Stand: 11.10.2026 · Version: 1.4 · Änderungshistorie
Diese Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung des SaaS-Dienstes „TheY CRM / Kunden-Support CRM" von The-Y e.U. (B2B). Sie gelten ab dem angegebenen Stand; über wesentliche Änderungen informieren wir in geeigneter Weise.
Anbieter ist The-Y e.U., Thomas Nuri Yilmaz, BSc, Senefeldergasse 25, 1100 Wien, Österreich (FN 631789b, HG Wien), office@the-y.at. Diese Bedingungen gelten für die Bereitstellung und Nutzung des Dienstes gegenüber Geschäftskunden (Unternehmer:innen im Sinne des UGB; keine Verbraucher:innen). Abweichende Bedingungen des Nutzers gelten nur bei ausdrücklicher Zustimmung.
TheY CRM ist ein All-in-One CRM- und Support-System für Geschäftskunden. Es bündelt die Kundenkommunikation über mehrere Kanäle in einem gemeinsamen Posteingang (u. a. E-Mail, WhatsApp Business Platform, Facebook Messenger, Instagram, SMS, Web-Chat sowie eine integrierte Telefonie/Telefonanlage) und umfasst darüber hinaus Funktionen zur Kunden- und Vertriebsverwaltung (Kontakte, Firmen, Verkaufschancen), Rechnungen, Angebote und Buchhaltungsfunktionen (Ziffer 4a), Marketing-Kampagnen, Aufgaben sowie Termine/Buchungen, eine Wissensdatenbank, Automatisierungen, Team- und Arbeitszeitverwaltung, Auswertungen sowie optionale KI-gestützte Funktionen. KI-Funktionen werden – sofern genutzt – über einen vom Nutzer selbst bereitgestellten Zugang zu einem KI-Anbieter (z. B. Anthropic, OpenAI, Google) betrieben („Bring your own key"); ohne eigenen Zugang stehen die KI-Funktionen nicht zur Verfügung. Der Dienst wird wahlweise als gehostete Variante (in definiertem Umfang kostenlos) oder self-hosted unter Lizenz bereitgestellt. Die self-hosted Lizenz gibt es kostenlos mit Nutzungsgrenzen (Free-Lizenz, Ziffer 5a) oder kostenpflichtig ohne produktseitige Nutzungsgrenzen (Founder- bzw. Lifetime-Lizenz, Ziffern 5 und 6). Funktionsumfang, kostenlose Kontingente und einzelne Module (z. B. die integrierte Telefonie) werden schrittweise ausgerollt und können sich – insbesondere in der Alpha-/Beta-Phase – ändern; nicht alle Funktionen sind in jeder Phase oder in jedem Tarif verfügbar.
Für die Nutzung ist ggf. eine Registrierung erforderlich. Die angegebenen Daten müssen wahrheitsgemäß und aktuell sein. Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln; der Nutzer ist für alle Aktivitäten unter seinem Konto verantwortlich. Der Verdacht eines Missbrauchs ist unverzüglich an office@the-y.at zu melden.
Der Nutzer verpflichtet sich insbesondere:
Für Inhalt und Rechtmäßigkeit der über den Dienst versendeten Nachrichten ist der Nutzer verantwortlich.
(1) Der Dienst stellt Werkzeuge bereit, mit denen der Nutzer seine eigenen Rechnungen, Zahlungen und Belege erfassen, aufzeichnen, auswerten und an seinen Steuerberater übergeben kann (z. B. Einnahmen-Ausgaben-Journal, Übersicht zur Umsatzsteuer, Export im DATEV-, BMD- oder CSV-Format, e-Rechnung). Die Funktionen erleichtern die eigenen Aufzeichnungen des Nutzers.
(2) Keine Steuer- oder Rechtsberatung. The-Y erbringt weder Steuerberatung noch Buchhaltungs- oder Rechtsdienstleistungen im Sinne der jeweils geltenden berufsrechtlichen Vorschriften (insbesondere WTBG 2017, BiBuG 2014, StBerG, RDG). Vorschläge der Software (z. B. Steuerfall, Steuersatz, Kategorie, Kennzahl, Konto, Mahntext) und Hinweise zu Pflichtangaben beruhen auf allgemeinen, festen Regeln und ersetzen keine Prüfung im Einzelfall. Über den Inhalt von Rechnungen, die steuerliche Behandlung von Geschäftsfällen und die Abgabe von Erklärungen entscheidet ausschließlich der Nutzer bzw. dessen Steuerberater. Der Support von The-Y beantwortet ausschließlich Fragen zur Bedienung der Software.
(3) Verantwortung für die Aufzeichnungen. Der Nutzer bleibt für Vollständigkeit, Richtigkeit und Rechtzeitigkeit seiner Aufzeichnungen, Rechnungen, Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Steuererklärungen sowie für die Einhaltung der für ihn geltenden Vorschriften (z. B. Rechnungsangaben, Registrierkassen- bzw. Kassenpflichten, Verfahrensdokumentation) allein verantwortlich. Übersichten und berechnete Werte (z. B. Zahllast) sind Vorschauen zur Kontrolle; The-Y übermittelt keine Daten an Finanzbehörden.
(4) Steuersätze und Formate. The-Y pflegt Steuersätze, Grenzen und Exportformate nach bestem Wissen und aktualisiert sie regelmäßig. Eine Gewähr für Vollständigkeit und Aktualität, insbesondere bei kurzfristigen Gesetzesänderungen, und für die Annahme von Exportdateien durch Software Dritter (z. B. DATEV, BMD) wird nicht übernommen; der Nutzer prüft Exporte vor der Verwendung bzw. lässt sie von seinem Steuerberater prüfen.
(5) Aufbewahrung. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten treffen den Nutzer (z. B. in Österreich sieben Jahre nach § 132 BAO, in Deutschland je nach Unterlage sechs, acht oder zehn Jahre nach § 147 AO). Der Nutzer kann jederzeit einen vollständigen Export seiner Rechnungen, Belege und Aufzeichnungen erstellen; vor dem Zurücksetzen oder Löschen eines Kontos mit ausgestellten Rechnungen oder Belegen verlangt der Dienst den Download dieses Aufbewahrungs-Pakets. Der Nutzer bewahrt den Export selbst auf. Nach einer vom Nutzer veranlassten Löschung bzw. nach Vertragsende ist eine Wiederherstellung durch The-Y nicht möglich. Bei selbst betriebenen Installationen (Self-Hosting) ist der Nutzer für Datensicherung und Aufbewahrung allein verantwortlich.
(6) Die Haftung von The-Y richtet sich nach Ziffer 9.
Bei der self-hosted Variante wird dem Nutzer ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares Nutzungsrecht nach Maßgabe der jeweiligen Lizenzbedingungen eingeräumt. Ohne ausdrückliche Erlaubnis sind eine Weitergabe, Unterlizenzierung, Bearbeitung über den lizenzierten Umfang hinaus sowie Reverse-Engineering unzulässig.
Lizenzprüfung: Die self-hosted Installation prüft die Gültigkeit der Lizenz in regelmäßigen Abständen online gegenüber dem Lizenzserver von The-Y. Bei ungültiger, abgelaufener oder nicht erfolgreich bestätigter Lizenz kann der Funktionsumfang eingeschränkt werden. Eine absichtliche Umgehung, Blockade oder Manipulation der Lizenzprüfung ist unzulässig und beendet das Nutzungsrecht. Bei der Lizenzprüfung übermittelt die Installation nur den Lizenzschlüssel, eine Kennung der Installation (z. B. ihre Domain) und die Programmversion; The-Y speichert dazu Zeitpunkt und IP-Adresse der Prüfung. Inhalte und Kundendaten der Installation werden nicht übermittelt und verbleiben beim Nutzer. Zusätzlich fragt die Installation höchstens alle 6 Stunden, und nur während ein Administrator sie nutzt, bei crm.the-y.at ab, ob eine neuere Programmversion verfügbar ist; dabei werden außer der IP-Adresse und technischen Verbindungsdaten keine Angaben übermittelt. Programm-Updates werden je nach Einrichtung der Installation von Docker Hub (Docker, Inc.) bezogen.
Einstellung des Dienstes: Stellt The-Y den Betrieb des Lizenzservers dauerhaft ein, stellt The-Y zuvor ein letztes Update bereit, mit dem alle self-hosted Installationen (Free-, Founder- und Lifetime-Lizenz) ohne Lizenzprüfung und ohne produktseitige Nutzungsgrenzen unbefristet weiter betrieben werden können. Die Daten verbleiben ohnehin beim Nutzer.
Lifetime-Lizenz (Einmalkauf): Neben der Founder-Lizenz (Ziffer 6) bietet The-Y die Self-Hosting-Lizenz auch als Lifetime-Lizenz gegen eine einmalige Zahlung an (aktuell 240,00 € während Alpha und Beta, ab dem Live-Release 480,00 €; jeweils Gesamtbetrag an The-Y, eine etwaige Umsatzsteuer ist darin enthalten; bei Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens wird keine österreichische Umsatzsteuer ausgewiesen). Die Lifetime-Lizenz wird ausschließlich an Unternehmer (B2B) vergeben.
Die Lifetime-Lizenz ist zeitlich unbefristet und umfasst denselben Leistungsumfang wie Ziffer 6.2 (ein Unternehmen, ein Mandant, ein Produktiv-Deployment mit beliebig vielen Nodes, eine Test-/Staging-Umgebung, sämtliche Funktionen ohne produktseitige Begrenzung) sowie Updates, neue Funktionen und Sicherheitsfixes, solange The-Y diese für das Produkt bereitstellt. „Lifetime“ bezeichnet die Lebensdauer des Produkts The-Y CRM, nicht die des Nutzers; ein Anspruch auf Weiterentwicklung, bestimmte künftige Funktionen oder eine Mindestdauer der Bereitstellung besteht nicht (siehe Ziffern 7–9). Nicht enthalten sind Hosting, Server-/Cloudkosten sowie E-Mail-, SMS-, SIP-/Telefonie- und KI-Providerkosten; ein von The-Y gehostetes Konto bleibt Free-Umfang mit dessen Nutzungsgrenzen. Ziffer 6.4 (Bindung an das Unternehmen, Übertragung nur bei Rechtsnachfolge, kulanter Nachweis) gilt entsprechend.
Rückgabe: Für den Direktkauf bei The-Y gilt das freiwillige 14-tägige Rückgaberecht nach Ziffer 6.5 entsprechend; mit der Erstattung erlischt die Lifetime-Lizenz. Bei Kauf über einen Vertriebspartner (z. B. AppSumo) gelten für Zahlung und Rückerstattung die Bedingungen des Partners; eine dort erfolgte Rückerstattung oder Rückbuchung führt zur Deaktivierung des eingelösten Codes und der zugehörigen Lizenz. Eine Rückerstattung oder Rückbuchung der Zahlung hebt die Lifetime-Lizenz in jedem Fall auf.
Einlösung über Partner-Codes: Ein über AppSumo erworbener Code wird in einem The-Y-CRM-Konto eingelöst; mit der Einlösung wird die Lifetime-Lizenz ausgestellt (Lizenzschlüssel in der App und per E-Mail). Jeder Code kann nur einmal eingelöst werden; die Lizenz ist an das einlösende Unternehmen gebunden.
(1) Ausstellung. The-Y stellt Nutzern mit einem Konto auf crm.the-y.at auf Anforderung in der App einen kostenlosen Lizenzschlüssel für eine self-hosted Installation aus („Free-Lizenz“). Je Unternehmen bzw. Konto wird eine Free-Lizenz ausgestellt. Die Free-Lizenz wird ausschließlich an Unternehmer (B2B) vergeben; Ziffer 5 gilt, soweit hier nichts anderes bestimmt ist.
(2) Umfang & Nutzungsgrenzen. Die Free-Lizenz umfasst denselben Funktionsumfang und dieselben Nutzungsgrenzen wie die kostenlose gehostete Variante (derzeit insbesondere 3 Nutzer, 1.000 ausgehende Nachrichten und 200 ausgehende Gesprächsminuten je Kalendermonat, 2 GB Speicher, eine Marke; ohne eigenes Branding). Die jeweils aktuellen Grenzen werden in der App und auf the-y.at ausgewiesen. Die Grenzen werden in der Installation technisch durchgesetzt; der Empfang eingehender Nachrichten und Anrufe ist nicht begrenzt. Ziffer 6.2 (ein Unternehmen, ein Mandant, ein Produktiv-Deployment; kein Weiterverkauf, keine Unterlizenzierung, kein Hosting für fremde Unternehmen) gilt entsprechend.
(3) Kein Support. Für die Free-Lizenz besteht kein Anspruch auf Support, Installations- oder Betriebshilfe. Installation, Betrieb, Updates, Datensicherung und Sicherheit der Installation liegen beim Nutzer. Rückmeldungen während der Alpha-Phase sind willkommen, begründen aber keinen Anspruch auf Bearbeitung.
(4) Daten. Die Daten der Installation verbleiben beim Nutzer auf dessen Server. The-Y verarbeitet aus der Installation nur die für die Lizenzprüfung und die Update-Abfrage nötigen Angaben (Ziffer 5). Das gehostete Konto auf crm.the-y.at und die self-hosted Installation sind getrennt; ein Umzug von Daten erfolgt über die Export-/Import-Funktion.
(5) Änderung & Beendigung. The-Y kann das Angebot der Free-Lizenz einstellen, ihre Bedingungen (insbesondere die Nutzungsgrenzen) ändern oder einzelne Free-Lizenzen beenden. Dies wird mit einer Frist von mindestens 30 Tagen per E-Mail an die hinterlegte Adresse oder in der App angekündigt. Bei Verstößen gegen diese Bedingungen, insbesondere bei Umgehung der Nutzungsgrenzen oder der Lizenzprüfung, kann die Free-Lizenz ohne Frist gesperrt werden. Nach dem Ende der Free-Lizenz geht die Installation in einen Nur-Lese-Modus (Ziffer 5); die Daten bleiben beim Nutzer lesbar und exportierbar. Für die Einstellung des Lizenzservers gilt Ziffer 5 („Einstellung des Dienstes“).
(6) Wechsel auf Paid. Ein Wechsel auf eine kostenpflichtige Lizenz (Ziffern 5 und 6) ist jederzeit durch Eingabe des neuen Lizenzschlüssels möglich; die Daten der Installation bleiben erhalten.
(7) Unentgeltlichkeit. Die Free-Lizenz ist kostenlose Nutzung im Sinne der Ziffern 7 und 8.
Das Produkt „The-Y CRM Founder-Lizenz" wird ausschließlich an Unternehmer (B2B) vergeben.
Der Founder-Lizenzpreis beträgt dauerhaft 10,00 € pro Abrechnungsmonat als Gesamtbetrag, den der Kunde an The-Y zahlt. Soweit The-Y Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen hat, ist diese in diesem Betrag enthalten. Bei Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens wird keine österreichische Umsatzsteuer ausgewiesen; eine Steuerschuld des Leistungsempfängers bleibt unberührt. Der spätere reguläre Lizenzpreis beträgt entsprechend 20,00 € pro Abrechnungsmonat. Server-, Hosting- und externe Providerkosten sind nicht umfasst.
Die Founder-Lizenz umfasst:
Nicht enthalten sind:
Zur Nutzung muss das 10-€-Abonnement aktiv sein. Nach einer Kündigung endet die Nutzung zum Ende des bezahlten Zeitraums. Das Recht des Unternehmens, später wieder zum Founder-Preis von 10,00 € zu reaktivieren, bleibt dauerhaft erhalten.
Aktuelle Phase: Mit der ersten erfolgreichen Founder-Zahlung sichert der Founder sofort das dauerhafte Preisrecht und erhält eine Bestätigungs-E-Mail. Der dauerhaft kostenlose, von The-Y gehostete Free-Zugang ist sofort nutzbar. Der Lizenzschlüssel für die self-hosted Installation ist verfügbar und wird dem Founder nach dem Kauf per E-Mail zugesandt; eine self-hosted Installation ist damit sofort möglich. Da sich der Dienst noch in einer frühen Phase (Alpha/Beta) befindet, wird er ohne zugesicherte Eigenschaften und ohne SLA bereitgestellt (siehe Ziffern 7–9); der Funktionsumfang wird weiter ausgebaut.
Das Founder-Recht entsteht nach der ersten erfolgreich abgeschlossenen und nicht zurückerstatteten Zahlung. Eine Rückerstattung oder Rückbuchung dieser qualifizierenden Zahlung hebt das Founder-Recht auf.
Das Founder-Recht ist an das kaufende Unternehmen gebunden und grundsätzlich nicht frei übertragbar. Bei Umfirmierung, Verschmelzung, Übernahme oder nachgewiesener Rechtsnachfolge kann es manuell übertragen werden.
Nachweis und Reaktivierung bleiben bewusst manuell und kulant: als Beleg genügt ein Lizenzschlüssel, eine Rechnung, die ursprüngliche E-Mail, die Firmendomain, ein Stripe-Beleg oder ein anderer plausibler Nachweis. Bei Unklarheiten sucht The-Y den bestehenden Founder-Datensatz und entscheidet im Einzelfall.
Da The-Y CRM ausschließlich an Unternehmer (B2B) vergeben wird, besteht kein gesetzliches Verbraucher-Widerrufsrecht. The-Y räumt jedoch freiwillig ein Rückgaberecht ein: Der Founder kann die Founder-Lizenz innerhalb von 14 Tagen ab der ersten Zahlung ohne Angabe von Gründen zurückgeben. In diesem Fall wird die geleistete qualifizierende Zahlung vollständig auf das ursprüngliche Zahlungsmittel erstattet; mit der Erstattung erlischt das Founder-Recht.
Der Antrag ist per E-Mail an office@the-y.at zu stellen; die Erstattung erfolgt binnen 30 Tagen nach Eingang des Antrags. Unabhängig vom Rückgaberecht ist das Abonnement jederzeit kündbar (z. B. über das Stripe-Kundenportal); die Nutzung endet dann zum Ende des bezahlten Zeitraums, während das dauerhafte Reaktivierungs-Preisrecht (Ziffer 6.3) erhalten bleibt.
Die Founder-Lizenz gilt für Self-Hosting. Zusätzlich kann The-Y künftig ein optionales, separat angebotenes Hostingpaket bereitstellen. Ein solches Hostingpaket ist nicht Teil der Founder-Lizenz und wird — sofern verfügbar — als eigenständige, kostenpflichtige Leistung angeboten.
Anbieter, Leistungsumfang und Preis eines Hostingpakets werden vor einer Bestellung transparent im jeweiligen Angebot ausgewiesen. Der Hostingpreis ist nicht Teil der Founder-Preisgarantie und kann sich ändern. Eine bestimmte Preisgestaltung oder eine unmittelbare Weiterverrechnung von Drittanbieter-Preisen wird nicht zugesichert.
Wir bemühen uns um eine hohe Verfügbarkeit, schulden diese bei kostenloser Nutzung oder in Beta-Phasen jedoch nicht als zugesicherte Eigenschaft (kein SLA). Wartungs-, Update- und Weiterentwicklungsarbeiten können zu vorübergehenden Einschränkungen führen. Der Dienst bindet – je nach genutzten Funktionen – Drittanbieter-Plattformen ein (z. B. Meta/WhatsApp, E-Mail-, SMS-, Telefonie- und KI-Anbieter); deren Verfügbarkeit und Bedingungen liegen außerhalb unseres Einflusses.
Der Dienst wird – insbesondere bei kostenloser Nutzung oder in Beta-Phasen – „wie besehen" bereitgestellt. Soweit gesetzlich zulässig, übernehmen wir keine Gewähr für eine ununterbrochene, fehlerfreie oder für einen bestimmten Zweck geeignete Verfügbarkeit.
Wir haften unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Bei leichter Fahrlässigkeit haften wir nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten und der Höhe nach begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Eine Haftung für mittelbare Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn oder Datenverlust ist – soweit gesetzlich zulässig – ausgeschlossen. Zwingende gesetzliche Haftung (insbesondere für Personenschäden sowie nach dem Produkthaftungsgesetz) bleibt unberührt.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist in der Datenschutzerklärung beschrieben. Verarbeitet The-Y e.U. Daten im Auftrag des Nutzers, gelten ergänzend die Bestimmungen eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO).
Der Nutzer kann die Nutzung jederzeit beenden. Wir sind berechtigt, den Zugang bei Verstößen gegen diese Bedingungen oder gegen die Vorgaben von Meta/WhatsApp einzuschränken oder zu beenden. Für die Free-Lizenz gilt ergänzend Ziffer 5a Abs. 5. Regelungen zur Löschung von Daten finden sich in der Anleitung zur Datenlöschung.
Wir können diese Nutzungsbedingungen anpassen, etwa aufgrund geänderter Rechtslage, Plattformvorgaben oder Funktionsumfänge. Änderungen werden in geeigneter Weise bekannt gegeben. Die fortgesetzte Nutzung nach Inkrafttreten gilt als Zustimmung.
Es gilt österreichisches Recht unter Ausschluss der Verweisungsnormen des internationalen Privatrechts und des UN-Kaufrechts. Für Streitigkeiten mit Unternehmer:innen wird – soweit zulässig – das sachlich zuständige Gericht in Wien als Gerichtsstand vereinbart.
The-Y e.U., Senefeldergasse 25, 1100 Wien, Österreich · office@the-y.at
Hinweis: Diese Nutzungsbedingungen können bei Änderungen des Dienstes oder der Rechtslage angepasst werden. Die jeweils aktuelle Fassung wird hier veröffentlicht; wesentliche Änderungen werden, soweit erforderlich, mitgeteilt.