Anleitung zur Datenlöschung

Diese Seite erklärt, wie personenbezogene Daten aus unserem Dienst „TheY CRM / Kunden-Support CRM" gelöscht werden — sowohl für Endkund:innen (die mit einem Unternehmen kommuniziert haben, das den Dienst nutzt — über E-Mail, WebChat, SMS, WhatsApp/Messenger/Instagram oder Telefon) als auch für Geschäftskunden (Unternehmen, die den Dienst als Mandant nutzen und ihr gesamtes Konto löschen/zurücksetzen möchten).

So verlangen Sie die Löschung – Schritt für Schritt

1. Senden Sie eine E-Mail an datenschutz@the-y.at mit dem Betreff „Datenlöschung".
2. Geben Sie zur eindeutigen Zuordnung folgende Angaben an:
   • Ihren Namen bzw. Profilnamen,
   • die Telefonnummer (bei WhatsApp) bzw. Ihre Profil-/Nutzer-ID (z. B. PSID/IGSID),
   • sofern bekannt: das Unternehmen bzw. den Geschäftskunden, mit dem Sie kommuniziert haben.
3. Wir bestätigen den Eingang und prüfen Ihre Anfrage; bei Bedarf stellen wir eine kurze Rückfrage zur Identität.
4. Die Löschung erfolgt binnen 30 Tagen. Sie erhalten anschließend eine Bestätigung per E-Mail.

Welche Daten gelöscht werden

Auf Ihr Verlangen löschen wir die zu Ihnen im Dienst gespeicherten personenbezogenen Daten, insbesondere:

• Nachrichteninhalte aller Kanäle (E-Mail, WebChat, SMS, WhatsApp/Messenger/Instagram) samt übermittelter Medien/Anhänge,
• Kontaktdaten (Name/Profilname, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Adresse),
• Telefonie-Daten: Anrufprotokolle sowie ggf. Anrufaufzeichnungen und Voicemail,
• Profil- und Nutzer-Kennungen (z. B. WhatsApp-ID, PSID/IGSID),
• im CRM zu Ihnen gespeicherte Einträge (Deals, Aufgaben, Notizen, benutzerdefinierte Felder),
• Metadaten und Zeitstempel (z. B. Sende-/Empfangszeit, Zustell-/Lesestatus, Konversationszuordnung).

Von der Löschung ausgenommen sind Daten, zu deren Aufbewahrung wir oder der verantwortliche Geschäftskunde gesetzlich verpflichtet sind (z. B. handels-/steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere Rechnungen); diese werden gesperrt und nach Ablauf der Fristen gelöscht. Zu Aufbewahrungsfristen je Datenart und zur Löschung aus Backups/Protokollen siehe Datenschutzerklärung → Aufbewahrung & Löschung.

Für Geschäftskunden: gesamtes Konto zurücksetzen oder löschen

Nutzt Ihr Unternehmen den Dienst als Mandant, können Sie Ihr Konto selbst verwalten unter Einstellungen → 🔑 Konto:

• Zurücksetzen (werksneu): löscht alle Inhaltsdaten des Mandanten und stellt den Auslieferungszustand her (nur der Eigentümer-Zugang und ein bestehendes Abo bleiben).
• Konto löschen (Free): löscht den gesamten Mandanten samt aller Nutzer unwiderruflich.
• Bezahltes Abo: statt Sofort-Löschung erfolgt die Kündigung; nach Ablauf des bezahlten Zeitraums werden die Daten entfernt.

Gelöscht wird der gesamte Datenbestand des Mandanten, u. a.: Kontakte/Firmen/Deals, alle Konversationen & Nachrichten, Anrufprotokolle/-aufzeichnungen/Voicemail, Rechnungen/Angebote (vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrung), Aufgaben/Termine, Wissens-/Vorlageninhalte, Marketing-Daten, Personal-/Belegschaftsunterlagen (Anwesenheit, Arbeitszeit, Urlaub, Krankenstand, Arztzettel), Benutzerkonten/Rollen sowie zugehörige Sicherheits-/Protokolldaten.

Backups & Protokolle: Nach einer Löschung können Daten für begrenzte Zeit noch in Sicherungskopien und technischen Protokollen enthalten sein und werden im Zuge der regulären Rotation überschrieben/gelöscht. ⚠ In der Alpha besteht keine Backup-Garantie. Beim Self-Hosting liegt die Löschung vollständig in Ihrer Hand (Ihre Infrastruktur).

Wichtiger Hinweis zu den Rollen

Sind Sie Endkund:in eines Unternehmens, das TheY CRM nutzt, ist dieses Unternehmen der Verantwortliche im Sinne der DSGVO; The-Y e.U. ist dessen Auftragsverarbeiter. Wir setzen Ihr Löschbegehren im Auftrag des Unternehmens um bzw. leiten es an dieses weiter. Sie können sich zusätzlich direkt an das betreffende Unternehmen wenden. Weitere Details finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Kontakt für Datenlöschung: datenschutz@the-y.at · The-Y e.U., Senefeldergasse 25, 1100 Wien, Österreich.

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