WhatsApp Business mit mehreren Nummern – je Filiale oder Marke eine Nummer
Zwei Standorte, eine WhatsApp-Nummer: Wer in Graz schreibt, landet bei den Kolleginnen in Wien. Oder jede Filiale hat ihr eigenes Handy, und niemand weiß, was die anderen ausgemacht haben. Hier steht, was die WhatsApp-Business-App bei mehreren Nummern kann, was Metas Business Platform erlaubt, welche Grenzen Meta setzt – und wie du Filialen oder Marken so aufbaust, dass jede ihre Kunden selbst betreut.
In der WhatsApp-Business-App hat ein Konto genau eine Nummer, und Konten wechseln geht dort nicht – für eine zweite Business-Nummer brauchst du praktisch ein zweites Handy. Über Metas WhatsApp Business Platform laufen mehrere Nummern in einem Konto: Ein neues Meta-Unternehmen darf zuerst 2 Nummern registrieren, nach der Unternehmensverifizierung 20. Wichtig: Das Limit für selbst begonnene Gespräche gilt seit Oktober 2025 für das ganze Meta-Unternehmen, nicht je Nummer.
Mehrere Leute an einer Nummer? Das ist ein anderes Thema: WhatsApp Business mit mehreren Mitarbeitern und Geräten.
App oder Business Platform: wer kann wie viele Nummern?
| WhatsApp-Business-App | WhatsApp Business Platform | |
|---|---|---|
| Nummern je Konto | genau eine; eine zweite Nummer lässt sich nicht hinzufügen | mehrere in einem WhatsApp-Business-Konto |
| Mehrere Konten auf einem Handy | nein, Konten wechseln gibt es in der Business-App derzeit nicht | kein Handy nötig, Antworten im Posteingang |
| Wie viele Nummern? | je Handy eine Business-Nummer | neues Meta-Unternehmen: 2; automatisch 20 nach Verifizierung oder ab einem Nachrichtenlimit von 2.000 |
| Wer antwortet | wer das Handy oder ein verknüpftes Gerät hat (bis zu vier) | das Team, je Nummer bzw. Marke eingeteilt |
| Kosten | App gratis | Abo des Anbieters plus Metas Gebühren je Nachricht |
Laut WhatsApp-Hilfe und Metas Entwickler-Doku, abgerufen 07.11.2026; Links unten.
Was Meta bei mehreren Nummern begrenzt
- Anzahl der Nummern: Neue Meta-Unternehmen (Business-Portfolios) registrieren zuerst höchstens 2 Nummern. Meta erhöht automatisch auf 20, sobald das Unternehmen verifiziert ist oder ein Nachrichtenlimit von 2.000 erreicht.
- Nachrichtenlimit gilt fürs ganze Unternehmen: Seit 07.10.2025 zählt Meta das Limit je Business-Portfolio. Gemeint ist, an wie viele verschiedene Personen ihr außerhalb des 24-Stunden-Fensters in 24 Stunden schreiben dürft. Neue Portfolios starten bei 250; die nächste Stufe ist 2.000. Eine zweite Nummer verdoppelt das also nicht.
- Anzeigename je Nummer: Jede Nummer hat ihren eigenen Namen, den Meta prüft – z. B. „Studio Sonne Graz“ und „Studio Sonne Wien“.
- Gratis-Antworten je Nummer: Die ersten 1.000 freien Antworten im Monat sind seit 01.10.2026 pro Nummer gratis. Danach z. B. 0,0142 € je Antwort in Österreich, 0,0456 € in Deutschland. Vorlagen kosten ab der ersten Nachricht.
Eine Nummer für alle – oder eine je Filiale?
Eine Nummer für alle, wenn …
- Kunden euch als eine Firma sehen und egal ist, welcher Standort antwortet,
- ihr intern verteilen könnt (nach Thema, Ort oder reihum),
- ihr Werbung und Zahlungsmethode nur einmal pflegen wollt.
Eine Nummer je Filiale oder Marke, wenn …
- Kunden „ihre“ Filiale direkt erreichen sollen (Nummer auf dem Schaufenster),
- die Marken nach außen getrennt auftreten,
- jedes Team nur seine eigenen Gespräche sehen soll.
Zum Entscheiden helfen drei Fragen: Wo steht die Nummer heute (Schild, Google-Profil, Flyer)? Wer soll welche Gespräche sehen? Und braucht eine Filiale manchmal Hilfe von der anderen? Wenn ja, ist ein gemeinsamer Posteingang mit mehreren Nummern meist besser als getrennte Handys.
So geht es in The-Y CRM
In The-Y CRM sind Filialen oder Marken „Marken“ (Workspaces) mit eigenem Team. Agentinnen und Agenten sehen nur die Posteingänge ihrer Marken; Admins und Teamleitung sehen alle.
- Erste Nummer verbinden: Einstellungen → Kanäle → WhatsApp → „WhatsApp verbinden“. Läuft die Nummer schon in der Business-App, kann sie dort bleiben („App behalten“, bis zu 180 Tage Verlauf).
- Weitere Nummer anlegen: In der Meta-Zentrale auf „Weitere Nummer“. Der Assistent führt in sechs Schritten durch: Vorbereitung (Konto und Marke wählen), Nummer und Anzeigename, Code per SMS oder Anruf, Code eingeben, Zwei-Schritt-PIN, fertig – ganz im CRM, ohne Fenster von Meta. Die neue Nummer kommt ins selbe WhatsApp-Konto, mit derselben Abrechnung bei Meta.
- Team je Marke: Einstellungen → Team & Rechte → Person bearbeiten → „Marken“. Wer Graz betreut, sieht Graz.
- Je Nummer einrichten: Unternehmensprofil, Begrüßung, bis zu 4 Gesprächsstarter und QR-Codes legst du in der Meta-Zentrale je Nummer fest.
- Verteilen: Unter Gespräche verteilen bekommen neue Gespräche reihum oder nach Auslastung eine zuständige Person – bei Marken nur aus deren Team.
Anleitung: Meta-Zentrale und weitere Nummer →
Was mehrere Nummern kosten
- Meta: je Nummer 1.000 freie Antworten im Monat gratis, danach der Service-Preis des Empfängerlandes; Vorlagen ab der ersten Nachricht. Meta rechnet direkt mit dir ab, wir schlagen nichts auf. Kostenrechner
- Rufnummern: Jede Nummer kommt von deinem Telefon- oder Mobilfunkanbieter. Eine Festnetznummer geht auch: WhatsApp Business mit Festnetznummer.
- The-Y CRM: Free 0 € für bis zu 3 Personen und 1 Marke, 1.000 ausgehende Nachrichten im Monat über alle Kanäle. Cloud Pro 20 € im Monat pro Unternehmen, alle Nutzer und Marken inklusive, ohne Mengengrenze bei Nachrichten (Preis in Alpha & Beta; ab Live 40 €), Server in Österreich.
Ehrlich dazu: Marken sind keine getrennten Firmen
Marken in The-Y CRM trennen Posteingänge, Teams und Auftritt. Rechnungen laufen aber über einen Nummernkreis je Belegart für das ganze Konto; eine getrennte Buchhaltung je Firma geht damit nicht. Sind eure Filialen eigene Firmen mit eigener Buchhaltung, braucht jede Firma ihr eigenes Konto – Cloud Pro gilt pro Unternehmen.
Wann ein anderer Weg besser passt
Bleib bei der App, wenn …
- jede Filiale ohnehin ein eigenes Handy hat und allein antwortet,
- niemand die Gespräche der anderen Filiale sehen muss,
- dir eine Nummer je Handy reicht.
Nimm ein anderes Werkzeug, wenn …
- du heute lange erprobte Software brauchst – The-Y CRM ist Alpha,
- du Kanäle wie Telegram brauchst,
- du mehr als 20 Nummern planst – dann kläre die Grenze vorher mit Meta und dem Anbieter. Team-Posteingänge anderer Anbieter: Vergleiche.
Häufige Fragen
Kann ich in WhatsApp Business mehrere Nummern nutzen?
In der App nicht: Ein Konto hat genau eine Nummer, und Konten wechseln geht in der Business-App derzeit nicht. Über die WhatsApp Business Platform laufen mehrere Nummern in einem Konto; ein neues Meta-Unternehmen darf zuerst 2 registrieren, nach der Verifizierung 20.
Brauche ich für jede Nummer ein eigenes Handy?
Mit der App ja, je Handy eine Business-Nummer. In einem Team-Posteingang über die Business Platform nicht: Die Nummern laufen im Posteingang, geantwortet wird am Computer oder in der App am Handy.
Bekomme ich mit mehr Nummern ein höheres Nachrichtenlimit?
Nein. Seit 07.10.2025 zählt Meta das Limit für selbst begonnene Gespräche je Meta-Unternehmen, nicht je Nummer. Neue Unternehmen starten bei 250 verschiedenen Personen in 24 Stunden. Auf 2.000 geht es mit der Unternehmensverifizierung oder wenn ihr in 30 Tagen 2.000 Vorlagen an verschiedene Personen zugestellt habt, bei guter Qualität.
Was kostet eine zweite WhatsApp-Nummer?
Bei Meta zahlst du je Nachricht, nicht je Nummer; jede Nummer hat 1.000 Gratis-Antworten im Monat. Die Rufnummer selbst zahlst du bei deinem Telefonanbieter. Bei The-Y CRM kostet Cloud Pro 20 € im Monat pro Unternehmen, alle Nutzer und Marken inklusive (Preis in Alpha und Beta).
Kann jede Filiale nur ihre eigenen Chats sehen?
Ja. In The-Y CRM ordnest du Personen Marken zu; Agentinnen und Agenten sehen nur die Posteingänge ihrer Marken, Admins und Teamleitung alle. Rechnungen laufen aber über einen gemeinsamen Nummernkreis für das ganze Konto.
Jede Filiale mit eigener Nummer – in einem Posteingang.
Leg ein Gratis-Konto an und verbinde deine erste Nummer – oder klick dich vorher in der Demo mit Beispieldaten durch Posteingang und Meta-Zentrale. Die Demo ist nach 24 Stunden wieder gelöscht.
Lieber gemeinsam? Wir richten es per Video mit dir ein – im Browser, nichts zu installieren. Mo–Fr 10–12 und 14–17 Uhr (Wiener Zeit).
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Quellen
- Meta, Entwickler-Doku, abgerufen 07.11.2026: Telefonnummern (zuerst 2, automatisch 20) · Nachrichtenlimits (je Business-Portfolio, Start 250) · Umstellung ab 07.10.2025 · Preise (1.000 Gratis-Antworten je Nummer)
- WhatsApp-Hilfe, abgerufen 07.11.2026: eine Nummer je Konto · mehrere Konten (nicht in der Business-App) · verknüpfte Geräte
- The-Y CRM: Meta-Zentrale · WhatsApp verbinden · Team & Marken · Nummernkreis für alle Marken: Rechnungsprogramm · Preise: Kostenseite
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