KI einrichten (eigener Schlüssel, BYO)
The-Y lässt dir die Wahl deines KI-Anbieters und erhebt keinen KI-Aufschlag: Du hinterlegst deinen eigenen API-Schlüssel (Anthropic, OpenAI oder Google) und zahlst die Nutzung direkt bei deinem Anbieter zum Selbstkostenpreis. Danach stehen Copilot, Zusammenfassungen, Übersetzung mit deiner KI, der Wissens-Deflection-Bot und die KI-Assistenz für WhatsApp-Vorlagen, Abläufe und Buchungsbestätigungen bereit. Übersetzen geht auch ohne Schlüssel — auf unserem eigenen Server (siehe unten).
Bevor du startest — was du brauchst
- Ein Konto bei einem KI-Anbieter deiner Wahl: Anthropic (Claude), OpenAI (GPT) oder Google (Gemini).
- Etwas Guthaben / eine hinterlegte Zahlungsart beim Anbieter — sonst schlägt der Verbindungstest mit einer Guthaben-Meldung fehl (das ist kein Fehler von The-Y).
- Bei Google: ein Google-Cloud-Projekt mit aktivierter Abrechnung (Paid Tier). Ohne Abrechnung gehen keine Inhalte aus WhatsApp, Messenger und Instagram an Google (warum).
Schritt für Schritt
- KI-Einstellungen öffnen. In der App links Einstellungen → KI (unter „Erweitert“ → Künstliche Intelligenz).
- Anbieter wählen. Im Dropdown deinen Anbieter (Anthropic / OpenAI / Google) auswählen. Darunter erscheint eine geführte Anleitung mit Direkt-Link zur Schlüssel-Erstellung + (falls nötig) zum Guthaben-Aufladen deines Anbieters.
- Schlüssel anlegen. Über den Link beim Anbieter einen API-Schlüssel erzeugen (siehe Tabelle unten) und kopieren.
- Schlüssel einfügen. Den Schlüssel in The-Y einfügen (er wird verschlüsselt gespeichert). Optional das Modell anpassen — es ist ein sinnvolles Standardmodell vorbelegt.
- „KI aktiv" anhaken & „Verbindung testen". Der Test macht einen echten Mini-Aufruf. Grün = fertig. Fehlt Guthaben, meldet der Anbieter das direkt (auffüllen und erneut testen).
Wo bekomme ich den Schlüssel?
| Anbieter | Schlüssel anlegen | Guthaben |
|---|---|---|
| Anthropic (Claude) | console.anthropic.com → Settings → API Keys → „Create Key" (sk-ant-…) | Settings → Billing (ohne Guthaben schlägt der Test fehl) |
| OpenAI (GPT) | platform.openai.com → API keys → „Create new secret key" (sk-…) | Billing → Guthaben/Zahlungsart |
| Google (Gemini) | Google AI Studio → „Get API key" | Abrechnung im Google-Cloud-Projekt aktivieren (Paid Tier) und in The-Y bestätigen — siehe unten |
Was die KI dann kann
- Posteingang: „💡 Vorschlag" (Antwortentwurf aus dem Verlauf, mit Wissens-Grounding aus deiner Wissensdatenbank) und „📝 Zusammenfassung" eines langen Tickets.
- Übersetzung: Kundennachrichten und Antworten in die jeweilige Sprache — mit deinem Anbieter jede Sprache und meist in besserer Qualität (unter Einstellungen → KI → Übersetzung „Eigener KI-Schlüssel“ wählen).
- Eigene KI-Agenten (auf der „Fragen"-Seite + als Inbox-Picker), Auto-Triage (Kategorie/Sentiment/Priorität) und der KB-Deflection-Bot im WebChat.
Neu in Version 1.1.43: KI-Assistenz für Vorlagen, Abläufe und Buchungen
- WhatsApp-Vorlagen: „✨ Mit KI erstellen“ (aus einem Satz, mit Prüfung der häufigsten Ablehnungsgründe), „✨ Übersetzen“ (bis zu 10 Sprachen), „✨ Erklären und Korrektur vorschlagen“ bei Ablehnung und „Service oder Werbung?“ mit Kosten je Nachricht — Anleitung.
- Automationen: „✨ Aus einem Satz“ baut einen Ablauf (immer ausgeschaltet) und der KI-Schritt ordnet Nachrichten ein oder liest Daten aus, mit Zweig „KI unsicher“ — Anleitung.
- Buchungsbestätigung → Reise: Die KI liest eine Bestätigung (PDF, Bild oder E-Mail-Text) und füllt die Reise vor; gespeichert wird erst nach deiner Bestätigung — Anleitung.
- Knöpfe immer sichtbar: Die neuen KI-Knöpfe sind auch ohne Schlüssel da. Ein Klick erklärt dann „KI-Schlüssel hinterlegen“ (Admins mit Link zu den Einstellungen, alle anderen „Bitte eine Admin-Person fragen“) — ebenso bei ausgeschalteter KI, erreichter Monats-Obergrenze oder Gratis-Grenze. Fehler deines Anbieters stehen als klare Meldung da.
- Nachvollziehbar: Jeder KI-Vorschlag wird protokolliert (wer ihn angefragt, übernommen oder verworfen hat) — Einstellungen → Änderungsprotokoll, als CSV unter Einstellungen → Datensicherung („KI-Vorschläge“). Der Inhalt eines Vorschlags wird nach 90 Tagen automatisch geleert.
🔒 Datenschutz eures KI-Anbieters
Unter Einstellungen → KI steht je Anbieter, was er zum Training zusagt und was du einstellen musst. The-Y selbst trainiert keine Modelle und gibt Inhalte nur an den Anbieter weiter, den du mit deinem Schlüssel einstellst.
| Anbieter | Was der Anbieter zusagt | Was du einstellen musst |
|---|---|---|
| Anthropic | Trainiert laut Vertrag nicht mit Daten aus der API. Ausnahmen: Feedback, das du ausdrücklich meldest, oder eine ausdrückliche Freigabe. | Keine Freigabe zur Daten-Nutzung erteilen, kein Feedback mit Kundendaten melden. |
| OpenAI | Daten an die API werden nicht zum Training genutzt, außer du schaltest das Teilen ausdrücklich ein. Missbrauchs-Protokolle bis zu 30 Tage. | Nicht „Daten mit OpenAI teilen“ einschalten (Organisations-Einstellungen). |
| Google (Gemini) | Im kostenpflichtigen Tarif (Projekt mit aktivierter Abrechnung) nutzt Google Eingaben und Antworten nicht zur Verbesserung seiner Produkte; ohne Abrechnung darf Google sie dafür verwenden. Für Angebote an Nutzer im EWR, in der Schweiz und in Großbritannien lässt Google nur den kostenpflichtigen Tarif zu. | Abrechnung im Google-Cloud-Projekt aktivieren und in The-Y das Häkchen „Mein Google-Projekt hat die Abrechnung aktiviert (Paid Tier)“ setzen. |
Welche Inhalte je Funktion an deinen Anbieter gehen, steht in der Datenschutzerklärung (Punkt „KI-Funktionen“). Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit deinem KI-Anbieter schließt du selbst (AVV, Anlage 2). Angaben zu den Anbietern: Stand 17.10.2026, maßgeblich sind deren Bedingungen.
📊 Zähler und Gratis-Grenzen
Die KI-Kosten zahlst du direkt bei deinem Anbieter. Die Grenzen schützen nur unseren Server; alles ist auch im Free-Tarif nutzbar.
| Funktion | Free | Cloud Pro & Paid-Lizenz |
|---|---|---|
| KI-Schritte in Abläufen | 1.000 je Monat | unbegrenzt |
| Ausgelesene Buchungsbestätigungen | 300 je Monat (Dokumente, die nicht nach Reise aussehen, zählen nicht) | unbegrenzt |
| Vorlagen-KI (erstellen, übersetzen, erklären, Kategorie prüfen) | keine Monatsgrenze, nur eine Bremse gegen Missbrauch | gleich |
| Ablauf aus einem Satz | keine Monatsgrenze, nur eine Bremse gegen Missbrauch | gleich |
- Zähler: „KI-Schritte diesen Monat“ und „Auslesungen diesen Monat“ unter Einstellungen → KI.
- Grenze erreicht: Der Knopf bleibt sichtbar und erklärt die Grenze; ein KI-Schritt im Ablauf nimmt den Zweig „KI unsicher“ — es bricht nichts ab.
- Selbst gehostet: mit Gratis-Schlüssel die gleichen Grenzen, mit Paid-Lizenz unbegrenzt.
🌐 Übersetzung: womit übersetzt wird
Unter Einstellungen → KI → Übersetzung legst du fest, womit Nachrichten im Posteingang übersetzt werden („🌐 Übersetzen“ und „Antwort übersetzen“). Dafür brauchst du keinen KI-Schlüssel — der Standard funktioniert ohne.
| Übersetzen mit | Was das heißt |
|---|---|
| Auf unserem Server (Standard) | Eigener Übersetzungsdienst (LibreTranslate) auf unserem Server im Rechenzentrum Wien, ohne Internetzugang. Die Texte werden nur für die Übersetzung verarbeitet, nicht gespeichert und an niemanden weitergegeben. Sprachen: Deutsch, Englisch, Türkisch — gut für kurze Nachrichten (ca. 0,5–1,5 s). |
| Eigener KI-Schlüssel | Dein KI-Anbieter von dieser Seite übersetzt — jede Sprache (auch Kroatisch, Serbisch, Bosnisch), meist bessere Qualität. Die Texte gehen an deinen Anbieter, mit dem du den Vertrag hast; die Kosten zahlst du dort. |
| Eigener DeepL-Schlüssel | Sehr gute Qualität. Du trägst deinen DeepL-API-Schlüssel ein (er wird verschlüsselt gespeichert). Die Texte gehen an DeepL, mit dem du den Vertrag hast. |
- Regel für WhatsApp, Messenger und Instagram: Diese Nachrichten übersetzen wir nur auf unserem Server oder mit deinem eigenen Schlüssel, nie über einen fremden Gratis-Dienst. Einen kostenlosen DeepL-Schlüssel (endet auf
:fx) verwenden wir dort nicht, weil DeepL Free-Texte zum Training nutzen darf — dann übersetzt unser Server. - Quelle sichtbar: Unter jeder Übersetzung steht, womit übersetzt wurde, z. B. „übersetzt auf unserem Server“ oder „mit eurem KI-Schlüssel“.
- „Übersetzung testen“ probiert die Einstellung direkt aus. Die Karte zeigt auch, ob der Übersetzungsdienst läuft und welche Sprachen er kann.
- Dienst nicht erreichbar oder Sprache nicht installiert? Dann siehst du eine klare Meldung. Es wird nicht still auf einen anderen Dienst ausgewichen.
Kosten im Griff
Da du direkt beim Anbieter zahlst, hast du volle Kostenkontrolle über dessen Dashboard. In The-Y kannst du optional ein monatliches Ausgabe-Limit für die KI setzen (Schutz deines eigenen Budgets). Die Plattform gibt selbst nie Geld für deine KI aus.
Richtwerte je Aufruf (Listenpreise vom 09.10.2026): ein KI-Schritt im Ablauf ca. 0,0004–0,008 $, eine ausgelesene Buchungsbestätigung ca. 0,003–0,06 $ — je nach Modell. Der Baukasten zeigt neben dem KI-Schritt die ungefähren Kosten je 1.000 Läufe, und die Kosten-Ansicht in den Berichten nennt die KI-Funktionen mit Namen.
Fehlerbehebung
Der Verbindungstest meldet „kein Schlüssel"
Es ist (noch) kein Schlüssel gespeichert oder „KI aktiv" ist nicht angehakt. Schlüssel einfügen, Haken setzen, erneut testen.
Fehler beim Test trotz korrektem Schlüssel
Meist fehlt Guthaben beim Anbieter (v. a. bei Anthropic/OpenAI). Lade im Anbieter-Dashboard etwas auf oder hinterlege eine Zahlungsart und teste erneut. Der Fehlertext stammt direkt vom Anbieter.
Die KI-Knöpfe erscheinen nicht im Posteingang
Ohne aktiven Schlüssel werden die KI-Knöpfe bewusst ausgeblendet (nichts bricht). Sobald „KI aktiv" an ist und der Test grün war, erscheinen „💡 Vorschlag" und „📝 Zusammenfassung". Die neuen KI-Knöpfe (Vorlagen, Abläufe, Reisen) sind dagegen immer sichtbar und erklären per Klick, was fehlt.
Mit Google werden WhatsApp-Nachrichten nicht übersetzt oder zusammengefasst
Für Inhalte aus WhatsApp, Messenger und Instagram braucht Google das Häkchen „Mein Google-Projekt hat die Abrechnung aktiviert (Paid Tier)“ unter Einstellungen → KI. Aktiviere die Abrechnung in deinem Google-Cloud-Projekt und setze dann das Häkchen. Nach einem Schlüssel-Wechsel neu bestätigen.
Ein KI-Knopf meldet, dass die Gratis-Grenze erreicht ist
Im Free-Tarif gibt es je Monat 1.000 KI-Schritte in Abläufen und 300 ausgelesene Buchungsbestätigungen (Grenzen). Ab dem nächsten Monat geht es weiter; mit Cloud Pro oder Paid-Lizenz gibt es keine Grenze.