein SMTP-Postfach — also ausgehende Verbindungen zu Port 587 (bzw. 465/25). Viele Cloud-/VPS-Anbieter sperren diese ausgehenden Mail-Ports standardmäßig als Spam-Schutz (u. a. Hetzner, netcup, DigitalOcean, AWS/GCP/Azure).

Symptom: E-Mail-Versand schlägt mit „Connection timeout" fehl, obwohl Zugangsdaten stimmen. Das Empfangen per IMAP (993) ist meist NICHT gesperrt → nur das Senden hakt.
Prüfen (vom Server): nc -zv dein-mailserver 587 — Timeout = blockiert.
Lösung 1 (meist am einfachsten): beim Anbieter ein Support-Ticket „ausgehende SMTP-Ports 587/465 freischalten" öffnen (mit Server-IP; kein Massenversand). Wird für seriöse Nutzung i. d. R. freigeschaltet.
Lösung 2: einen transaktionalen Mailversand-Dienst über HTTPS/Port 443 nutzen — 443 ist nie gesperrt.

Am eigenen Anschluss/Firmen-Server tritt das meist nicht auf; dort ist eher die feste IP das Thema (§5).

7. Ab wann trennen (Scale-out)

Ein einzelner Server trägt weit. Erst bei echtem Call-Center-Aufkommen lohnt Aufteilen:

Zuerst postgres auf einen eigenen Server (oder Managed-Postgres) — die DB ist der wertvollste, IO-empfindlichste Teil.
Dann asterisk + coturn auf einen eigenen Telefonie-Host — so stört Gesprächs-Last nie die Web-App.
minio kann auf externen S3-Speicher zeigen, wenn Aufnahmen/Anhänge groß werden.

8. Betrieb & Datensicherung

Backups: Das Wichtigste ist Postgres (regelmäßiger pg_dump oder Managed-Backup) + das minio-Volume. Zusätzlich bietet das CRM je Mandant einen Snapshot-Export (Einstellungen → Sicherung).
HTTPS: Das Self-Host-Bundle bringt Caddy mit (automatische Let's-Encrypt-Zertifikate).
Updates: Watchtower zieht nachts automatisch neue Images (abschaltbar); ein Banner in der App meldet neue Versionen, und du kannst per Knopf sofort aktualisieren.
RAM-Reserve: ~20 % RAM frei lassen — Marketing-Massenversand + nächtlicher Build/Pull sind Lastspitzen.

Schnell-Entscheidung
„Nur CRM + Postfach + Chat für ein kleines Team" → Klein (2/4/40).
„Team, Berichte, Marketing, gelegentlich telefonieren mit Aufnahme" → Mittel (4/8/160) — Standard-Empfehlung.
„Wir telefonieren den ganzen Tag / Call-Center" → Groß (8+/16–32/NVMe), Telefonie & DB später trennen.
Im Zweifel eine Stufe größer starten — RAM/Disk nachrüsten ist lästiger als Reserve von Anfang an.

Bereit? → Zur Installations-Anleitung (ein Befehl, keine Konfigdateien) · Fragen? Schreib uns.