Verpasste Anrufe im Reisebüro: so geht keine Anfrage verloren

Im Reisebüro klingelt das Telefon meist dann, wenn alle beraten. Zwei Dinge helfen: Erstens jeden verpassten Anruf für das ganze Team sichtbar machen, mit einer Person, die sich kümmert. Zweitens dem Anrufer einen Weg geben, der nicht auf der Mailbox endet, etwa einen Rückruf oder eine WhatsApp, wenn er das möchte.

Unten finden Sie die Wege mit Kosten und Grenzen. Wie „Drücken Sie 1 für WhatsApp“ grundsätzlich funktioniert, zeigt unsere Seite Verpasste Anrufe per WhatsApp zurückholen mit einem echten Testanruf im Video. Hier geht es um den Alltag im Reisebüro.

Wann im Reisebüro Anrufe verloren gehen

Dazu kommt: Verpasste Anrufe stehen meist in der Liste eines einzelnen Telefons. Wer zurückruft und was die Kundin wollte, weiß im Team niemand.

Fünf Wege, auch ohne neue Software

1. Ansage, Öffnungszeiten und Mailbox beim bisherigen Anbieter

Die einfachste Lösung: Eine Ansage nennt Mittagspause und Öffnungszeiten, danach geht es auf die Mailbox. Das kostet wenig. Aber viele sprechen nicht auf die Mailbox, und wer sie abhört und zurückruft, müssen Sie selbst regeln.

2. Cloud-Telefonanlage mit gemeinsamer Anrufliste

Cloud-Telefonanlagen wie Aircall oder CloudTalk erfassen verpasste Anrufe in einer gemeinsamen Liste oder Rückruf-Warteschlange; laut Drittquellen ab etwa 19 bis 25 € je Nutzer und Monat. Der Vorteil: kein Kanalwechsel, der Kunde bekommt einen Rückruf. Der Nachteil: ein weiteres System neben WhatsApp und E-Mail. Fragen Sie auch Ihren bisherigen Telefonanbieter, was er im Angebot hat.

3. KI-Telefonassistent

Ein KI-Assistent nimmt Anrufe an, die sonst verloren gingen, und beantwortet Routinefragen, zum Beispiel Eniyan für Reisebüros in Deutschland oder fonio. Gut für Standardfragen wie Öffnungszeiten. Ob Ihre Kundschaft bei einer Reiseberatung lieber mit einem Menschen spricht, testen Sie am besten selbst.

4. superchat mit Aircall über Zapier

Nach einem verpassten Anruf in Aircall schickt superchat eine WhatsApp-Vorlage. Laut superchat-Hilfe brauchen Sie dafür superchat Professional mit Integrations-Zusatz oder Advanced, Aircall-Lizenzen und Admin-Zugang in beiden Systemen. Das läuft, kostet für ein kleines Büro aber spürbar.

5. Telefonanlage und WhatsApp in einem System

Ist die Telefonanlage Teil des Posteingangs, kann die Ansage selbst eine WhatsApp anbieten. So arbeitet The-Y CRM, siehe unten.

So richten Sie es mit The-Y CRM im Reisebüro ein

The-Y CRM hat eine eigene Telefonanlage im Team-Posteingang. Ein Ablauf für ein Reisebüro sieht zum Beispiel so aus:

1. Zu den Öffnungszeiten klingeln alle Beratungsplätze, etwa 20 Sekunden lang, im Browser oder am Tischtelefon. Wer gerade berät, lässt es klingeln.
2. Hebt niemand ab, bietet die Ansage WhatsApp an: „Drücken Sie die 1, dann schicken wir Ihnen sofort eine WhatsApp-Nachricht.“ Wer die 1 drückt, bekommt Sekunden später eine Nachricht von Ihrer Nummer, mit Knöpfen für den Rückruf-Zeitpunkt. Die Einwilligung wird mit Datum und Uhrzeit gespeichert. Wer nichts drückt, landet z. B. auf der Mailbox.
3. Mittagspause, Abend und Feiertage: Sie legen Öffnungszeiten mit Pause an. Außerhalb kommt gleich das Menü „1 = WhatsApp, 2 = Mailbox“. Österreichische Feiertage erkennt die Anlage automatisch.
4. Im Posteingang stehen Nachricht, Einwilligung und Antwort in einem Gespräch. Das Team bekommt eine Meldung, eine Person übernimmt. Die Anfrage legen Sie als Deal in der Pipeline „Reiseanfragen“ an.

Saison: mehrere Anrufe gleichzeitig

In Free gehen 2 Telefonate gleichzeitig, in Cloud Pro bis zu 10. Ist die Grenze erreicht, hört der nächste Anrufer eine Ansage, die Mailbox oder „besetzt“, je nachdem, was Sie einstellen. Mit einer Warteschlange warten Anrufer, bis jemand frei wird.

Anrufer, die lieber Türkisch oder Englisch sprechen

Ansagen nehmen Sie selbst auf, im Browser oder als Datei, auf Deutsch, Türkisch, Englisch oder in einer anderen Sprache. Eine Computerstimme gibt es nicht. Nehmen Sie auch die kurze Bestätigung nach der 1 auf; ohne eigene Aufnahme hört der Anrufer nur „Thank you. Goodbye.“ (englischer Standard). Die WhatsApp-Vorlage selbst kann in jeder Sprache sein; die Vorlagen-Galerie hat Deutsch, Englisch und Türkisch. Im Posteingang übersetzt das CRM zwischen Deutsch, Englisch und Türkisch, auf unserem Server in Wien.

Anrufe über WhatsApp

Rufen Kunden über WhatsApp an, klingelt es ebenfalls in der Telefonanlage, mit Menü, Gruppe und Mailbox. Das geht nur mit einer Nummer, die nicht zusätzlich in der WhatsApp-Business-App läuft. WhatsApp-Anrufe einrichten

Was Sie brauchen und was es kostet

• Eine Rufnummer mit SIP-Zugang bei einem Telefonanbieter, derzeit sipgate, Zadarma oder Twilio. Beispiel Zadarma: österreichische Nummer 2 € im Monat. Ob Ihre bestehende Festnetznummer, etwa von A1 oder Magenta, dafür nutzbar ist, klären Sie mit Ihrem Anbieter. Telefonie einrichten
• Ihre WhatsApp-Nummer, verbunden über Ihr eigenes Meta-Konto, und eine von Meta genehmigte Vorlage („Rückruf verpasst“ aus der Galerie). Bis die Vorlage genehmigt ist, schickt das CRM eine SMS (wenn eingerichtet) oder vermerkt „Rückruf gewünscht“.
• Bei Meta: Jede zugestellte Vorlage kostet, in Österreich 0,0142 € als Service- oder Infovorlage, 0,049 € als Werbung. Welche Kategorie Ihre Vorlage bekommt, entscheidet Meta bei der Prüfung. Die Minuten rechnet Ihr Telefonanbieter ab.
• Bei uns: Free 0 € (bis 3 Personen, 200 ausgehende Gesprächsminuten im Monat, 2 gleichzeitige Telefonate) oder Cloud Pro 20 € im Monat inkl. USt. während Alpha und Beta (alle Nutzer, bis zu 10 gleichzeitige Telefonate). Alle Kosten mit Rechner

Laut unserer Anleitung dauert die Einrichtung etwa 20 Minuten, wenn WhatsApp und Telefonleitung schon verbunden sind. Dazu kommt die Prüfung der Vorlage durch Meta. Anleitung „Drücken Sie 1 für WhatsApp“