Meta-Zentrale: WhatsApp, Facebook und Instagram direkt im CRM verwalten
Profil, Begrüßung, QR-Codes, Anzeigename, PIN, Messenger-Menü und Seiten-Infos erledigst du in The-Y CRM — du musst dafür nicht mehr zu business.facebook.com. Was Meta über seine Schnittstelle erlaubt, schickt das CRM direkt an dein Meta-Konto. Was Meta nicht erlaubt, erklären wir Schritt für Schritt mit Direktlink — und prüfen danach selbst, ob es geklappt hat.
⏱ Grundeinrichtung ca. 10 Min · Voraussetzung: WhatsApp bzw. Facebook & Instagram verbunden, Recht „Einstellungen verwalten“ (Admins) · Gilt für Free & Paid · Stand: Version 1.1.32
1. Meta-Zentrale öffnen
Einstellungen → Kanäle → Karte „Meta-Zentrale“ → „Öffnen“. Alternativ in den Einstellungen die Kachel „Meta-Zentrale“.
Je verbundener WhatsApp-Nummer, Facebook-Seite und jedem Instagram-Konto siehst du eine Karte mit Kacheln. Ein Klick auf eine Kachel öffnet den Bereich.
Noch nichts verbunden? „Jetzt verbinden“ führt dich zu den Kanälen — siehe WhatsApp verbinden.
Die Meta-Zentrale öffnen und ändern dürfen Nutzer mit dem Recht „Einstellungen verwalten“ (standardmäßig Admins). Jede Änderung steht im Sicherheitsprotokoll — PIN und Bestätigungscodes nie. Alles bleibt in deinem eigenen Meta-Konto.
2. Übersicht und Ampel
Jede Kachel zeigt den Stand eines Bereichs in einem Satz, z. B. „Unvollständig – offen: 2“, „In Prüfung bei Meta“ oder „Zahlungsmethode fehlt“.
Ampel
Bedeutung
In Ordnung
Alles in Ordnung.
Hinweis
Es gibt etwas zu tun — z. B. ein unvollständiges Profil oder ein Anzeigename in Prüfung.
Problem
Bitte kümmere dich darum — z. B. Konto eingeschränkt oder Zahlungsmethode fehlt.
Noch nicht geprüft
Öffne den Bereich einmal; dann holt das CRM den Stand von Meta.
Die Übersicht zeigt den zuletzt bekannten Stand. Kacheln je Konto:
Je Nummer gibt es acht Bereiche: Profil · Begrüßung · QR-Codes & Links · Anzeigename · Sicherheit (PIN) · Gesperrte Kontakte · Kosten · Konto & Zahlung. Am Handy funktioniert alles genauso.
Unternehmensprofil
Das sehen Kunden, wenn sie in WhatsApp auf deinen Namen tippen. Du bearbeitest Profilbild (JPG oder PNG, am besten quadratisch, höchstens 5 MB), Info (ein Satz unter deinem Namen, bis 139 Zeichen), Beschreibung, Branche, Adresse, E-Mail und bis zu zwei Websites. Daneben zeigt die Vorschau „So sehen es deine Kunden“. „Profil an WhatsApp senden“ — Kunden sehen das neue Profil meist sofort.
Begrüßung, Gesprächsstarter und Befehle
Begrüßung: „Begrüßung einschalten“ und Text eintragen. Öffnet jemand den Chat mit dir zum allerersten Mal, meldet WhatsApp das, und das CRM schickt deinen Text automatisch. Es ist eine Service-Antwort — eine Vorlage ist nicht nötig.
Gesprächsstarter: bis zu 4 Fragen (je 80 Zeichen, keine Emojis), die Kunden beim ersten Chat antippen, z. B. „Habt ihr heute noch einen Termin frei?“. Die Frage kommt als normale Nachricht in deinen Posteingang.
Befehle: erscheinen, wenn Kunden im Chat „/“ tippen, z. B. /termin — bis zu 30.
Die Chat-Vorschau zeigt, wie es aussieht. Speichern mit „Speichern und an WhatsApp senden“.
Öffnet ein Kunde den Chat über einen Link mit vorausgefülltem Text (z. B. über deinen QR-Code), blendet WhatsApp die Gesprächsstarter aus.
QR-Codes und Kurzlinks
„QR-Code erstellen“ mit vorausgefülltem Text (bis 140 Zeichen) und einem Namen nur für dich, z. B. „Flyer Sommer 2026“. Der Text sagt dir gleich, woher der Kunde kommt.
Als PNG oder SVG herunterladen, „Link kopieren“ oder „Für Website kopieren“ (fertiger Baustein für deine Website).
Den Text kannst du später ändern — der QR-Code bleibt gleich, gedruckte Codes bleiben gültig. Gelöschte Codes zeigen beim Scannen „abgelaufen“.
Anzeigename ändern
Neuen Namen beantragen: Reiter „Anzeigename“. Laut Meta höchstens 10 Änderungen in 30 Tagen. Das CRM warnt vorab bei typischen Ablehnungsgründen (Links, Emojis, durchgehende Großbuchstaben, sehr kurze Namen) und zeigt Metas Regeln.
„Antrag an Meta senden“ — Status „In Prüfung“, meist 1–2 Tage. Die Entscheidung siehst du hier und in der Übersicht, bei Ablehnung mit dem Grund in Alltagssprache.
Nach der Genehmigung „Jetzt neu registrieren“ mit deiner Zwei-Schritt-PIN (innerhalb von 14 Tagen) — erst dann gilt der neue Name.
Läuft die Nummer auch in der WhatsApp-Business-App, übernimmt die App den neuen Namen — im CRM gibt es dann nichts neu zu registrieren. Bei einem offiziellen Geschäftskonto (grüner Haken) ändert nur der Meta-Support den Namen.
Zwei-Schritt-PIN
Eine 6-stellige PIN schützt deine Nummer: Ohne sie kann niemand die Nummer bei einem anderen Anbieter oder auf einem anderen Gerät registrieren. Du brauchst sie z. B. nach einem neuen Anzeigenamen.
„PIN festlegen“: zweimal eingeben und bestätigen, dass du sie notiert hast.
Die PIN geht direkt an WhatsApp und wird nirgends gespeichert, auch nicht im Protokoll. Das CRM merkt sich nur, wann und von wem sie zuletzt festgelegt wurde.
PIN vergessen? Solange die Nummer mit dem CRM verbunden ist, legst du hier jederzeit eine neue fest — die alte brauchst du dafür nicht.
Kontakte sperren
Am einfachsten im Posteingang: Gespräch öffnen → Kundenbereich → „Sperren“ (am Handy im Aktionsmenü). Oder im Reiter „Gesperrte Kontakte“ per Telefonnummer — dort auch „Entsperren“.
Gesperrte Kunden können dir auf dieser Nummer nicht mehr schreiben — und du ihnen auch nicht. Der Kunde wird nicht benachrichtigt.
Meta erlaubt das Sperren nur, wenn der Kunde dir in den letzten 24 Stunden geschrieben hat. Sperren dürfen nur Admins.
Kosten laut Meta
Was Meta laut eigener Auswertung je Monat und Art (Marketing, Service-Vorlage, Bestätigungscode, Service-Antwort) berechnet — direkt neben der Schätzung aus dem CRM. Auffällige Abweichungen (mehr als 10 % und mehr als 2 Nachrichten) sind markiert und erklärt. Häufige Gründe: Meta zählt nur zugestellte Nachrichten, das CRM gesendete; Nachrichten direkt aus der WhatsApp-Business-App kennt nur Meta. Maßgeblich ist die Rechnung von Meta. Preise je Land: Kostenseite mit Rechner.
Weitere Nummer hinzufügen
Die neue Nummer kommt in dasselbe WhatsApp-Konto (gleiche Abrechnung) wie eine Nummer, die du schon verbunden hast. Der Assistent „Weitere WhatsApp-Nummer“ führt dich in sechs Schritten durch:
Vorbereitung: In der Meta-Zentrale auf „Weitere Nummer“. Die Nummer gehört dir, kann eine SMS oder einen Anruf empfangen (Festnetz per Anruf) und ist nicht in WhatsApp oder der WhatsApp-Business-App aktiv. WhatsApp-Konto und Marke wählen → „Alles bereit – weiter“.
Nummer: Land, Nummer und Anzeigenamen eingeben → „Nummer anlegen“. Den Anzeigenamen prüft Meta.
Code anfordern: „Per SMS“ oder „Per Anruf“ wählen → „Code senden“. Bei einer Festnetznummer „Per Anruf“: Eine Computerstimme liest den 6-stelligen Code vor. Läuft die Nummer über eine Telefonanlage, lies vorher Bestätigung per Anruf über eine Telefonanlage.
Code eingeben: den Code ohne Bindestrich eintragen → „Bestätigen“. Das CRM speichert den Code nicht.
Fertig: Die Nummer steht in den Kanälen und in der Meta-Zentrale, ganz ohne Meta-Fenster. Danach am besten Profil, Begrüßung und Gesprächsstarter einrichten.
Unterbrochen? Steht die neue Nummer schon in deinem WhatsApp-Konto, ist aber noch nicht bestätigt (z. B. weil Meta den Antrag beim Anlegen gebremst hat), geht es im Assistenten „Weitere Nummer“ direkt bei „Code anfordern“ weiter — ohne neuen Antrag für den Anzeigenamen.
Soll die Nummer weiter in der WhatsApp-Business-App laufen, nimm stattdessen „WhatsApp verbinden“ in den Kanälen.
Bestätigung per Anruf über eine Telefonanlage
Bei „Per Anruf“ ruft Meta die Nummer an und lässt eine Computerstimme den Code vorlesen. Läuft die Nummer über eine Telefonanlage mit Begrüßung oder Menü, spricht die Ansage über den Code — und Meta legt auf. Stell die Nummer für diesen einen Anruf deshalb kurz direkt auf ein Telefon.
Nummer läuft über die Telefonanlage im CRM (steht unter Telefonie → Rufnummern): In Schritt „Code anfordern“ steht der Knopf „Code-Anruf direkt zu mir durchstellen (10 Min.)“. Ein Klick, und die Nummer klingelt 10 Minuten lang direkt auf deiner Durchwahl — ohne Menü und ohne Ansage. Dann „Per Anruf“ wählen, „Code senden“, abheben und den Code notieren.
Danach gilt automatisch wieder der normale Ablauf. Früher beenden: „Umleitung jetzt beenden“ im Assistenten oder „Umleitung beenden“ auf der Rufnummern-Seite, wo du laufende Umleitungen auch siehst.
Andere Telefonanlage: Stell die Nummer beim Telefonanbieter kurz auf ein Handy um.
Du brauchst dafür eine eigene Durchwahl im CRM (Telefonie → Durchwahlen, dich als Nutzer auswählen). Erkennt die Leitung nicht, welche Nummer gewählt wurde, klingeln in diesen 10 Minuten alle eingehenden Anrufe bei dir. Mehr zur Telefonanlage: Rufnummern und Ziele.
4. Facebook-Seite: Messenger und Seiten-Infos
Messenger-Begrüßung, Gesprächsstarter und Menü
„Los geht's“: ein Knopf im leeren Chat. Tippt der Kunde darauf, schickt das CRM sofort deine Begrüßung.
Gesprächsstarter: bis zu 4 Fragen zum Antippen. Sind sie eingetragen, zeigt Messenger diese statt „Los geht's“.
Menü (☰): immer erreichbare Punkte — Text in den Chat schicken oder eine Webseite öffnen. Das Menü braucht laut Meta den „Los geht's“-Knopf; das CRM schaltet ihn beim Speichern mit ein.
Jedes Antippen landet als Nachricht in deinem Posteingang. Mit Vorschau; speichern mit „Speichern und an Messenger senden“.
Neue Chats zeigen Änderungen gleich, bestehende manchmal erst nach einigen Stunden.
Seiten-Infos
Kurzbeschreibung (bis 100 Zeichen), ausführliche Beschreibung, Telefon, Website, E-Mail, Öffnungszeiten und Impressum — „An Facebook senden“. Das Impressum ist in Österreich und Deutschland für geschäftliche Seiten Pflicht. Seitenname, Bilder, Kategorie und Adresse änderst du auf Facebook (Anleitung).
5. Instagram
Gesprächsstarter für Instagram Direct: bis zu 4 Fragen, die Kunden beim ersten Schreiben antippen. Die Frage kommt als Nachricht in deinen Posteingang. Speichern mit „An Instagram senden“.
Voraussetzung: In Instagram unter Einstellungen → Nachrichten → „Verbundene Tools“ den Zugriff erlauben. Meta zeigt Gesprächsstarter nur in der Instagram-App, nicht am Computer.
Profil: Bio, Website, Follower und Beiträge siehst du im CRM; ändern geht nur in Instagram (Anleitung).
6. Was nur bei Meta geht — mit Anleitung
Manche Dinge lässt Meta nicht über die Schnittstelle zu. Dafür zeigt das CRM eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit den Bildschirmtexten (deutsch und englisch) und einen Direktlink, der in einem neuen Tab öffnet — das CRM bleibt offen.
Was
Warum bei Meta
Knopf im CRM
Zahlungsmethode hinterlegen
Zahlungsdaten nimmt Meta nur direkt an.
„Bei Meta öffnen“
Unternehmen verifizieren
Braucht Firmendokumente (z. B. Gewerbeschein, Firmenbuchauszug).
„Sicherheitscenter öffnen“
Kontosperre, Einspruch
Einsprüche nimmt Meta nur über Business Support Home an.
„Business Support Home öffnen“
Seitenname, Profil- und Titelbild, Kategorie, Adresse (Facebook)
Nicht über die Schnittstelle änderbar.
„Bei Facebook öffnen“
Instagram-Bio, Website, Name, Profilbild
Meta zeigt das Profil über die Schnittstelle nur an.
„Bei Instagram öffnen“
Im Bereich (bei WhatsApp: „Konto & Zahlung“) die Anleitung lesen und den Knopf klicken.
Bei Meta die Schritte erledigen.
Zurück im CRM „Ich bin zurück – jetzt prüfen“ klicken — das CRM fragt bei Meta nach, ob es übernommen wurde (höchstens einmal pro Minute; sonst steht „letzter bekannter Stand“ da).
Einen Einspruch entscheidet Meta meist in 24–48 Stunden, eine Verifizierung dauert meist wenige Tage. Prüfe einfach später noch einmal.
7. Grenzen
Messenger-Begrüßungstext: Den früheren Begrüßungstext auf dem Willkommens-Bildschirm hat Meta abgeschafft — er erscheint in den Apps nicht mehr. Deshalb nutzt das CRM „Los geht's“ mit automatischer Antwort.
Anzeigename: Bei Nummern, die auch in der WhatsApp-Business-App laufen, registriert die App den neuen Namen, nicht das CRM. Offizielle Geschäftskonten (grüner Haken) ändert nur der Meta-Support.
Sperren nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Kundennachricht.
PIN: Ob eine PIN gesetzt ist, verrät Meta nicht immer; ausschalten lässt sich die Zwei-Schritt-Bestätigung bei Meta nicht.
Zahlungsmethode: Ob eine hinterlegt ist, zeigt Meta nicht immer an — dann steht ein Hinweis da.
Instagram: Profil nur ansehen; Gesprächsstarter nur in der Instagram-App sichtbar.
QR-Codes: Scans zählt Meta aus Datenschutzgründen nicht.
Kosten: Metas Zahlen sind laut Meta ungefähr; rechnet dein WhatsApp-Konto in einer anderen Währung ab, vergleichst du am besten die Nachrichtenzahlen.
Häufige Fragen
Muss ich noch zu business.facebook.com?
Für das meiste nicht: Profil, Begrüßung, QR-Codes, Anzeigename, PIN, Sperren, weitere Nummer, Messenger und Seiten-Infos erledigst du im CRM. Nur Zahlungsmethode, Verifizierung, Einspruch, einige Angaben der Facebook-Seite und das Instagram-Profil gehen bei Meta — dafür gibt es Direktlink, Anleitung und „Ich bin zurück – jetzt prüfen“.
Speichert The-Y meine PIN oder Bestätigungscodes?
Nein. PIN und Codes gehen direkt an WhatsApp und stehen weder in der Datenbank noch im Protokoll. Gespeichert wird nur, wann und von wem die PIN zuletzt festgelegt wurde.
Beim Bestätigungsanruf höre ich nur unsere Begrüßung
Dann läuft die Nummer über eine Telefonanlage mit Ansage, und die Ansage spricht über den Code. Stell die Nummer für den Anruf kurz direkt auf ein Telefon — bei der Telefonanlage im CRM mit „Code-Anruf direkt zu mir durchstellen (10 Min.)“, siehe Bestätigung per Anruf. Danach „Code erneut senden“.
Wer darf die Meta-Zentrale benutzen?
Nutzer mit dem Recht „Einstellungen verwalten“ — standardmäßig Admins. Kontakte sperren aus dem Posteingang ebenfalls nur Admins.
Wo landet eine angetippte Frage oder ein Menüpunkt?
Als Nachricht des Kunden in deinem Posteingang — bei WhatsApp, Messenger und Instagram. Nach „Los geht's“ (Messenger) schickt das CRM deine automatische Antwort.
Kann ich das ausprobieren, ohne etwas an Meta zu schicken?
Ja, in der Demo: Die Meta-Zentrale zeigt dort Beispieldaten, und alles, was du änderst, wird nur simuliert — nichts geht an Meta, es geht auch keine SMS raus.
