Telefonanlage für kleine Unternehmen: im Browser, mit WhatsApp
Ihr seid zwischen 2 und 10 Leuten, und das Telefon soll endlich ordentlich laufen: eine Begrüßung, bei allen klingelt es, und wenn niemand abhebt, geht trotzdem kein Anruf verloren. Dafür brauchst du heute keinen Kasten im Büro mehr. Eine virtuelle Telefonanlage läuft im Internet; telefoniert wird im Browser, am Handy oder am Tischtelefon. Hier steht, was so eine Anlage kann, was du brauchst und was sie im Monat wirklich kostet – am Beispiel von The-Y CRM, mit Quellen und mit den Grenzen.
Was eine virtuelle Telefonanlage ist
Eine Telefonanlage verteilt Anrufe: Sie spielt die Begrüßung ab, lässt es bei den richtigen Leuten klingeln, verbindet weiter und nimmt Nachrichten auf. Früher war das ein Gerät im Büro. Eine virtuelle Telefonanlage macht dasselbe auf einem Server im Internet. Deine Rufnummer liegt bei einem Telefonanbieter, und der stellt die Gespräche über eine sogenannte SIP-Leitung zur Anlage durch. SIP ist der Standard, über den Telefonanbieter Gespräche übers Internet weitergeben; du bekommst dafür vom Anbieter Zugangsdaten und trägst sie einmal ein.
Bei The-Y CRM ist die Telefonanlage Teil des gemeinsamen Posteingangs: Anrufe, Mailbox-Nachrichten, WhatsApp und E-Mails eines Kunden stehen im selben Verlauf. Ruft jemand an, öffnet sich gleich seine Kontaktkarte.
Was die Anlage im Alltag kann
Wenn jemand anruft
- Begrüßung und Menü („Für Termine drücken Sie die 1 …“) mit eigenen Ansagen, im Browser aufgenommen oder als Datei hochgeladen. Den Text dafür schreibt dir unser kostenloser Ansagetext-Generator
- Gruppenruf: Es klingelt bei allen gleichzeitig oder nacheinander – auf Wunsch schon während der Begrüßung
- Warteschlange mit Wartemusik, Ansage der Position und Rückruf per Tastendruck
- Öffnungszeiten und Feiertage: Außerhalb geht der Anruf zum Beispiel auf die Mailbox
- Mailbox: Nachrichten kommen als Audio in den Posteingang, beim Gespräch dieses Anrufers
- Hebt niemand ab: Der Anrufer drückt die 1 und bekommt eine WhatsApp-Nachricht von eurer Nummer (so sieht das aus)
Für dein Team
- Telefonieren im Browser mit Headset, in der App am Handy oder am Tischtelefon
- Handy klingelt mit, wenn du unterwegs bist – zum Annehmen drückst du die 1
- Halten, weiterverbinden (direkt oder mit Rückfrage) und Gespräche parken
- Klick auf eine Nummer im CRM startet den Anruf
- Anrufliste mit „angenommen“, „verpasst“ und „Nachricht hinterlassen“ und einem Knopf „Zurückrufen“; Aufzeichnung auf Wunsch, mit Hinweis an den Anrufer
- Telefonie-Assistent und sechs fertige Telefon-Vorlagen: Empfang, Handwerk, Reisebüro, Praxis/Ordination, Kleines Büro, Warteschlange
Auch WhatsApp-Anrufe landen seit Version 1.1.45 in derselben Anlage, mit Menü, Gruppe, Warteschlange und Mailbox. Seit Version 1.1.58 landen auch Anrufe im Posteingang, die an ein Handy weitergeleitet und dort angenommen werden – als Gespräch „weitergeleitet · angenommen“ mit Dauer, auch wenn niemand das CRM-Telefon offen hat. Nimmt dabei nur die Mailbox des Handys ab, zählt der Anruf ebenfalls als angenommen.
Was du brauchst
- Eine Rufnummer mit SIP-Leitung bei einem Telefonanbieter – derzeit sipgate, Zadarma oder Twilio. Den Vertrag schließt du selbst ab: Die Nummer bleibt deine, und der Anbieter rechnet Nummer und Minuten direkt mit dir ab. Deine bisherige Nummer kannst du zu so einem Anbieter mitnehmen (Portierung); das beauftragst du beim neuen Anbieter.
- Ein Headset für den Computer – ein einfaches USB- oder Bluetooth-Headset reicht. Ein Tischtelefon brauchst du nicht, du kannst aber eines anschließen. Unter Telefonie → Mein Telefon testest du Mikrofon und Headset.
- Einen Browser und Internet am Arbeitsplatz. In unserer Cloud ist die Technik dahinter erledigt. Selbst gehostet braucht dein Server eine öffentliche Adresse und offene Ports für die Telefonie (Server-Anforderungen).
- Ein The-Y-Konto: gratis bis 3 Personen, mit Cloud Pro für das ganze Unternehmen (alle Nutzer und Marken).
Schritt für Schritt: Telefonie einrichten →
Telefonanlage in Österreich und Deutschland: Rufnummer und Anbieter
Die Anlage selbst läuft bei uns: The-Y CRM kommt aus Wien, die Server stehen in Österreich. Rufnummer und Minuten kommen von deinem eigenen Telefonanbieter mit SIP-Leitung. Ob du eine österreichische Nummer (etwa 01 für Wien) oder eine deutsche bekommst, hängt davon ab, was dein Anbieter anbietet.
- Anbieter mit Anleitung: sipgate, Zadarma und Twilio (Telefonie einrichten). Zum Beispiel eine Wiener Nummer bei Zadarma oder eine SIP-Leitung in Deutschland bei sipgate trunking – die Preise stehen unten.
- Bestehende Nummer behalten: Du nimmst sie über den neuen Anbieter mit (Portierung). Den Umzug beauftragst du dort; ob und wie schnell er geht, klärst du mit dem Anbieter.
- Abrechnung: Nummer und Minuten zahlst du direkt beim Anbieter; The-Y schlägt nichts auf.
- Notruf: Notrufe gehen nur über eine eigene Leitung. Hinterlege deinen Standort beim Anbieter der Leitung.
Was es kostet – ehrlich gerechnet
Du zahlst an zwei Stellen: für die Anlage und bei deinem Telefonanbieter für Nummer und Minuten. The-Y schlägt auf die Kosten deines Anbieters nichts auf.
| Posten | Preis | Gut zu wissen |
|---|---|---|
| The-Y Free | 0 €, dauerhaft | bis 3 Nutzer, 2 gleichzeitige Telefonate, 200 ausgehende Gesprächsminuten im Monat |
| The-Y Cloud Pro | 20 € im Monat inkl. USt. oder 240 € im Jahr | alle Nutzer, bis zu 10 gleichzeitige Telefonate, keine Minutengrenze; Preis während Alpha und Beta, ab der Live-Version 40 € |
| The-Y selbst gehostet | 0 € mit Gratis-Schlüssel · ohne Grenzen 10 € im Monat oder 240 € einmalig | Gratis-Schlüssel mit denselben Grenzen wie Free; den Server zahlst du selbst |
| Rufnummer Österreich, Beispiel Zadarma | Wien (01): 6 € im Monat, bei jährlicher Zahlung 3 € · österreichweit (0720): 4 € bzw. 2 € | keine Aktivierungsgebühr; für die Bestellung verlangt Zadarma einen Ausweis |
| Gespräche aus Österreich, Zadarma | Festnetz 0,012 € je Minute, Mobilfunk 0,02 € je Minute | Standardtarif; Spartarif 0,01 € bzw. 0,016 € |
| SIP-Leitung Deutschland, Beispiel sipgate trunking 2 | 9,95 € im Monat zzgl. USt. (11,84 € inkl. USt.) | 2 eingehende und 100 ausgehende Gespräche gleichzeitig; deutsches Festnetz ab 0,5 Cent, Mobilfunk ab 5 Cent je Minute, zzgl. USt. |
| WhatsApp für „Taste 1“ (optional) | je zugestellter Vorlage: Österreich 0,0142 €, Deutschland 0,0456 € | zahlst du direkt an Meta, ohne Aufschlag von The-Y |
| Headset | einmalig, je nach Modell | oft schon vorhanden |
Drei Rechenbeispiele
Die Beispiele rechnen nur ausgehende Minuten. Anbieterpreise wie auf deren Preisseiten angegeben, abgerufen am 29.10.2026 (Aircall am 26.10.2026); ob Umsatzsteuer dazukommt, regelt dein Vertrag mit dem Anbieter. Cloud Pro inkl. USt., Aircall zzgl. MwSt. Rechner für jedes Land: Was The-Y CRM wirklich kostet.
Grenzen – ehrlich gesagt
- Alpha-Software: The-Y CRM ist in einer frühen Phase. Automatische Backups laufen, eine formale Ausfallsicherung kommt in der Beta. Einige neue Telefon-Funktionen, etwa der Telefonie-Assistent und „Handy klingelt mit“, sind mit echten Anrufen noch nicht vollständig bestätigt – der Stand steht unter Known Issues.
- Gleichzeitige Gespräche: Free 2, Cloud Pro 10. Dazu gilt, was dein Telefonanbieter erlaubt – bei sipgate trunking 2 sind es 2 eingehende Gespräche. Ein Handy, das mitklingelt, zählt als weiteres Gespräch.
- Kein Anklopfen: Telefoniert jemand gerade, geht ein zweiter Anruf an das eingestellte Ausweichziel, zum Beispiel die Mailbox oder freie Kollegen in der Gruppe, sonst hört der Anrufer „besetzt“.
- Keine Computerstimme: Ansagen nimmst du selbst auf. Ohne eigene Aufnahme hören Anrufer je nach Stelle einen englischen Standardsatz, einen Ton oder kurz Stille.
- Die Rufnummer kommt von deinem Anbieter, nicht von uns. Derzeit verbindest du Leitungen von sipgate, Zadarma oder Twilio.
- Notrufe gehen nur über eine eigene Leitung. Hinterlege deinen Standort beim Anbieter der Leitung.
- WhatsApp-Anrufe lassen sich nicht ins Telefonnetz weiterleiten – das erlaubt Meta nicht.
Nimm etwas anderes, wenn …
- ihr nur telefoniert und keinen gemeinsamen Posteingang braucht – dann reicht oft die Cloud-Telefonanlage deines Telefonanbieters,
- du Rufnummern aus vielen Ländern direkt bei einem Anbieter, fertige Apps für Desktop, Android und iOS und viele fertige Anbindungen willst – etwa bei Aircall (Vergleich),
- du heute ausgereifte, lange erprobte Software brauchst – The-Y CRM ist Alpha.
Nimm The-Y CRM, wenn …
- Anrufe, WhatsApp und E-Mail im selben Posteingang landen sollen,
- verpasste Anrufe nicht verloren gehen sollen – mit „Drücken Sie 1 für WhatsApp“,
- du pauschal statt pro Kopf zahlen willst: bis 3 Personen gratis, sonst 20 € im Monat für alle,
- deine Rufnummer bei deinem eigenen Anbieter bleiben soll.
Verpasste Anrufe: Taste 1 für WhatsApp
Hebt niemand ab, hört der Anrufer zum Beispiel: „Drücken Sie die 1, dann schicken wir Ihnen sofort eine WhatsApp-Nachricht.“ Drückt er die 1, bekommt er Sekunden später eine Nachricht von eurer Nummer, und das Gespräch steht im Posteingang – mit Einwilligung und Zeitpunkt. Wie das in einem echten Testanruf aussieht: Verpasste Anrufe per WhatsApp zurückholen (mit Video). Einrichten in etwa 20 Minuten: Anleitung „Drücken Sie 1 für WhatsApp“.
So richtest du die Anlage ein
- Gratis-Konto anlegen auf crm.the-y.at.
- Leitung eintragen unter Telefonie → Leitungen, mit den Zugangsdaten deines Anbieters (Server, Benutzer, Passwort) – etwa 10 Minuten.
- Den Telefonie-Assistenten beantworten: „Jemand im Büro nimmt ab“, „Ich bin oft unterwegs“ oder „Anrufer sollen warten, bis jemand frei ist“. Die Begrüßung nimmst du gleich dort auf.
- Testanruf vom Handy: Der Assistent sagt dir, welche Nummer du wählen sollst.
Alle Schritte mit Bildern: Telefonie einrichten.
Häufige Fragen
Welche Telefonanlage eignet sich für kleine Unternehmen?
Für 2 bis 10 Leute reicht meist eine virtuelle Telefonanlage: Sie läuft auf einem Server im Internet, telefoniert wird im Browser, am Handy oder am Tischtelefon, und ein Gerät im Büro brauchst du nicht. Achte auf Begrüßung und Menü, Gruppenruf, Warteschlange, Öffnungszeiten und Mailbox. Telefoniert ihr nur und braucht keinen gemeinsamen Posteingang, reicht oft die Cloud-Telefonanlage deines Telefonanbieters. Sollen Anrufe, WhatsApp und E-Mail im selben Posteingang landen, passt eine Anlage wie The-Y CRM: bis 3 Personen gratis, sonst 20 € im Monat für alle.
Wie viel kostet eine Telefonanlage für kleine Unternehmen?
Bei The-Y CRM zahlst du für die Telefonanlage bis 3 Personen nichts (Free), für mehr Personen 20 € im Monat mit Cloud Pro, alle Nutzer und Marken inklusive (während Alpha und Beta). Dazu kommen Nummer und Minuten bei deinem Telefonanbieter, zum Beispiel bei Zadarma in Österreich: Wiener Nummer 6 € im Monat (3 € bei jährlicher Zahlung), Festnetz 0,012 € und Mobilfunk 0,02 € je Minute. Unser Beispiel mit 6 Personen und 800 ausgehenden Minuten kommt auf rund 38 € im Monat.
Welche Arten von Telefonanlagen gibt es?
Grob zwei: die klassische Telefonanlage als Gerät im Büro und die virtuelle Telefonanlage, auch Cloud-Telefonanlage genannt, die dasselbe auf einem Server im Internet macht. Bei der virtuellen Anlage liegt deine Rufnummer bei einem Telefonanbieter, der die Gespräche über eine SIP-Leitung zur Anlage durchstellt. Virtuelle Anlagen gibt es direkt von Telefonanbietern oder als Teil einer Software wie The-Y CRM, wo Anrufe im selben Posteingang landen wie WhatsApp und E-Mail.
Kann ich meine bisherige Rufnummer behalten?
Ja, wenn du sie zu einem Telefonanbieter mit SIP-Zugang mitnimmst. Diesen Umzug (Portierung) beauftragst du beim neuen Anbieter; ob und wie schnell er geht, klärst du mit ihm. Die Nummer liegt dann bei diesem Anbieter, nicht bei The-Y, und er rechnet Nummer und Minuten direkt mit dir ab.
Brauche ich Tischtelefone?
Nein. Ein Headset am Computer reicht, telefoniert wird im Browser. Tischtelefone mit SIP und das eigene Handy lassen sich zusätzlich verbinden.
Wie viele Gespräche gehen gleichzeitig?
Bei The-Y Free 2, mit Cloud Pro 10, selbst gehostet mit Lizenz ohne Tarifgrenze. Zusätzlich gilt die Grenze deines Telefonanbieters, bei sipgate trunking 2 zum Beispiel 2 eingehende Gespräche. Über der Grenze hören Anrufer eine Ansage, die Mailbox oder das Besetztzeichen – das stellst du ein.
Funktioniert die Telefonanlage auch am Handy?
Ja. Du telefonierst in der App am Handy, oder dein Handy klingelt bei Anrufen auf deine Durchwahl mit; zum Annehmen drückst du die 1. Das mitklingelnde Handy zählt als weiteres gleichzeitiges Gespräch.
Was passiert mit Anrufen außerhalb der Öffnungszeiten?
Die Anlage richtet sich nach deinen Öffnungszeiten und Feiertagen. Außerhalb geht der Anruf zum Beispiel auf die Mailbox, und die Nachricht kommt als Audio in den Posteingang. Auf Wunsch bietet die Ansage stattdessen „Drücken Sie 1 für WhatsApp“ an.
Probier die Telefonanlage selbst aus.
Leg ein Gratis-Konto an und verbinde deine erste Leitung – oder klick dich vorher in der Demo mit Beispieldaten durch Posteingang und Telefonanlage. Die Demo ist nach 24 Stunden wieder gelöscht.
Lieber gemeinsam? Wir richten es per Video mit dir ein – im Browser, nichts zu installieren. Mo–Fr 10–12 und 14–17 Uhr (Wiener Zeit).
Weitere Vergleiche
Aircall · Zammad · Chatwoot · Chatwoot vs. Zammad · osTicket · FreeScout · respond.io · Trengo · superchat · Bitrix24 · Freshdesk · WATI · WATI Preise · Userlike · Kommo · Zendesk · HubSpot · WhatsApp Business mit mehreren Mitarbeitern · WhatsApp-Anrufe in der Firma · WhatsApp Business mit Festnetznummer · Alle Vergleiche
Quellen (Stand 10/2026)
- Funktionen, gleichzeitige Telefonate, Leitungen und Anbieter der Telefonanlage in The-Y CRM: Telefonie einrichten (Stand Version 1.1.53); Tarife und Grenzen: Kostenseite und Preise; offene Punkte: Known Issues
- Zadarma, Rufnummern Österreich: zadarma.com/de/tariffs/numbers/austria; Gesprächspreise: zadarma.com/de/tariffs/calls, abgerufen 29.10.2026
- sipgate trunking, Tarife und parallele Gespräche (alle Preise zzgl. USt.): sipgatetrunking.de, abgerufen 29.10.2026
- WhatsApp-Preise von Meta (Utility-Vorlage, Österreich als „Rest of Western Europe“, Deutschland): Preisrechner auf whatsappbusiness.com/products/platform-pricing, abgerufen 29.10.2026
- Aircall Essentials, Lizenzpreise und Mindestanzahl: aircall.io/de/preismodell, abgerufen 26.10.2026 – Details in unserer Aircall-Alternative
Aircall, sipgate, Zadarma, Twilio und WhatsApp sind Marken ihrer Eigentümer. Angaben nach bestem Wissen; Fehler bitte an office@the-y.at, wir korrigieren sofort.