Für zwei, höchstens drei Personen reicht oft die kostenlose WhatsApp-Business-App auf einem Bürohandy, mit den PCs als verknüpften Geräten. Sobald mehrere Beraterinnen und Berater gleichzeitig antworten, Anfragen übergeben oder auch Anrufe und E-Mails im Blick behalten sollen, brauchen Sie einen gemeinsamen Posteingang über die WhatsApp Business Platform.
Hier finden Sie alle Wege mit Kosten und Grenzen, auch die ohne unser Produkt. The-Y CRM kommt als letzter Weg.
- Zu zweit, wenig Nachrichten: WhatsApp-Business-App mit verknüpften Geräten, gratis.
- Team mit Übergaben und Urlaubsvertretung: Team-Posteingang, z. B. superchat, Trengo, respond.io oder The-Y CRM.
- Sie arbeiten mit myJACK: WhatsApp direkt aus dem Vorgang über die superchat-Anbindung.
- Auch das Telefon geht unter: Posteingang mit eingebauter Telefonanlage, z. B. The-Y CRM, oder eine Cloud-Telefonanlage zusätzlich.
Weg 1: WhatsApp-Business-App mit verknüpften Geräten
Die WhatsApp-Business-App läuft auf einem Hauptgerät, meist dem Bürohandy. Laut WhatsApp lassen sich bis zu vier weitere Geräte verknüpfen, etwa die PCs an den Beratungsplätzen über WhatsApp Web oder die Desktop-App. Mit dem kostenpflichtigen Abo Meta Verified sind es bis zu zehn Geräte; Preis und Verfügbarkeit hängen vom Land ab.
Gut daran: kostenlos und sofort startklar. Abwesenheitsnachricht, Schnellantworten und Labels sind dabei.
Die Grenzen im Büroalltag:
- Alle sehen alle Chats, aber niemand sieht, wer gerade antwortet. Eine Anfrage lässt sich keiner Kollegin zuweisen, interne Notizen gibt es nicht.
- Zwei Leute antworten gleichzeitig, oder niemand, weil jeder denkt, der andere macht es.
- Das Hauptgerät muss regelmäßig online sein. Laut WhatsApp werden verknüpfte Geräte abgemeldet, wenn das Hauptgerät 14 Tage lang nicht genutzt wird.
- Telefon und E-Mail laufen getrennt weiter.
- Die App gleicht das Adressbuch des Handys ab. Nehmen Sie deshalb ein eigenes Bürohandy ohne private Kontakte. Ob das zu Ihren Datenschutz-Vorgaben passt, klärt am besten, wer bei Ihnen dafür zuständig ist.
Weg 2: Team-Posteingang über die WhatsApp Business Platform
Für Teams bietet Meta die WhatsApp Business Platform an, oft „WhatsApp API“ genannt. Sie nutzen sie über einen Anbieter mit Team-Posteingang. Jede Anfrage hat dann eine zuständige Person, einen Status und interne Notizen. Beliebig viele Kolleginnen und Kollegen arbeiten am Computer mit, Vorlagen und Abwesenheitsregeln laufen zentral.
| Anbieter | Kleinster Tarif | Nutzer | Telefon | Testen |
|---|---|---|---|---|
| superchat | Basic 89 € netto im Monat, 12 Monate Mindestlaufzeit | 3, jeder weitere 19 € im Monat | keine eigene Telefonanlage; Anbindung an sipgate, KI-Agent für Anrufe ab Professional | Free mit 1 Nutzer und 30 aktiven Kontakten; 14 Tage Test |
| Trengo | Boost 299 € netto im Monat bei Jahresvertrag (monatlich 349 €) | 10 | Telefonie als Zusatzmodul | 7 Tage Test |
| respond.io | Starter 79 $ im Monat bei Jahreszahlung (monatlich 99 $) | 5 | keine eigene Telefonanlage, kein Tastenmenü | 7 Tage Test |
| The-Y CRM | Free 0 € · Cloud Pro 20 € im Monat inkl. USt. (Alpha & Beta) | Free 3 · Cloud Pro alle | eingebaute Telefonanlage mit Menü, Warteschlange, Mailbox | Free dauerhaft; Demo ohne Anmeldung |
Angaben laut Preisseiten, AGB und Hilfe-Center der Anbieter, abgerufen am 10.10.2026. Details und Quellen in unseren Vergleichen: superchat · Trengo · respond.io. Alle genannten Produktnamen sind Marken ihrer Eigentümer. Fehler gefunden? office@the-y.at
Für Reisebüros interessant: superchat ist in der Reisebranche verbreitet. In Deutschland haben Kooperationen wie Best-Reisen und TUI Travel Star Rahmenverträge mit superchat; Einrichtung und Schulung übernimmt dort der Partner Eniyan (laut touristik aktuell, August 2026). Gehört Ihr Büro zu so einer Kooperation, fragen Sie dort zuerst nach den Konditionen.
Bei jedem Anbieter kommen Metas Gebühren dazu, direkt an Meta. Pro WhatsApp-Nummer sind seit 01.10.2026 die ersten 1.000 freien Antworten im Monat gratis, danach kostet jede Antwort an eine österreichische Nummer 0,0142 €. Vorlagen kosten ab der ersten Nachricht: in Österreich 0,0142 € für Service- und Infovorlagen, 0,049 € für Werbung. Andere Länder stehen im Kostenrechner.
Weg 3: WhatsApp aus dem Mid-Office
Arbeiten Sie mit myJACK von Bewotec, können Sie WhatsApp über die superchat-Anbindung direkt aus dem Vorgang schicken (laut touristik aktuell, Oktober 2025). Das lohnt sich, wenn das Mid-Office ohnehin Ihr Hauptsystem ist. Den Team-Posteingang liefert dann superchat, mit dessen Tarifen.
Weg 4: The-Y CRM – Posteingang, Telefonanlage und Ihre Reise-Systeme
The-Y CRM ist ein Team-Posteingang wie in Weg 2, mit eingebauter Telefonanlage und Vorlagen für Reise-Systeme. Wir entwickeln es in Wien. Derzeit ist es in der Alpha-Phase.
- Ein Posteingang für WhatsApp, E-Mail, Telefon, Facebook Messenger, Instagram und Webchat. Jede Anfrage hat eine zuständige Person, einen Status, Labels und interne Notizen. Neue Anfragen melden sich beim Team.
- WhatsApp verbinden Sie mit einem Klick über ein Fenster von Meta. Die WhatsApp-Business-App am Bürohandy können Sie behalten; bis zu 180 Tage Verlauf kommen mit ins CRM. Meta rechnet direkt mit Ihnen ab, wir schlagen nichts auf.
- Branchen-Paket „Reisebüro“: Pipeline „Reiseanfragen“, Felder wie Ziel, Zeitraum, Personen, Abflughafen, Budget und „Option gültig bis“, der Datensatz „Reise“ und Erinnerungs-Abläufe für Option, Anzahlung, Restzahlung, Unterlagen und Abreise. Dazu 10 Vorlagen-Entwürfe für WhatsApp.
- Ihre Systeme mit einem Klick: Traffics-IBE und CosmoNaut öffnen mit Termin, Personen, Abflughafen, Verpflegung und Sternen aus der Anfrage. Angebotslinks, die Ihr Team verschickt, landen auf Wunsch automatisch an der Anfrage. Alle unterstützten Systeme. Wir haben mit keinem dieser Anbieter eine Partnerschaft; jeder Knopf öffnet Ihr System mit Ihrem Login.
- Verpasste Anrufe: Wer anruft, während alle beraten, drückt die 1 und bekommt eine WhatsApp von Ihrer Nummer. So läuft das im Reisebüro.
- Rollen und Sichtbarkeit: Admin, Supervisor und Agent; je Person nur eigene Anfragen, die des Teams oder alle. Mehrere Marken oder Standorte trennen Sie in Cloud Pro.
- Übersetzen im Posteingang zwischen Deutsch, Englisch und Türkisch, auf unserem Server in Wien.
Was es kostet
Metas Gebühren und die Gesprächsminuten Ihres Telefonanbieters zahlen Sie direkt dort, ohne Aufschlag. Alle Preise: Preise · Kosten mit Rechner.
Vor dem Start klären
- Welche Nummer? Die Nummer vom Bürohandy weiter nutzen oder eine eigene Nummer für WhatsApp. Eine Festnetznummer geht auch.
- Wer antwortet wann? Legen Sie fest, wer neue Anfragen übernimmt und wer im Urlaub vertritt.
- Die 24-Stunden-Regel: Schreibt eine Kundin, dürfen Sie 24 Stunden lang frei antworten. Danach, und für die erste Nachricht an jemanden, der Ihnen noch nicht geschrieben hat, braucht es eine von Meta genehmigte Vorlage. Für Werbung brauchen Sie eine Einwilligung.
- Datenschutz: Mit dem Anbieter des Posteingangs schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Klären Sie, wo die Daten liegen.
Wann ein anderer Weg besser passt
Bleiben Sie bei der App, wenn …
- Sie zu zweit sind und wenige Nachrichten bekommen,
- Telefon und E-Mail kein Problem sind.
Nehmen Sie einen anderen Anbieter, wenn …
- Sie heute ausgereifte Software mit Schulung vor Ort brauchen; The-Y CRM ist Alpha, eingerichtet wird mit Anleitungen,
- WhatsApp direkt in Ihrem Mid-Office laufen soll,
- das CRM in Ihrem Buchungssystem buchen soll; das macht The-Y CRM nicht.
The-Y CRM ist Alpha-Software. Automatische Backups laufen, eine formale Ausfallsicherung kommt in der Beta. Sichern Sie Wichtiges zusätzlich selbst. Offene Punkte stehen unter Known Issues.
Quellen: WhatsApp-Business-App, Beschreibung im App Store (verknüpfte Geräte, Meta Verified), abgerufen 17.10.2026 · touristik aktuell: Best-Reisen und superchat (25.08.2026), TUI Travel Star und superchat (28.08.2026), myJACK und WhatsApp (08.10.2025) · Metas Preise: Pricing on the WhatsApp Business Platform, gültig ab 01.10.2026.