Vertrieb schreibt Kunden vom privaten WhatsApp? So holst du die Chats auf die Firmennummer
Jeder im Vertrieb hat „seine“ Kunden auf dem eigenen Handy. Das ist schnell und bequem – bis jemand krank ist, im Urlaub oder kündigt. Dann weiß niemand, was zugesagt wurde, der Kunde wartet, und seine Nummer geht mit aus der Tür. Wer das Team leitet, sieht nicht, wer wem wie schnell antwortet. Hier steht ein Plan in fünf Schritten, mit Mustertext für die Kunden und einer Team-Regel zum Anpassen.
Private Nummern lassen sich nicht zu einer zusammenlegen, und alte Chats auf Privathandys kommen in kein System. Der Weg nach vorn: eine Firmennummer festlegen, sie mit einem Team-Posteingang verbinden, jedem Kunden eine zuständige Person geben, die Kunden einmal auf die neue Nummer hinweisen und eine kurze Team-Regel vereinbaren. Danach sieht die Teamleitung je Person, wie viele Gespräche sie hat und wie schnell die erste Antwort kommt.
Was mit privaten Nummern schiefgeht
| Problem | Was im Alltag passiert |
|---|---|
| Kunde geht mit | Verlässt jemand die Firma, bleiben Chatverlauf und Nummer auf seinem Handy. Der Kunde schreibt weiter dorthin. |
| Keine Vertretung | Im Urlaub oder bei Krankheit liest niemand mit. Angebote und Zusagen sind für Kolleginnen unsichtbar. |
| Keine Übersicht | Wer das Team leitet, sieht nicht, welche Anfrage offen ist und wie lange ein Kunde schon wartet. |
| Datenschutz | Die WhatsApp-App gleicht das Adressbuch des Handys ab – privat und geschäftlich vermischt. Wie ihr damit umgeht, klärt ihr mit eurer Datenschutz-Beratung; das hier ist keine Rechtsberatung. |
Der Plan in 5 Schritten
1. Eine Firmennummer festlegen
Entweder eine neue Nummer – Handy oder Festnetz – oder die Nummer, die ihr schon in der WhatsApp-Business-App nutzt. Wichtig ist nur: Sie gehört der Firma, nicht einer Person. Eine Festnetznummer geht auch: WhatsApp Business mit Festnetznummer.
2. Mit einem Team-Posteingang verbinden und das Team einladen
In The-Y CRM: Einstellungen → Kanäle → WhatsApp → „WhatsApp verbinden“, im Fenster von Meta, in etwa 5–10 Minuten. Läuft die Nummer schon in der Business-App, kann sie dort bleiben (bis zu 180 Tage Verlauf werden übernommen). Dann unter Einstellungen → Team & Rechte einladen: Rolle Agent für den Vertrieb, Teamleitung für dich. Mit der Reichweite „eigene“ sieht jede Person ihre eigenen Kunden, mit „Team“ die des Teams.
3. Jedem Kunden eine zuständige Person geben
Bestandskunden behalten „ihre“ Ansprechperson: Am Kontakt steht im Feld „Zuständig“, wer sich kümmert. Wer ein Gespräch übernimmt oder antwortet, wird automatisch zuständig, wenn noch niemand eingetragen ist. Neue Anfragen verteilt das CRM unter Gespräche verteilen reihum an alle, die gerade da sind, oder nach Auslastung. Im Gesprächskopf steht „Lena schaut gerade“ – so antworten nicht zwei Leute gleichzeitig.
4. Die Kunden einmal auf die neue Nummer hinweisen
Jede Person schickt ihren Kunden einmal eine kurze Nachricht vom bisherigen Handy. Danach steht die Firmennummer überall: Signatur, Visitenkarte, Website, Google-Profil, Angebote.
Hallo [Vorname], ab sofort erreichen Sie mich und mein Team unter unserer Firmennummer [Nummer] – auch per WhatsApp. So antwortet Ihnen immer jemand, auch wenn ich einmal nicht da bin. Bitte speichern Sie sich die Nummer ein. Danke und bis bald!
Tipp: Ein QR-Code mit vorausgefülltem Text (bis 140 Zeichen) für Visitenkarte oder Angebot erstellst du in der Meta-Zentrale. Öffnet ein Kunde den Chat zum ersten Mal, kann eine Begrüßung mit bis zu 4 Fragen zum Antippen kommen.
5. Eine Team-Regel vereinbaren
Ohne Regel landen Kunden nach drei Wochen wieder im Privatchat. Das Muster unten passt du an und druckst es aus oder schickst es ins Team.
Team-Regel WhatsApp
- Kunden schreiben wir nur über die Firmennummer . Private Nummern geben wir nicht mehr an Kunden weiter.
- Jede Anfrage hat eine zuständige Person. Wer ein Gespräch übernimmt, klickt „Übernehmen“.
- Die erste Antwort kommt innerhalb von .
- Bei Urlaub oder Krankheit übernimmt . Offene Gespräche weisen wir vorher neu zu.
- Interne Absprachen stehen als interne Notiz im Gespräch – nicht im privaten Chat.
- Wir schreiben per WhatsApp nur Kunden, die zugestimmt haben – Werbung nur mit ausdrücklicher Einwilligung.
- Schreibt ein Kunde trotzdem privat, antworten wir kurz mit dem Hinweis auf die Firmennummer.
- Kundengespräche gehören . Verlässt jemand das Team, bleiben sie im Posteingang.
Muster zum Anpassen, keine Rechts- oder Arbeitsrechtsberatung. Gibt es einen Betriebsrat, stimmt die Regel mit ihm ab. Die Eingaben bleiben in deinem Browser – nichts wird gespeichert oder gesendet.
Was die Teamleitung danach sieht
- Berichte je Person: wie viele Gespräche jemand bekommen und wie viele Nachrichten er geschickt hat, und wie schnell im Schnitt die erste Antwort kam.
- Antwortzeiten mit Warnung: Bekommt ein Gespräch in der eingestellten Zeit keine erste Antwort, bekommen Teamleitung und Admins einen Hinweis.
- Ansicht „Kunde wartet“ und „Unzugewiesen“: Was offen ist, fällt nicht durch.
- Verlauf je Kunde: WhatsApp, E-Mail und Anrufe in einem Verlauf, dazu Deals mit Wert und Phase in der Pipeline.
Wenn jemand das Team verlässt
- Die Gespräche liegen im CRM, nicht auf dem Handy. Die App am Handy speichert nur Programmdateien, nie Kundendaten.
- Ein Admin deaktiviert den Zugang unter Einstellungen → Team & Rechte und weist die offenen Gespräche neu zu.
- Hat die Person ihr Handy für Firmenanrufe mitklingeln lassen, entfernt ein Admin die hinterlegte Handynummer.
- Was vorher privat geschrieben wurde, bleibt auf dem privaten Handy – deshalb lohnt sich der Umstieg früh.
Was es kostet
- The-Y CRM: Free 0 € für bis zu 3 Personen. Cloud Pro 20 € im Monat pro Unternehmen, alle Nutzer und Marken inklusive (Preis in Alpha & Beta; ab Live 40 €), Server in Österreich (Rechenzentrum Wien). Kein Preis pro Kopf – ein größeres Vertriebsteam kostet gleich viel.
- Meta: Seit 01.10.2026 sind pro Nummer die ersten 1.000 freien Antworten im Monat gratis, danach z. B. 0,0142 € je Antwort in Österreich und 0,0456 € in Deutschland; Vorlagen kosten ab der ersten Nachricht. Meta rechnet direkt mit dir ab, ohne Aufschlag.
Wann ein anderer Weg besser passt
Die Business-App reicht, wenn …
- ihr zu zweit oder zu dritt seid und euch gut absprecht – dann teilt ihr eine Nummer auf bis zu fünf Geräten (so geht's),
- niemand Gespräche übergeben oder vertreten muss.
Schau dir auch andere Werkzeuge an, wenn …
- euer Vertrieb vor allem eine große Verkaufs-Pipeline mit vielen Integrationen braucht – Kommo, HubSpot und Pipedrive sind dafür lange erprobt (Kommo-Vergleich, HubSpot-Vergleich),
- du heute ausgereifte Software brauchst – The-Y CRM ist Alpha.
Häufige Fragen
Wie bekommen wir die WhatsApp-Chats unserer Verkäufer in einen Posteingang?
Mehrere private Nummern lassen sich nicht zusammenlegen, und alte Chats von Privathandys lassen sich nicht übernehmen. Ihr legt eine Firmennummer fest, verbindet sie mit einem Team-Posteingang und weist Kunden einmal auf die neue Nummer hin. Ab dann laufen alle neuen Gespräche dort.
Kann jeder Verkäufer seine Kunden behalten?
Ja. Am Kontakt steht, wer zuständig ist, und mit der Reichweite „eigene“ sieht eine Person nur ihre Kunden. Bei Urlaub weist die Teamleitung die Gespräche neu zu.
Sieht die Teamleitung, wer wie schnell antwortet?
Ja. In The-Y CRM zeigen die Berichte je Person, wie viele Gespräche sie bekommen und wie viele Nachrichten sie geschickt hat und wie schnell im Schnitt die erste Antwort kam. Bleibt ein Gespräch zu lange ohne Antwort, bekommt die Teamleitung einen Hinweis.
Was passiert mit den Kundengesprächen, wenn jemand kündigt?
Im Team-Posteingang bleiben sie bei der Firma. Ein Admin deaktiviert den Zugang und weist offene Gespräche neu zu. Chats, die vorher auf dem privaten Handy liefen, bleiben dort.
Ist WhatsApp vom privaten Handy für Kundenkontakt erlaubt?
Das hängt von eurem Einsatz ab; ein pauschales Ja oder Nein gibt es nicht. Ein häufiger Kritikpunkt ist, dass die App das Adressbuch des Handys abgleicht. Klärt das mit eurer Datenschutz-Beratung – das hier ist keine Rechtsberatung.
Firmennummer statt Privathandy – schau es dir an.
In der Demo siehst du Posteingang, Zuweisung und Berichte mit Beispieldaten, ohne Anmeldung. Nach 24 Stunden ist alles gelöscht.
Lieber gemeinsam? Wir richten es per Video mit dir ein – im Browser, nichts zu installieren. Mo–Fr 10–12 und 14–17 Uhr (Wiener Zeit).
WhatsApp Business mit mehreren Mitarbeitern · WhatsApp Business und privat trennen · Mehrere Nummern je Filiale · Kommo-Alternative · Gemeinsames Postfach organisieren · Alle Vergleiche
Quellen
- The-Y CRM: WhatsApp verbinden · Team & Rollen (Rollen, Reichweite eigene/Team/alle) · Docs (Zuweisen, „schaut gerade“, Feld „Zuständig“, Gespräche verteilen, Teamleitung warnen) · Meta-Zentrale (Begrüßung, Gesprächsstarter, QR-Codes) · App am Handy (keine Kundendaten auf dem Gerät) · Telefonie (Handynummer entfernen)
- Berichte je Person und Adressbuch-Abgleich der App: WhatsApp Business mit mehreren Mitarbeitern · Preise: Kostenseite (Metas Preisliste, gültig ab 01.10.2026)
WhatsApp ist eine Marke von WhatsApp LLC bzw. Meta; Kommo, HubSpot und Pipedrive sind Marken ihrer Eigentümer. Angaben nach bestem Wissen; Fehler bitte an office@the-y.at, wir korrigieren sofort.