WhatsApp-Anrufe in der Firma annehmen – am Computer, im Team, mit Telefonanlage
Viele Kunden tippen in WhatsApp nicht auf „Nachricht“, sondern auf den Hörer. Dann klingelt es am Firmenhandy in der Schublade, oder beim Kollegen, der heute frei hat. Niemand weiß später, wer angerufen hat. Hier steht, was die WhatsApp-Business-App bei Anrufen kann, ob du WhatsApp-Anrufe umleiten kannst und wie sie in einer Telefonanlage landen – mit Menü, Warteschlange und Mailbox.
In der WhatsApp-Business-App klingeln WhatsApp-Anrufe am Handy und an verknüpften Geräten – bei bis zu vier verknüpften Geräten an allen, bei mehr nur am Hauptgerät. Eine Umleitung auf eine andere Telefonnummer haben wir in der App nicht gefunden. Über Metas Anruf-Schnittstelle können WhatsApp-Anrufe in einer Telefonanlage landen, mit Menü, Gruppe, Warteschlange und Mailbox. Meta verlangt dafür: Die Nummer läuft nicht zusätzlich in der App, das Nachrichtenlimit liegt bei mindestens 2.000, und eine Zahlungsmethode ist hinterlegt. Eingehende WhatsApp-Anrufe kosten bei Meta nichts.
Was die WhatsApp-Business-App bei Anrufen kann
| Frage | In der Business-App |
|---|---|
| Wo klingelt es? | am Handy und an verknüpften Geräten, etwa am Computer. Mit bis zu vier verknüpften Geräten an allen, mit mehr nur am Hauptgerät. |
| Anruf an einen Kollegen geben? | Ein laufender Anruf lässt sich laut WhatsApp auf ein anderes verknüpftes Gerät desselben Kontos übertragen. Eine Übergabe an eine andere Nummer haben wir nicht gefunden. |
| Auf eine andere Nummer umleiten? | Eine solche Funktion haben wir in der WhatsApp-Hilfe nicht gefunden. |
| Menü, Warteschlange, Mailbox? | nein |
| Anruf-Links | ja; laut WhatsApp verfallen sie, wenn sie 30 Tage nicht genutzt werden |
| Notrufe | über WhatsApp nicht möglich |
Laut WhatsApp-Hilfe, abgerufen 07.11.2026; Links unten. Für ein bis zwei Leute reicht das oft – ab dann fehlt die Übersicht, wer angerufen hat und wer zurückruft.
WhatsApp-Anrufe umleiten: geht das?
Ins normale Telefon- oder Handynetz nicht. Meta erlaubt nicht, einen WhatsApp-Anruf ins Telefonnetz weiterzuleiten – auch nicht über eine Telefonanlage. Was geht:
- In der App: an verknüpften Geräten mitklingeln lassen.
- In einer Telefonanlage über Metas Schnittstelle: innerhalb der Anlage verteilen – an eine Gruppe, in eine Warteschlange, auf eine Durchwahl oder die Mailbox. Unterwegs nimmst du den Anruf mit einer Telefon-App an, die übers Internet läuft; bei The-Y CRM ist das das Softphone in der App am Handy.
Für normale Telefonanrufe auf deine Festnetznummer gilt das nicht – die lassen sich wie gewohnt aufs Handy weiterleiten.
WhatsApp-Anrufe in der Telefonanlage
Mit Metas Anruf-Schnittstelle (WhatsApp Business Calling) landet ein WhatsApp-Anruf in einer Telefonanlage wie jeder andere Anruf. In The-Y CRM gibt es das seit Version 1.1.45:
- Der Kunde tippt in WhatsApp auf den Hörer bei eurer Nummer.
- Die Anlage nimmt ab. Danach gilt euer Anrufweg: Menü, Gruppe, Warteschlange, Öffnungszeiten, Mailbox. Im Browser und am Tischtelefon steht „WhatsApp-Anruf“ mit dem Namen.
- Halten, Parken und intern Weiterverbinden gehen wie bei jedem Anruf.
- Im WhatsApp-Gespräch des Kontakts steht eine Zeile mit dem Ergebnis: angenommen mit Dauer, verpasst, Nachricht hinterlassen. Eine Mailbox-Nachricht hängt als Audio darunter.
- Wer anruft, öffnet das 24-Stunden-Fenster: Du kannst danach ohne Vorlage schreiben.
Was Meta dafür verlangt
| Bedingung | Was das heißt |
|---|---|
| Nummer nur über die Schnittstelle | Läuft die Nummer zusätzlich in der WhatsApp-Business-App, klingeln WhatsApp-Anrufe weiter nur dort. Für Anrufe in der Anlage brauchst du eine Nummer, die nur über die Schnittstelle läuft. |
| Nachrichtenlimit mindestens 2.000 | Neue Meta-Unternehmen starten bei 250. Der schnelle Weg ist die Unternehmensverifizierung bei Meta. |
| Zahlungsmethode bei Meta | auch für die kostenlosen eingehenden Anrufe; ohne sie lehnt Meta Anrufe ab |
| Kunde ruft vom Handy an | Anrufe mit Unternehmen gehen nur aus WhatsApp am Handy, nicht aus WhatsApp Web |
| Geduld beim Anruf-Knopf | Bis alle Kunden den Hörer bei eurer Nummer sehen, kann es bei Meta bis zu 7 Tage dauern |
Einschalten in drei Schritten (The-Y CRM)
- Einstellungen → Kanäle → WhatsApp → bei der Nummer „Einrichten“.
- In der Karte „WhatsApp-Anrufe“ den Schalter „Anrufe annehmen“ einschalten. Die Karte zeigt, ob Metas Bedingungen erfüllt sind und woran es hängt.
- Unter Telefonie → Rufnummern → „WhatsApp-Nummern“ festlegen, wo der Anruf startet – Menü, Gruppe, Warteschlange, Durchwahl oder Mailbox.
Tipp: Plan am Ende jedes Wegs eine Mailbox ein. Bleiben zu viele WhatsApp-Anrufe unbeantwortet, warnt Meta und blendet den Anruf-Knopf irgendwann aus. Und lass die Anrufzeiten bei Meta leer – außerhalb davon käme niemand durch, nicht einmal zur Mailbox. Die Öffnungszeiten der Anlage regeln das besser. Anleitung: WhatsApp-Anrufe einrichten →
Über WhatsApp zurückrufen
Zurückrufen über WhatsApp darfst du nur, wenn der Kunde es erlaubt hat. Meta regelt das so:
- Wer dich über WhatsApp anruft, erlaubt dir 7 Tage lang den Rückruf.
- Sonst fragst du die Erlaubnis an. Der Kunde wählt „vorübergehend“ (7 Tage) oder „dauerhaft“ oder lehnt ab. Höchstens 1 Anfrage je 24 Stunden und 2 je 7 Tage.
- Nach 4 unbeantworteten Anrufen in Folge entzieht WhatsApp die Erlaubnis.
Kein WhatsApp-Rückruf möglich? Für normale Telefonanrufe gibt es den umgekehrten Weg: Ist niemand frei, drückt der Anrufer die 1 und bekommt sofort eine WhatsApp von eurer Nummer. Verpasste Anrufe per WhatsApp zurückholen
Was WhatsApp-Anrufe kosten
| Was | Kosten bei Meta |
|---|---|
| Eingehender WhatsApp-Anruf | gratis |
| Ausgehend nach Österreich oder Deutschland | 0,0085 € je Minute, abgerechnet in 6-Sekunden-Schritten (Metas Preisliste ab 01.10.2026, bis 50.000 Minuten im Monat) |
| Erlaubnis-Anfrage im 24-Stunden-Fenster | wie eine normale Antwort; die ersten 1.000 je Nummer und Monat sind gratis |
| Erlaubnis-Anfrage per Vorlage | wie eine Vorlage ihrer Kategorie im Land des Kunden (meist Service) |
Meta rechnet direkt mit dir ab, The-Y CRM berechnet dafür nichts. Im Free zählen ausgehende WhatsApp-Anrufe zu den 200 ausgehenden Gesprächsminuten im Monat. WhatsApp-Anrufe zählen zur Grenze gleichzeitiger Telefonate: Free 2, Cloud Pro 10.
Ehrlich: was noch nicht geht oder noch nicht bestätigt ist
- Tastendrücke im Menü bei WhatsApp-Anrufen sind mit echten Anrufen noch nicht bestätigt (Known Issues).
- Behältst du die WhatsApp-Business-App auf der Nummer, gibt es keine WhatsApp-Anrufe in der Anlage – das legt Meta so fest.
- Kein Weiterleiten ins Telefonnetz, keine Anrufe aus WhatsApp Web.
- Mehr als 10 gleichzeitige Gespräche gehen mit Cloud Pro nicht – für ein Callcenter ist das zu wenig.
Gespräche aufzeichnen?
Zeichnet ein Menü-Weg Gespräche auf, gilt das auch für WhatsApp-Anrufe. Vorher hört der Anrufer einen Hinweis, den du selbst aufnimmst („Dieses Gespräch wird aufgezeichnet“); ohne eigene Aufnahme hört er nur einen Ton, und die App warnt. Ob du eine Einwilligung brauchst, klärst du selbst – das ist keine Rechtsberatung.
Welcher Weg passt?
Die App reicht, wenn …
- WhatsApp-Anrufe selten sind,
- eine Person sie annimmt, gern auch am Computer,
- du die Business-App auf der Nummer behalten willst.
Nimm eine Anlage mit WhatsApp-Anrufen, wenn …
- WhatsApp-Anrufe in dieselbe Gruppe oder Warteschlange wie normale Anrufe sollen,
- verpasste WhatsApp-Anrufe auf der Mailbox und im Posteingang landen sollen,
- das Team sehen soll, wer angerufen hat.
- Ehrlich dazu: The-Y CRM ist Alpha-Software. Andere Telefonie-Lösungen: Aircall-Vergleich, CRM mit Telefonanlage.
Häufige Fragen
Kann ich WhatsApp-Anrufe auf mein Handy umleiten?
Nicht über das Telefonnetz, das erlaubt Meta nicht. In der Business-App klingeln Anrufe an verknüpften Geräten mit. In einer Telefonanlage mit WhatsApp-Anrufen nimmst du sie unterwegs mit einer Telefon-App übers Internet an, bei The-Y CRM mit dem Softphone in der App am Handy.
Kann ich WhatsApp-Anrufe am Computer annehmen?
Ja. In der Business-App klingeln Anrufe auch an verknüpften Geräten wie dem Computer, bei bis zu vier verknüpften Geräten an allen. In The-Y CRM klingeln WhatsApp-Anrufe im Browser und am Tischtelefon, wenn die Nummer nur über das CRM läuft.
Was kostet ein WhatsApp-Anruf?
Eingehende WhatsApp-Anrufe kosten bei Meta nichts. Ausgehende Anrufe nach Österreich und Deutschland kosten laut Metas Preisliste ab 01.10.2026 0,0085 € je Minute, abgerechnet in 6-Sekunden-Schritten. Meta rechnet direkt mit dir ab.
Warum kann ich WhatsApp-Anrufe im CRM nicht einschalten?
Meistens läuft die Nummer zusätzlich in der WhatsApp-Business-App, oder das Nachrichtenlimit liegt unter 2.000. Auch eine fehlende Zahlungsmethode bei Meta verhindert Anrufe. In The-Y CRM nennt die Karte „WhatsApp-Anrufe“ den Grund.
Warum sehen meine Kunden keinen Anruf-Knopf?
Meta zeigt die Änderung manchen Kunden erst nach bis zu 7 Tagen. Hat Meta den Knopf wegen vieler unbeantworteter Anrufe ausgeblendet, hilft eine Mailbox am Ende jedes Anrufwegs.
Probier den Anrufweg mit Beispieldaten aus.
In der Demo klickst du dich durch Telefonanlage, Gruppen und Posteingang – ohne Anmeldung, nach 24 Stunden ist alles gelöscht. Mit einem Gratis-Konto verbindest du deine eigene Leitung und Nummer.
Free: bis 3 Personen, dauerhaft 0 €. Cloud Pro: 20 € im Monat pro Unternehmen, alle Nutzer und Marken inklusive (Preis in Alpha & Beta; ab Live 40 €), Server in Österreich. Leitung, Nummer und Minuten kommen von deinem Telefonanbieter, Metas Gebühren zahlst du direkt an Meta.
Verpasste Anrufe per WhatsApp zurückholen · Telefonanlage für kleine Unternehmen · WhatsApp Business mit Festnetznummer · WhatsApp Business mit mehreren Mitarbeitern · Alle Vergleiche
Quellen
- WhatsApp-Hilfe, abgerufen 07.11.2026: mehrere Geräte, Anrufe auf allen Geräten bis vier · verknüpfte Geräte, Anruf übertragen · Anruf-Links · Anrufe, keine Notrufe
- Meta, Entwickler-Doku, abgerufen 07.11.2026: Calling API (Limit 2.000) · Anruf-Erlaubnis (7 Tage, 1 je 24 h, 2 je 7 Tage, 4 unbeantwortet) · Preise (eingehend gratis, 6-Sekunden-Schritte)
- Twilio, Fehler-Doku, abgerufen 08.11.2026: Fehler 37011 (aus einem eingehenden WhatsApp-Anruf geht kein Anruf ins Telefonnetz)
- The-Y CRM: WhatsApp-Anrufe einrichten (Bedingungen, Kosten, Ablauf) · Telefonie einrichten · Known Issues (WhatsApp-Anrufe seit 1.1.45) · Tarife: Kostenseite
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